Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Закупочный акт (часто обозначаемый как Акт приемки-передачи товаров или Акт выполненных работ/оказанных услуг) является первичным учетным документом, подтверждающим факт передачи продавцом (поставщиком, подрядчиком) и приемки покупателем (заказчиком) материальных ценностей, результатов работ или услуг. В Республике Казахстан оформление данного документа регулируется Гражданским кодексом, Налоговым кодексом, а также стандартами бухгалтерского учета.

Ниже представлена подробная статья о структуре, обязательных реквизитах, нюансах электронного документооборота и типовых ошибках при составлении закупочного акта в РК.

Правовая база и нормативные акты РК

Основные документы, регулирующие оформление акта приемки-передачи:

Гражданский кодекс РК (Общая часть): Статьи 378 (Форма сделки), 386 (Обеспечение исполнения обязательств), 439 (Обязательства поставщика по передаче товара), 532 (Приемка результатов работ заказчиком).
Налоговый кодекс РК (НК РК): Статья 323 (Товарные чеки и иные документы), Статья 412 (Учет доходов и расходов), Статья 413 (Первичные учетные документы). Именно НК РК устанавливает обязательные реквизиты первичного документа для налоговых целей (ВУС/ИС).
Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» № 234-IV: Статья 11 (Первичный учетный документ).
Постановление Министра финансов РК от № 629: Об утверждении Стандартов бухгалтерского учета (СБУ), в т.ч. СБУ 9 «Запасы», СБУ 16 «Выручка».
Постановление Правительства РК от № 1008: Правила ведения реестров счетов-фактур (ВУС/ИС) — актуально для электронного формата.

Обязательные реквизиты закупочного акта (согласно ст. 413 НК РК)

Для того чтобы акт был признан налоговым органом основанием для вычета ВАТ (ВУС) или учета расходов по КСПН/ИПН, он обязан содержать следующие реквизиты:

Наименование документа: «Акт приемки-передачи товаров», «Акт приемки-сдачи выполненных работ» и т.д.
Дата составления: День, месяц, год (обычно дата фактической передачи).
Номер документа: Сквозная нумерация в пределах организации за год.
Наименование хозяйствующего субъекта (поставщика/подрядчика): Полное наименование ТОО/ИП/АО.
БИН/ИИН поставщика: Бизнес-идентификационный номер / Индивидуальный идентификационный номер.
Наименование хозяйствующего субъекта (покупателя/заказчика): Полное наименование.
БИН/ИИН покупателя: Обязательно для вычета ВАТ.
Содержание хозяйственной операции: Перечень товаров/работ/услуг с указанием:
- Наименования (полное, по спецификации/договору).
- Единицы измерения (шт., кг, м, услуга и т.д.).
- Количества.
- Цены за единицу (в тенге).
- Суммы по позициям и итоговой суммы.
НДС (при наличии): Выделенная сумма НДС и ставка (12%, 0% или «без НДС» с основанием).
Должности лиц, подписавших документ: Руководитель, главный бухгалтер, уполномоченные представители (по доверенности).
Подписи: Личная подпись (ручная или ЭЦП) с расшифровкой (Фамилия И.О.).
Печать (при наличии): Для ЮЛ печать ставится при наличии (с 2019 г. ЮЛ имеют право не иметь печати, для ИП печать не обязательна).

⚠ Важное замечание про ЭЦП

При электронном документообороте (ЭДО) через операторов (например, eGov, Kazakhstan Post, 1C-ЭДО, Diadoc и др.) подписи сторон ставится квалифицированной электронной подписью (КЭП). В таком случае печать и ручные подписи не требуются. Документ считается равносильным бумажному (п. 3 ст. 10 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Типовые виды актов в зависимости от объекта закупки

Акт приемки-передачи товаров (Товарный чек / ТОРГ-12 / Свой образец)

Используется при закупке материальных ценностей (товары, сырье, оборудование, ТМЦ).

