При прекращении трудового договора работодатель обязан произвести полный расчет с уволенным сотрудником․ Ключевым элементом этого процесса является компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск․ Внутренним документом, фиксирующим расчетные данные для бухгалтерии и кадровика, служит записка-расчет (или расчетная записка)․ Ниже подробно разобраны правовые основы, алгоритм расчета, образец заполнения и частые ошибки․
Правовая основа: что регулирует выплаты
Несмотря на исторические ссылки на НКТ СССР 1930 г․ (ст․ 169), в современной практике действует Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) и пояснения Пленума ВС РФ․
- Ст․ 127 ТК РФ: При увольнении работнику неиспользованный отпуск подлежит денежной компенсации (за исключением случаев, установленных ст․ 127 ТК РФ для отдельных категорий работников)․
- Ст․ 140 ТК РФ: Сроки расчета — в день увольнения (день выдачи трудовой книжки)․
- Постановление Правительства РФ от № 922: Правила расчета среднего заработка и компенсации․
- Ст․ 169 НКТ СССР (исторический контекст): Упомянутый в справочной информации норма про 5,5–11 месяцев при сокращении штатов в современном праве трансформировалась в правило: за неполный месяц работы, составляющий 15 и более календарных дней, компенсация выплачивается как за полный месяц (п․ 35 Положения № 922)․
Важный нюанс про накопление дней
Как верно указано в справочной информации: «Неотгулянные дни отпуска могут накапливаться в течение нескольких лет․ Однако при увольнении работодатель обязан полностью их компенсировать»․ Срок действия права на отпуск не ограничен 3-летней исковой давностью (пояснение Пленума ВС РФ), однако заработная плата за прошедшие периоды сохраняется в расчете только за последние 12 месяцев (расчетный период)․
Алгоритм расчета компенсации (Формула 2026)
Расчет производится в три этапа․ В записке-расчете должны быть зафиксированы все входные данные․
- Определение расчетного периода: 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения․ Если сотрудник работал меньше года — фактически отработанное время․
- Расчет среднедневного заработка (СДЗ):
СДЗ = (Сумма начисленной зарплаты за расчетный период) / (Число фактически отработанных дней × 29,3)
Примечание: 29,3, среднемесячное число календарных дней (п․ 15 Положения № 922)․ Исключаются из расчетного периода: дни больничного, отпусков, простоя не по вине работника, стачки․
- Определение числа дней компенсации:
Дни компенсации = (Кол-во полных отработанных месяцев × 2,33) + Дни за неполный месяц
Где 2,33 = 28 календарных дней / 12 месяцев․ За неполный месяц: если отработано ≥ 15 дней — считается за полный месяц (2,33 дня); если < 15 дней, дни не считаются (п․ 35 Постановления № 922)․
Компенсация = СДЗ × Число дней компенсации
Образец Записки-расчета (Внутренний документ организации)
Единой утвержденной формы (как Т-51 или Т-61) для записки-расчета не существует․ Организация утверждает свой бланк в ЛНА (Локальном нормативном акте)․ Ниже приведен рекомендуемый образец․
ООО «Ромашка-2026»
ИНН * / КПП * / ОГРН *
«___» _____________ 202_ г․
№ -/2026
ЗАПИСКА-РАСЧЕТ
на компенсацию неиспользованного ежегодного оплачиваемого отпуска
| ФИО работника: | Иванов И․И․ (ФИО скрыто: * ․․) |
| Табельный номер: | |
| Должность / Подразделение: | Менеджер отдела продаж / |
| Приказ об увольнении: | № * от «___» _______ 202_ г․ (ст․ ТК РФ) |
| Дата увольнения (последний рабочий день): | «___» _______ 202_ г․ |
Расчетный период и начисления
Период: с «___» _______ 202_ г․ по «___» _______ 202_ г․ (12 месяцев / * месяцев)․
| Месяц | Начислено всего (руб․) | Исключено (больничный/отпуск/простой) | В расчете (руб․) | Отработано дней |
|---|---|---|---|---|
| 09․2025 | 0 | |||
| 10․2025 | 0 | |||
| ИТОГО: | Сумма_1 | Дней_1 |
Расчет среднедневного заработка (СДЗ)
Формула: СДЗ = Сумма_1 / (Дней_1 × 29,3)
Расчет: СДЗ = * / (* × 29,3) = * руб․ коп․
Определение числа дней неиспользованного отпуска
| Период работы (год) | Полных месяцев | Дней отпуска (мес․ × 2,33) | Использовано дней (отгуляно) | Неиспользованно (к компенсации) |
|---|---|---|---|---|
| 2023–2024 | 12 | 28 | 14 | 14 |
| 2024–2025 | 10 | 23,3 | 0 | 23,3 |
| Текущий неполный год | * (округл․ до ) | 0 | ||
| Всего дней к компенсации: | * дней | |||
