Вопрос оформления внешнего совместительства остается одним из самых обсуждаемых в кадровой практике. Несмотря на то, что с 01 января 2021 года для большинства работников ведется только электронная трудовая книга (ЭТК), правила внесения записей в бумажный документ (если он ведется по желанию сотрудника) и порядок отражения данных в СФР (бывшем ПФР) имеют свои нюансы. На актуальность темы сохраняется из-за переходного периода и специфики работы с архивами ликвидированных организаций.

Нормативная база: что регулирует процесс?

Основными документами, регламентирующими оформление совместительства, являются:

• ТК РФ (ст. 66, 282, 283) — базовые права и обязанности сторон.
• Постановление Правительства РФ от № 645 «О трудовой книжке» (Правила ведения, хранения и исправления ТК).
• ФЗ-27 «Об обязательном пенсионном страховании» — порядок формирования сведений для ЭТК.
• Приказ Минтруда РФ от № 69 — Инструкция по заполнению ТК (пункт 38 регулирует запись о совместительстве).
• Приказ Минтруда от № 821 — Формат сведений о трудовой деятельности для ЭТК (СТД-Р).

Бумажная трудовая книга: вносить запись или нет?

Согласно ст. 66 ТК РФ и п. 38 Инструкции № 69, работодатель по совместительству не обязан вносить запись в бумажную трудовую книгу, если сотрудник не предъявил её и не подал письменное заявление.

Ключевые моменты:

1. Инициатива от работника. Только по письменному заявлению работника работодатель по совместительству делает запись в бумажной ТК.
2. Отсутствие отказа. Если работник не принес ТК и не написал заявление — запись не вносится. Это не является нарушением трудового законодательства.
3. Сроки. Если заявление подано и ТК предъявлена — запись вносится в течение 5 рабочих дней (п. 38 Инструкции № 69).

Порядок оформления записи в бумажной ТК (по форме 2003/2004 г.)

Если работник предоставил ТК и написал заявление, запись оформляется по общему правилу в разделе «Сведения о работе».

Алгоритм заполнения колонок:

Особенности формулировки в колонке 3:

• Обязательно указывается фраза «по совместительству» (или «во внешнее совместительство»).
• Полное наименование организации должно соответствовать Уставу/ЕГРЮЛ.
• Должность пишется в соответствии с штатным расписанием.

Электронная трудовая книга (ЭТК): как это работает в 2026 году?

На подавляющее большинство работников переведено на ЭТК. Для них бумажная ТК не ведется (или ведеться параллельно только по заявлению, поданному до ).

Порядок действий работодателя по совместительству:

1. Заключается трудовой договор (с указанием условия о совместительстве).
2. Издается приказ о приеме на работу.
3. В течение 1 рабочего дня после приказа работодатель формирует и направляет в СФР сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) через оператора ЭДО (например, * , * или другой аккредитованный оператор).
4. В СТД-Р в блоке «Сведения о приеме на работу» заполняется признак «Вид работы: совместительство» (код «2» по справочнику).

Сотрудник не должен приносить бумажную ТК для оформления ЭТК; Все данные попадают в личный кабинет гражданина на Госуслугах или в приложении СФР автоматически.

Увольнение по совместительству: как закрыть запись?

Порядок аналогичен приему: работает принцип «кто нанял — тот и увольняет».

В бумажной ТК (по заявлению):

• Ссылка на ст. 80 ТК РФ (или другую статью, например, п. «б» ч. 1 ст. 83 ТК РФ — ликвидация).
• Формулировка: «Уволен по совместительству в связи с увольнением по собственному желанию» (или иное основание).
• Ссылка на приказ об увольнении.

В ЭТК (СТД-Р):

Направляется сведение об увольнении с признаком «Вид работы: совместительство». Срок — в день увольнения (для СТД-Р обувольнении срок 1 рабочий день, но лучше сдавать в день расторжения).

Специфические ситуации и ошибки

Организация-работодатель по совместительству ликвидирована

Ситуация, описанная в запросах: «Организация ликвидирована. Сотрудник обратился в государственный архив…».

• Если запись в бумажной ТК не была сделана вовремя (работник не принес ТК), восстановить её через архив нельзя, так как архив хранит только переданные дела (личные карточки Т-2, приказы).
• Архив выдает справку-выписку из личной карточки (ф. Т-2) или копию приказа. На основании этой справки текущий работодатель (по основному месту) или новый работодатель может внести запись в ТК (если она ведется) со ссылкой на справку архива.
• Для ЭТК: если данные не ушли в СФР вовремя, работодатель (преемник прав или ликвидационная комиссия) обязан сдать СТД-Р с кодом «Корректировка» или первично. Если ликвидатор отсутствует — обращение в суд для установления факта трудовых отношений.

Ошибка в должности при совместительстве

«В трудовой книжке работника была неверно указана его должность…».

• Бумажная ТК: Исправление делается по правилам (зачеркивание неверной записи, ввод правильной со ссылкой на документ-основание, приказ об изменении должности или исправлении ошибки). Номер записи не меняется.
• ЭТК: Направляется СТД-Р с признаком «Корректировка» (Код 2) с правильными данными.

Перевод из совместительства в основную работу (или наоборот)

Это не «перевод» в смысле ст. 72.1 ТК РФ, а расторжение одного договора и заключение нового.

1. Увольнение по совместительству (запись/СТД-Р).
2. Прием на основную работу (новая запись/СТД-Р без признака совместительства).

Ответственность работодателя

• Ст. 5.27 КоАП РФ: За несвоевременное вручение ТК при увольнении или неведение ТК, штраф на должностных лиц до 20 000 руб. (на 2026 г. суммы могут быть проиндексированы), на юрлиц — до 100 000 руб.
• Ст. 19.7 КоАП РФ: За несвоевременную сдачу СТД-Р в СФР, штраф на юрлиц от 500 до 1000 руб. за каждого работника (повышается при рецидиве).

Чек-лист для кадрового специалиста (2026)

1. [ ] Уточнить у сотрудника: ведется ли бумажная ТК? (Есть ли заявление о ведении бумажной ТК поданное до ).
2. [ ] Если бумажная ТК ведется — получить письменное заявление на внесение записи о совместительстве и саму ТК.
3. [ ] Заключить трудовой договор с условием «совместительство».
4. [ ] Издать приказ о приеме (формы Т-1 / Т-1а или собственная).
5. [ ] В течение 5 рабочих дней внести запись в бумажную ТК (если подана).
6. [ ] В течение 1 рабочего дня направить СТД-Р (прием на работу, вид работы, совместительство) в СФР через ЭДО.
7. [ ] При увольнении: повторить пункты 5-6 для записи об увольнении.

Резюме

На основной акцент смещен на электронный документооборот. Бумажная трудовая книга становится архаичным, но все еще правовым инструментом для категории граждан, подавших соответствующее заявление в 2020 году.

Главное правило: Работодатель по совместительству ведет учет (бумажный по желанию, электронный — обязательно). Главный работодатель в этот процесс не вмешивается, за исключением запроса справки 2-НДФЛ для расчета налоговых вычетов или проверки лимитов отработанного времени (если применимо к специфическим режимам).

При возникновении спорных ситуаций (ликвидация фирмы, ошибки в записи, отказ в выдаче ТК) единственным надежным путем является обращение в суд для установления факта трудовых отношений с последующим представлением решения суда в СФР (для ЭТК) или в организацию (для бумажной ТК).