Оформление трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя․ Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные документы всё еще актуальны для сотрудников, не перешедших на цифровой формат, а также для архивных целей․ В этой статье подробно разберем, как правильно сделать запись об увольнении, какой образец использовать в 2026 году и какие нюансы учитывать, чтобы избежать штрафов и судебных споров․

Важно: В теме запроса встречается фраза «увольнение на работу»․ Юридически корректны только два термина: «прием на работу» (оформление приема) и «увольнение с работы» (прекращение трудового договора)․ Далее речь пойдет именно об увольнении (прекращении трудового договора)․

Нормативная база в 2026 году

Порядок заполнения трудовых книжек регламентируется:

• ТК РФ (ст․ 66, 84․1, 278), основные гарантии и сроки вручения․
• Постановление Минтруда России от № 69 (в ред․ от 2024 г․), Инструкция по порядку ведения трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ от № 2299 — правила ведения ЭТК (актуально для сверки данных)․
• ФЗ-229 от — обязательный переход на ЭТК для нанимаемых с 2021 года (бумажная ТК ведется только по заявлению сотрудника)․

Общие правила заполнения записи об увольнении

Согласно п․ 38 Инструкции № 69, запись о прекращении трудового договора вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя․ Ключевые требования:

1. Срок: запись вносится в день увольнения (последний рабочий день), не позднее следующего рабочего дня․
2. Нумерация: порядковый номер ставится в продолжение предыдущих записей (пропуски нумерации недопустимы)․
3. Формулировка: обязательно со ссылкой на статью, пункт, часть ТК РФ․
4. Основание: номер и дата приказа об увольнении․
5. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (директора, руководителя кадровой службы) с расшифровкой и печатью организации (если печать используется)․

Структура записи (Колонки трудовой книжки)

Разбор по колонкам раздела «Сведения о работе»:

Образцы записей по основным основаниям (Статья 77, 78, 81, 83 ТК РФ)

Ниже приведены типовые формулировки для колонки 3․ ФИО руководителя, номера приказов и даты заменены на маску (*) в целях конфиденциальности․

Увольнение по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)

Самый частый случай․ Сотрудник пишет заявление за 2 недели (или иной срок по соглашению)․

Увольнение по соглашению сторон (п․ 1 ч․ 1 ст․ 78 ТК РФ)

Договор расторгается на условиях, согласованных сторонами (выплаты, сроки)․

Увольнение по инициативе работодателя (ст․ 81 ТК РФ)

Требует строгого соблюдения процедуры․ Формулировка должна точно соответствовать пункту ст․ 81 ТК РФ․

• Ликвидация организации/филиала (п․ 1 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ): Уволен в связи с ликвидацией организации ст․ 81 п․ 1 ч․ 1 ТК РФ
• Сокращение штата/численности (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ): Уволен в связи со сокращением численности штата ст․ 81 п․ 2 ч․ 1 ТК РФ
• Несоответствие занимаемой должности (п․ 3 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ): Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности ст․ 81 п․ 3 ч․ 1 ТК РФ
• Грубое нарушение трудовой дисциплины (п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ): Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей ст․ 81 п․ 6 ч․ 1 ТК РФ
• Прогулы (п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ): Уволен за прогулы ст․ 81 п․ 6 ч․ 1 ТК РФ

Истечение срока трудового договора (п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)

Перевод к другому работодателю (п․ 5 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)

Особые случаи и нюансы 2026 года

Исправление ошибок в записи об увольнении

Если в записи обнаружена ошибка (опечатка в дате, неверная статья ТК РФ), зачеркивать и исправлять нельзя (п․ 27 Инструкции № 69)․

Правильный алгоритм:

1. Вносится новая запись со следующим порядковым номером․
2. В колонке 3 пишут: «Запись № [номер ошибочной записи] недействительна»․
3. В колонке 4: «Приказ № [номер приказа об исправлении] от [дата]»․
4. Сразу следующей строкой вносится правильная запись об увольнении․

Увольнение в нерабочий день (отпуск, больничный)

Если дата увольнения приходится на период временной нетрудоспособности или отпуска, приказ издается на эту дату, но запись в ТК вносится в первый рабочий день выхода сотрудника на работу (или день вручения ТК при личной явке)․ Дата в колонке 2 ставится фактическая дата увольнения (ту, что в приказе), а не дату внесения записи․ В колонке 4 указывается приказ․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и СТД-Р

Для сотрудников с ЭТК запись в бумажную ТК не вносится․ Работодатель направляет сведения в СФР (форму СТД-Р) в течение следующего рабочего дня после приказа․ Сотрудник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или лично в СФР/МФЦ․ Важно: данные в СТД-Р должны в точности соответствовать приказу․

Вручение трудовой книжки

В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан вручить ТК работнику под роспись в журнале учета движения ТК (Колонка «Дата вручения», «Подпись получившего»)․ Если сотрудник не явился, направляется заказным письмом с уведомлением по последнему известному адресу (, г․ , ул․ , д․ , кв․ *) не позднее 3 дней после требования работника․

Типичные ошибки, за которые накладывают штрафы (ст․ 5․27 КоАП РФ)

• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ (просто «Уволен по собственному желанию» — грубое нарушение)․
• Несоответствие формулировки приказу (в приказе «п․ 3 ч․ 1 ст․ 77», в ТК «п․ 4 ч․ 1 ст․ 77»)․
• Просрочка вручения ТК (позже дня увольнения без согласия работника)․
• Зачеркивания, исправители, карандаш․
• Отсутствие подписи уполномоченного лица или печати (если печать предусмотрена уставом)․
• Несвоевременная отправка СТД-Р в СФР (штраф на юрлицо до 50 000 руб․, на должностное лицо до 20 000 руб․)․

Образец заполнения страницы (Визуальный пример)

Ниже представлен фрагмент разворота трудовой книжки для наглядности․

Чек-лист для кадрового специалиста перед вручением ТК

1. [ ] Приказ об увольнении подписан руководителем и ознакомлен работник под роспись․
2. [ ] Расчеты произведены (зарплата, компенсация за неисп․ отпуск, выплаты по ст․ 178 ТК РФ при сокращении и т․д․)․
3. [ ] Запись в ТК сделана чернилами черного/синего/фиолетового цвета (гелевая/шариковая ручка)․
4. [ ] Номер записи сквозной․
5. [ ] Дата записи = Дата увольнения (по приказу)․
6. [ ] Текст колонки 3: Точная формулировка + Статья + Часть + Пункт ТК РФ․
7. [ ] Колонка 4: Номер и дата приказа об увольнении․
8. [ ] Подпись уполномоченного лица + Расшифровка подписи + Печать (при наличии)․
9. [ ] ТК вручена работнику / отправлена почтой / передана в архив (если не получена)․
10. [ ] СТД-Р отправлен в СФР (для ЭТК) в срок․

Грамотное оформление записи об увольнении — залог отсутствия претензий со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и судов․ В 2026 году основной акцент делается на точном соответствии формулировки тексту Трудового кодекса и своевременной передаче данных в СФР (для ЭТК)․ Всегда используйте актуальные образцы приказов и сверяйтесь с последними редакциями Постановления № 69․

Рекомендация: Ведите внутренний реестр стандартных формулировок для каждого пункта ст․ 77, 78, 81, 83 ТК РФ, утвержденный приказом о кадровом делопроизводстве․ Это исключит произвол и ошибки новичка в кадровой службе․

Статья подготовлена на основе действующего на законодательства РФ․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу․