Оформление передачи архивных дел и документов во временное пользование, обязательная процедура для любого организации, ведущей делопроизводство. На основании актуальной информации на , ниже представлена подробная статья о правилах заполнения акта, нормативной базе и типичных ошибках. Все чувствительные данные (наименования организаций, адреса, ФИО, номера телефонов) в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности.
Нормативная правовая основа
Порядок выдачи дел во временное пользование регламентируется несколькими ключевыми документами. Знание их редакций на 2026 год критически важно для правильного оформления:
- Приказ Росархива от № 76 (ред. от ) — утверждает типовые формы актов (Приложение № 18, Приложение № 34, Форма № 33).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Обеспечение доступа к документам и их выдача. Общие требования».
- Внутренний архивный регламент организации — локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем, который детализирует сроки выдачи, ответственных лиц и порядок контроля возврата.
Важно: Согласно информации из систем «КонсультантПлюс» и «Контур.Норматив» (актуально на 2026 год), применяются формы Приложение 18 (для передачи другим организациям, судам, прокуратуре, для экспонирования) и Приложение 34 / Форма № 33 (для внутренней выдачи или выдачи из архива организации).
Основные виды актов и их назначение
Выбор формы зависит от того, кому именно выдаются дела:
Акт о выдаче дел во временное пользование другим организациям (Приложение № 18 к Приказу Росархива № 76)
Используется при передаче документов:
- В иные юридические лица (по их письменному запросу).
- В органы суда, прокуратуры, следственные органы.
- Для экспонирования на выставках, в музеях.
Особенность: Акт составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве-доноре, второй, у получателя.
Акт принятия работником материальных ценностей (делов) во временное пользование (Приложение № 34 / Форма № 33)
Применяется для внутреннего документооборота: выдача дел сотрудникам организации для выполнения трудовых обязанностей (например, для подготовки справок, ответа на запросы, проведения проверок).
Актуальная редакция: Форма обновлена (редакция 1). Обязательно используйте именно этот бланк для внутренней выдачи в 2026 году.
Структура акта: поэлементный разбор (на примере Приложения № 18)
Ниже приведена схема заполнения каждого поля бланка. Пример заполнения дан для вымышленной организации ООО «*».
Шапка документа
| Поле бланка | Что указывается | Пример заполнения (маскировано) |
|---|---|---|
| Наименование организации | Полное наименование архива/организации-донора (согласно Уставу) | Общество с ограниченной ответственностью «» |
| АКТ № ______ | Порядковый номер акта в журнале учета выдачи дел за календарный год | № |
| Место составления | Город/населенный пункт, где физически подписывается акт | г. |
| Дата составления | Дата фактической передачи дел (ДД.ММ.ГГГГ) | .03.2026 |
Основание выдачи
Обязательное поле. Ссылаемся на входящий документ:
- Входящий номер и дата официального письма-запроса от получателя (для внешних организаций).
- Номер и дата служебной записки/распоряжения руководителя (для внутренней выдачи).
- Постановление суда / определение прокурора (если выдача судебным/прокурорским органам).
Пример: «На основании входящего письма ООО «» № от .03.2026 г.»
Сведения о получателе
- Наименование организации-получателя: ООО «» (ИНН , КПП ).
- ФИО уполномоченного лица: (по доверенности № от .03;2026 г.).
- Адрес получателя: (юридический/фактический).
- Телефон/Email для связи: / @*.ru.
Табличная часть: Перечень выдаваемых дел
Это самая ответственная часть. Данные берутся из описи дел (ф. № 1) или справочно-поисковой аппаратуры.
| № п/п | Индекс дела (Фонд-Опись-Дело) | Заголовок дела (точно по описи) | Даты крайних документов | Кол-во листов | Срок хранения / Категория ценности | Примечание (состояние) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ‒ ⎻ | Личные дела сотрудников за год | .01.2020 ⎻ .12.2020 | * | 75 лет / Д | В обложке, нумерация сквозная, состояние хорошее |
| 2 | ⎻ ‒ | Договоры поставки с ООО «» | .03.2025 ⎻ .11.2025 | * | 10 лет / Д | В обложке, есть приложения |
Условия выдачи и сроки (Критически важный раздел)
В акте обязательно должны быть прописаны:
- Срок временного пользования. Обычно не более 1 месяца (для судов/прокуратуры — до окончания производства по делу). Продление возможно только по письменному ходатайству до истечения срока.
- Обязательства получателя:
- Обеспечить сохранность документов.
- Не разрезать, не переплетывать, не делать пометок на документах.
- Не предоставлять документы посторонним лицам и организациям для получения копий без согласия архива-донора (п. 7.8 типовых инструкций).
- Возвратить дела в том же состоянии и комплекте.
- Гарантии возврата. В письме-запросе (или в самом акте) рекомендуется фиксировать гарантию сохранности и своевременного возврата.