Примечание: Округление дней за неполный месяц производится по правилу 15 дней = полный месяц (п․ 35 Пост․ № 922)․
Компенсация = СДЗ × Дней к компенсации
Компенсация = * руб․ коп․ × дней = руб․ коп․
| Расчет составил: Бухгалтер / Кадровик _____________ / * * * / (Подпись) (Расшифровка) Тел․: +7 () — | Проверил / Утверждаю: Главный бухгалтер / Директор _____________ / * * * / (Подпись) (Расшифровка) М․П․ |
Особенности при сокращении штатов (Ссылка на НКТ 1930 г․)
В предоставленной справочной информации упоминается: «при увольнении работника по сокращению штатов ему полагается полная компенсация, если он проработал от 5,5 до 11 месяцев»․
Современная интерпретация: Статья 178 ТК РФ гарантирует при ликвидации организации или сокращении штатов выплату пособия по безработице (средний заработок на 2-й и 3-й месяцы), но порядок расчета компенсации за отпуск не меняется․ Она рассчитывается по общему правилу (СДЗ × дни) за все неиспользованные дни за весь стаж работы в организации, независимо от срока работы (хоть 5,5 месяцев, хоть 10 лет)․ Ограничение «5,5–11 месяцев» из НКТ 1930 г․ в современном праве актуально только для права на дополнительный отпуск за вредные условия (ст․ 117 ТК РФ) или специфических отраслевых норм, но не для основного ежегодного отпуска․
Типичные ошибки при оформлении записки-расчета
- Неполный расчетный период: Не учитываются премии, выплаченные за прошедшие периоды, но относящиеся к расчетному году (квартальные, годовые бонусы)․
- Ошибки в исключениях: В СДЗ попадают суммы, подлежащие исключению (материальная помощь, диетические питание, командировочные, выплаты за периоды нетрудодней, больничный, отпуск)․
- Неверное округление неполного месяца: Округление в пользу работника (15 дней = месяц) применяется только к последнему неполному месяцу работы перед увольнением․ Внутри отработанных лет округление не производится (считаются точные календарные дни)․
- Игнорирование накопленных дней: Если работник не пользовался отпуском 3 года назад, эти дни подлежат компенсации при увольнении (с учетом индексации зарплаты за прошедшие годы — нет, СДЗ берется текущий, но дни берутся все накопленные)․
- Отсутствие подписей: Записка должна быть подписана расчетчиком и утверждена руководителем/главбухом перед передачей в банк/кассу․
Порядок действий HR и Бухгалтерии (Чек-лист)
- Кадровик готовит Приказ об увольнении (ф․ Т-8/Т-8а) и направляет копию в бухгалтерию не позднее дня увольнения․
- Кадровик/Таймкипер формирует Справку об отгулянных/неотгулянных днях отпуска за весь стаж (или выписку из карточки учета рабочего времени Т-2)․
- Бухгалтер формирует Записку-расчет (по образцу выше) на основании ведомостей начислений за 12 месяцев․
- Руководитель/Главбух подписывает записку․
- На основании записки оформляется Расчетный лист (ф․ Т-51) и Платёжное поручение/Расходный кассовый ордер․
- Деньги выдаются/перечисляются в день увольнения (ст․ 140 ТК РФ)․ При задержке — неустойка за каждый день (ст․ 236 ТК РФ)․
- В трудовую книжку вносится запись об увольнении, выдается СТД-Р (сведения о заработке и страховых взносах)․
Налоговое и страховое оформление
- НДФЛ (13% / 30% / 15%): Удерживается из суммы компенсации․ Дата получения дохода — день фактической выплаты денег (п․ 1 ст․ 223 НК РФ)․
- Страховые взносы: Компенсация за неиспользованный отпуск подлежит облажению страховыми взносами (30% / 15․1% / иные тарифы) в полном объеме (п․ 1 ст․ 420, п․ 1 ст․ 422 НК РФ)․ Исключений для компенсации при увольнении нет (в отличие от материальной помощи до 4000 руб․ или пособий по БЛ)․
- Отчетность: Отражается в ЕФС-1 (СЗВ-ТД — дата увольнения, СЗВ-СТАЖ — стаж, СЗВ-ПЕРЕРАСЧЕТ — при корректировке), в 6-НДФЛ (стр․ 130/140/150/160/170)․
Грамотно составленная записка-расчет — это гарантия отсутствия претензий со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда), налоговой инспекции (ФНС) и СФР, а также защита от судебных исков уволенных сотрудников․ Главные принципы: полнота расчетного периода, корректное исключение «нетрудодней», точное определение числа дней компенсации с учетом накоплений за все годы работы и своевременная выплата в день увольнения․
Данная статья носит информационный характер․ Для оформления конкретных документов рекомендуется обратиться к действующим ЛНА вашей организации и актуальным нормативным правовым актам на дату расчета ․