Прием сотрудника на временную работу для замещения основного работника, находящегося в декретном отпуске (по уходу за ребенком),, распространенная кадровая ситуация. Оформление таких отношений имеет свою специфику, отраженную в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и Правилах ведения трудовых книжек. Ошибки в записи могут привести к штрафам при проверках Госитруда и спорам с сотрудником.

В данной статье подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке, какой срок указывать, как оформить прекращение договора и какие изменения актуальны на .

Правовая основа: временный трудовой договор

Согласно ст. 59 ТК РФ (ч. 1, п. 3), трудовой договор на определенный срок заключается с работником, выполняющим работу временно отсутствующего основного работника (в т.ч. находящегося в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет).

• Срок действия договора: «До выхода на работу основного работника». Конкретная календарная дата в договоре не указывается, так как дата возвращения матери может измениться (ранний выход, продление отпуска).
• Испытательный срок: Может быть установлен (ст. 70 ТК РФ), но не более 3 месяцев (для руководителей, до 6 месяцев).

Порядок оформления приема на работу (алгоритм)

1. Заявление от кандидата с пометкой «На временной основе для замещения [ФИО основного работника]».
2. Трудовой договор (образец утвержден приказом организации). Обязательные условия: указание на временный характер работы и лицо, которого замещает сотрудник.
3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1 или единая форма Т-1с). Основанием: трудовой договор.
4. Знакомство под роспись с локальными нормативными актами, описанием должностных обязанностей, правилами внутреннего трудового распорядка.
5. Запись в трудовой книжке (если работник предоставил бумажную ТК) или передача сведений в СФР (для электронной ТК).
6. Оформление личной карточки (ф. Т-2) и учет рабочего времени.

Запись в трудовой книжке: подробная инструкция

Запись вносит специалист по кадрам (или уполномоченное лицо) на основании приказа о приеме. Правила заполнения регламентированы Постановлением Минтруда РФ от № 69 (Правила ведения трудовых книжек).

Колонка 1: Порядковый номер

Поставляется следующий по порядку номер записи в разделе «Сведения о работе».

Колонка 2: Дата

Дата приема на работу (день, месяц, год) — та, что указана в приказе и трудовом договоре. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).

Колонка 3: Сведения о работе

Это самая важная колонка. Текст записи должен четко указывать на временный характер работы и основание.

Ключевые обязательные фразы:

• «на временной основе», признак фиксированного срока (ст. 59 ТК РФ).
• «для замещения работника [ФИО]» — ссылка на конкретного отсутствующего сотрудника.
• «находящегося в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет» — основание отсутствия (п. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

Примечание: Название организации пишется в полной или сокращенной форме в соответствии с Уставом. ФИО основного работника указывать полностью (Фамилия И.О.).

Колонка 4: Основание (номер и дата приказа)

Указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Образец заполнения разворота трудовой книжки (визуально)

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК (обязательно для всех). Сведения в ЭТК передаются в СФР (бывший ПФР) через систему ЕДИ/СБИС/Контур и др. (форма СЗВ-ТД).

Правила заполнения СЗВ-ТД для временного работника:

• Признак записи: «Прием на работу» (код 1).
• Вид трудового договора: «Временный» (код 2).
• Срок действия договора: В поле «Дата окончания срока действия трудового договора» указывается условная дата (обычно максимально возможная — 3 года с начала отпуска основного работника) или оставляется пустым с указанием основания «До выхода на работу основного работника» в примечаниях/доп. сведениях (зависит от версии формата СЗВ-ТД, актуально на 2026 г. — заполнять согласно последнему приказу Минтруда/СФР).
• Основание: Указать «Ст. 59 ТК РФ ч. 1 п. 3».

Важно: Если работник выбрал только ЭТК, в бумажную книжку запись не вносится. Работодатель обязан выдать работнику уведомление о внесении сведений в ЭТК (в произвольной форме или по форме приказа Минтруда).

Прекращение трудового договора: запись при уходе временного работника

Договор прекращается в день выхода на работу основного работника (ст. 79 ТК РФ); Основание: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (истечение срока договора).

Образец записи в ТК при увольнении:

Нюанс: Если основной работник вышел раньше срока (например, через 6 месяцев), временного работника увольняют в этот день с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск (если он набрался) и выдачей ТК в день увольнения.

Типичные ошибки и штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ)

Гарантии временного работника

Несмотря на временный характер работы, сотрудник имеет те же права, что и основной штат (ст. 61 ТК РФ):

• Оплачиваемый ежегодный отпуск (пропорционально отработанному времени, 2 календарных дня за каждый месяц, если работа менее 6 месяцев, или полный 28 дней при отработке 6+ месяцев).
• Больничные листы (оплачиваются по общим правилам).
• Заработная плата не ниже, чем у замещаемого работника (при равной квалификации).
• Запрет на увольнение по инициативе работодателя (кроме ликвидации орг/ИП), пока работает основной сотрудник.

Чек-лист для кадрового специалиста (Скачай/Распечатай)

1. [ ] Трудовой договор подписан двумя сторонами до выхода на работу.
2. [ ] В договоре: условие о временности + ФИО замещаемого + основание (отпуск по уходу за ребенком).
3. [ ] Приказ о приеме (Т-1/Т-1с) издан в день начала работы.
4. [ ] Запись в бумажной ТК сделана в день приема (если ТК у работодателя) по образцу выше.
5. [ ] СЗВ-ТД (Прием) сдан в СФР в срок (не позднее рабочего дня, следующего за днем приказа).
6. [ ] Работник ознакомлен с ДО, ЛНА, ОП, ПБ под роспись.
7. [ ] Личная карточка Т-2 заведена.
8. [ ] При выходе основного работника: приказ об увольнении (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), расчет, выдача ТК/СЗВ-ТД (Увольнение) в день увольнения.

Грамотное оформление записи в трудовой книжке при замещении работника в декретном отпуске — залог отсутствия претензий со стороны инспекций труда и судов. Главное правило 2026 года: четко фиксировать временный характер работы и ссылку на конкретного отсутствующего сотрудника как в бумажном документе, так и в электронном реестре СФР.

Используйте приведенные выше образцы текста для колонки 3 трудовой книжки и проверяйте актуальность форм СЗВ-ТД на портале СФР или в вашей КС (кадровой системе) перед сдачей отчетности.

Данная статья носит информационный характер и не являеться правовой консультацией. При сложных ситуациях рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Актуальность нормативной базы на .