Подписи сторон
| Роль | Кто подписывает | Расшифровка подписи |
|---|---|---|
| От архива (Выдавший) | Архивариус / Начальник архива / Ответственный за выдачу | Должность, Подпись, (ФИО), Дата |
| От получателя (Принявший) | Уполномоченное лицо организации-получателя (по доверенности) | Должность, Подпись, (ФИО), Дата, М.П. получателя (если есть) |
Пример заполненного акта (Текстовый вид для копирования)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ: ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «» АКТ № г. * «___» _____________ 2026 г. О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ООО «» (ИНН , КПП ) Мы, нижеподписавшиеся: От архива ООО «»: Архивариус * * * (ФИО полностью ), действующий на основании Приказа № от , От получателя ООО «»: * * * (ФИО полностью ), действующий на основании Доверенности № от , составили настоящий Акт о том, что архив ООО «» выдал, а ООО «» приняла во временное пользование следующие дела: ОСНОВАНИЕ: Письмо вх. № от .03.2026 г. ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ: Ф. Оп. * Д. * «Личные дела сотрудников за 2020 г.» (л. , 75 л.хр., Д) — состояние хорошее, в обложке, нумерация сквозная. Ф. Оп. * Д. * «Договоры поставки с ООО «*»» (л. *, 10 л.хр., Д), состояние хорошее, в обложке. СРОК ВРЕМЕННОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ: До «___» _____________ 2026 г. (1 календарный месяц). ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОЛУЧАТЕЛЯ: - Обеспечить сохранность и возврат дел в установленный срок в том же состоянии. - Не передавать дела третьим лицам, не выдавать копии без согласия архива ООО «». - В случае утери/порчи — возместить ущерб в соответствии с законодательством. Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр остается в архиве ООО «», второй — у получателя ООО «». ВЫДАЛ: ПРИНЯЛ: Подпись ___________ / * / Подпись ___________ / * / М.П. (Архива) М.П. (Получателя)
Особенности выдачи в специфических ситуациях (2026 год)
Выдача делам из архива сторонней организации (аутсорсинг архива)
Если ваши документы хранятся у подрядчика (например, ООО «АрКаДа-Центр» или аналогичные операторы), процедура выглядит так:
- Вы направляете официальное письмо-запрос в организацию-хранилище.
- В письме обязательно требуйте включить гарантию возврата и сохранности.
- Акт оформляет представитель архива-хранилища (их сотрудник). Ваш представитель расписывается в получении.
- Сроки выдачи регламентируются договором на хранение/обслуживание архива.
Выдача в суды, прокуратуру, следственные органы
- Основание: Постановление суда, Определение прокурора, Постановление следователя.
- Срок пользования: «До окончания производства по делу/материалам».
- Копии документов для дела делает сам суд/прокуратура (часто на своем оборудовании в читальне архива).
- Акт оформляется по Приложению № 18 (или Приложению № 52 по старым инструкциям ведомственных архивов).
Электронные документы и сканы
Если запрашивается не оригинал, а электронная копия:
- Оформляется Акт о предоставлении копий документов (отдельная форма), а не Акт о выдаче дел во временное пользование.
- В акте фиксируется: формат файла (PDF/A, TIFF), разрешение, электронная подпись (ЭП) архивариуса, хэш-сумма файла.
Учет и контроль возврата (Пост-процедура)
Подписание акта — не конец процесса. Архивариус обязан:
- Зарегистрировать акт в Журнале учета выдачи дел во временное пользование (форма согласно Приказу Росархива или своя, утвержденная в организации).
- Установить контрольную дату возврата в календаре/CRM/1С/ЭДО.
- За 3-5 рабочих дней до истечения срока направить получателю официальное напоминание (письмо/email) о необходимости возврата или ходатайства о продлении.
- При возврате: проверить комплектность (по листам/вложениям), целостность обложек, отсутствие посторонних пометок. Составить Акт о возврате дел (или отметку в журнале/экземпляре акта получателя с подписью архивариуса «Возвращено»).
Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для самопроверки)
- Ошибка 1: Использование устаревшей формы бланка (до редакции для внутренней выдачи).
- Ошибка 2: Отсутствие ссылки на основание (вх. номер письма/распоряжения).
- Ошибка 3: Неполный заголовок дела (не совпадает с описью).
- Ошибка 4: Не указан срок возврата или указан «до востребования» (недопустимо).
- Ошибка 5: Подпись лица, не имеющего доверенности (для внешних организаций).
- Ошибка 6: Отсутствие отметки о состоянии дел («в обложке», «нумерация сквозная», «состояние удовлетворительное»).
- Ошибка 7: Выдача оригиналов уникальных документов (категория хранения «Постоянно») без специального разрешения руководителя организации.
Где скачать актуальные бланки (Word / PDF) на 2026 год
Официальные пустые формы бланков (Приложение 18, Приложение 34, Форма № 33) в редактируемом формате (.docx) и PDF можно найти в открытом доступе на сайтах:
- Официальный сайт Росархива (раздел «Нормативные документы» -> «Формы»).
- Справочно-правовые системы КонсультантПлюс, Гарант, Контур.Норматив (в карточке Приказа Росархива № 76 есть вкладка «Формы»/«Приложения» с кнопкой «Скачать в Word»).
- Сайты профильных организаций (например, СФУ — Сибирский федеральный университет публикует свои локальные формы для студентов/сотрудников, которые могут служить хорошим методическим образцом).
Резюме
Грамотно заполненный Акт о выдаче дел во временное пользование — это главная гарантия сохранности вашего архивного фонда и правовая защита организации в случае утери или порчи документов. В 2026 году ключевыми моментами являются: использование форм в редакции (для внутренней выдачи), обязательное указание запрета на передачу третьим лицам, фиксация гарантий возврата при работе с аутсорсерами и строгий контроль сроков.
Рекомендация: Внедрите электронный журнал учета выдач (в 1С:Документооборот, Диадок, СБИС или профильном архивном ПО) — это исключит ошибки ручного заполнения и автоматизирует контроль сроков возврата.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Контур.Норматив, Росархив) актуальных на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных юридических вопросов обратитесь к архивариусу вашей организации или юристу.