Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счёт-фактуру и первичный передаточный документ (накладную или акт). На практике товар нередко получает не руководитель организации, а уполномоченный представитель — водитель, экспедитор или менеджер, действующий на основании доверенности. В этой статье разберём, как правильно заполнить УПД в такой ситуации, какие строки подписывает представитель и какие ошибки допускаются чаще всего.

Что такое УПД и когда он применяется

УПД — это документ, разработанный ФНС России (письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от ), который может использоваться:

• как счёт-фактура (статус «1»);
• как первичный учётный документ (статус «2»);
• одновременно как счёт-фактура и первичный документ (статус «1» с заполнением всех блоков).

Форма УПД носит рекомендательный характер, однако при её использовании обязательные реквизиты счёта-фактуры (ст. 169 НК РФ) и первичного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте») должны быть заполнены.

Роль доверенности при подписании УПД

Доверенность — это документ, подтверждающий полномочия представителя на получение товара и подписание документов от имени организации. Ключевые моменты:

• Доверенность от имени организации подписывает руководитель (директор). Главный бухгалтер может подписать её только в порядке передоверия, что требует нотариального удостоверения, поэтому проще, если подписывает директор.
• Представитель покупателя, прибывший с доверенностью, вправе подписать УПД в части получения товара.
• При электронном документообороте (ЭДО) вместо бумажной доверенности используется машиночитаемая доверенность (МЧД), которая прикрепляется к документу вместе с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Какие строки УПД заполняются при получении товара по доверенности

Строка «Основание передачи (сдачи) / получения (приёмки)» (строка

Именно сюда вносятся сведения о доверенности. Указываются:

• реквизиты договора (номер и дата заключения);
• реквизиты доверенности: номер, дата выдачи, кем выдана.

Пример заполнения: «Договор поставки № 45/26 от ; доверенность № 18 от , выдана ООО «Ве» (ИНН 77*01)».

Строка 15, «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал»

Эту строку заполняет и подписывает сторона продавца (поставщика): указывается должность, подпись и Ф.И.О. лица, передавшего товар. Например: «Менеджер по продажам — Петров Пётр Петрович (Петров П. П.)».

Строка 18 — «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял»

Эту строку заполняет представитель покупателя, действующий по доверенности. Указываются:

• должность (например, «водитель-экспедитор»);
• подпись;
• Ф.И.О. полностью, например: «Сидоров Сергей Сергеевич (Сидоров С. С.)».

Полномочия на подпись строки 18 подтверждаются доверенностью, реквизиты которой указаны в строке 8. Отдельной отметки о доверенности в строке 18 не требуется, но многие организации дополнительно указывают: «по доверенности № 18 от »;

Пошаговый образец заполнения УПД по доверенности

1. Шапка документа: номер и дата УПД, статус документа (1 или 2), код валюты (643 — рубль).
2. Строки 1, 2, 2а, 2б: наименование, адрес, ИНН/КПП продавца. Пример: ООО «Торг*», ИНН 7755, КПП 771, адрес: г. Москва, ул; Промышленная, д. .
3. Строки 3, 4: грузоотправитель и грузополучатель с адресами.
4. Строка 5: реквизиты платёжно-расчётного документа (при авансе).
5. Строки 6, 6а, 6б: данные покупателя: ООО «Ве*», ИНН 7701, адрес: г. Москва, ул. Складская, д. .
6. Строка 7: валюта, «Российский рубль, 643».
7. Строка 8: основание передачи — договор и доверенность (см. пример выше).
8. Табличная часть: наименование товара, код вида товара, единица измерения (код по ОКЕИ), количество, цена, стоимость без НДС, налоговая ставка, сумма НДС, стоимость с НДС, страна происхождения и номер ГТД (при импорте).
9. Строки 10, 10а, 11: должность, подпись и Ф.И.О. руководителя или иного уполномоченного лица продавца, а также главного бухгалтера (при необходимости).
10. Строка 15: подпись лица, передавшего товар (со стороны продавца).
11. Строка 18: подпись представителя покупателя по доверенности.

Нужна ли печать на УПД при получении по доверенности

Печать на УПД не является обязательной. Форма документа не содержит поля «М.П.». Если организация использует печать, она может проставить её по своему усмотрению — это не будет ошибкой, но и не является требованием законодательства. Достаточно подписи уполномоченного лица и корректно оформленной доверенности.

Особенности при электронном документообороте

При обмене УПД в электронном виде:

• документ подписывается УКЭП уполномоченного представителя;
• к подписи прикрепляется машиночитаемая доверенность (МЧД), оформленная по требованиям ФНС;
• сведения о доверенности автоматически отражаются в структуре электронного документа.

Типичные ошибки при заполнении УПД по доверенности

• Не указаны реквизиты доверенности в строке 8 — у налоговой могут возникнуть вопросы о полномочиях подписанта.
• Строку 18 подписало лицо без доверенности, документ может быть оспорен.
• Доверенность просрочена или выдана другому лицу.
• Не указаны Ф.И.О. и должность подписанта полностью.
• Попытка оформить передоверие через главбуха без нотариального удостоверения.

Заполнение УПД по доверенности не представляет сложности, если соблюдать простые правила: реквизиты доверенности указываются в строке 8 «Основание передачи/получения», представитель покупателя подписывает строку 18 с указанием должности и Ф.И.О., а доверенность оформляется директором организации. При электронном документообороте используется МЧД вместе с УКЭП. Печать на документе не обязательна. Корректное оформление УПД обеспечит беспроблемное принятие НДС к вычету и признание расходов в налоговом учёте.