Особенности:

Обязательно наличие Спецификации к договору или ссылки на пункт договора.
Приемка по количеству (пересчет, взвешивание) и качеству (осмотр, проверка комплектности, сроков годности).
Если выявлены расхождения (брак, недопоставка, пересорт) — составляется Акт расхождений (или заполняется соответствующая графа в акте), который является основанием для претензии/возврата.

Акт приемки-сдачи выполненных работ (КС-2 / КС-3 / Свой образец)

Используется в строительстве, монтаже, ремонте, грузоперевозках.

Ключевые отличия:

Приемка производится по этапам или по завершению всего объема.
Обязательно приложение: Ведомость объемов выполненных работ, Смета, Акт осмотра скрытых работ (если применимо).
Подписывается представителем заказчика (техническим надзором) и подрядчиком.

Акт приемки-передачи оказанных услуг

Для консалтинга, аудита, IT-аутсорсинга, обучения, маркетинга и т.д.

Результатом является неосязаемый продукт (отчет, доступ к системе, проведенное мероприятие).
Критерии приемки должны быть четко прописаны в Договоре/ТЗ (Terms of Reference).

Образец заполнения закупочного акта (Пример структуры)

Ниже приведена универсальная структура документа, адаптированная под требования РК. Конфиденциальные данные замаскированы.

АКТ ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРОВ № * от «»  г.

г. , «»  г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Сторона 1 (Поставщик): ТОО «», БИН , в лице Генерального директора  .*,
действующего на основании Устава,
и
Сторона 2 (Покупатель): ТОО «», БИН , в лице Финансового директора  .*,
действующего на основании Доверенности №  от «»  г.,
составили настоящий Акт о том, что Сторона 1 передала, а Сторона 2 приняла
товары по Договору поставки №  от «»  г. (Спецификация № **),
в следующем количестве и ассортименте:

┌────┬──────────────────────────────┬───────┬─────────┬────────────┬────────────┐
│ № │ Наименование товара │ Ед.изм│ Кол-во │ Цена, KZT │ Сумма, KZT │
├────┼──────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────────┼────────────┤
│ 1 │ Ноутбук * (арт. ) │ шт. │  │  │ * │
│ 2 │ Монитор * (арт. ) │ шт. │  │  │ * │
│ 3 │ Услуга по настройке ПО │ усл. │ ** │  │ * │
├────┼──────────────────────────────┼───────┼─────────┼────────────┼────────────┤
│ │ ИТОГО: │ │ ** │ │  │
│ │ В т.ч. НДС 12%: │ │ │ │ * │
└────┴──────────────────────────────┴───────┴─────────┴────────────┴────────────┘

Товары приняты в надлежащем качестве, комплектности и количестве,
соответствующих условиям Договора и Спецификации. Претензий нет.
Упаковка целова, пломбы № ,  целы.

МЕСТА ПЕРЕДАЧИ: Склад ТОО «», г. , ул. , д. , офис/склад .

ПОДПИСИ СТОРОН:

ПОСТАВЩИК (ТОО «»):
Руководитель _____________ / * .** / Гл. бухгалтер _____________ / * .** /
М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)
ПОКУПАТЕЛЬ (ТОО «**»):
Уполномоченное лицо _____________ /  .** / Гл. бухгалтер _____________ / * .** /
М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)

Электронный документооборот (ЭДО) и ВУС/ИС

С 2018–2019 годов в РК происходит активный переход на безбумажный документооборот. Для плательщиков НДС (и добровольно для остальных) актуальна работа через Виртуальный склад (ВУС) и Информационную систему (ИС) налогового комитета.

Счет-фактура (ЭСФ) vs Акт приемки

Важно не путать:

ЭСФ (Электронный счет-фактура) — формируется только поставщиком в ВУС/ИС. Это документ для налогового учета НДС.
Акт приемки-передачи — формируется совместно (или покупателем на основании приемки) и подписывается двумя сторонами. Это документ для бухгалтерского и налогового учета расходов (подтверждение факта закупки).

В системе ВУС/ИС существует функционал «Акт приемки» (XML-схема), который позволяет подписать акт ЭЦП обеими сторонами в электронном виде. Это исключает необходимость в бумажном оригинале.

Процесс в ЭДО (упрощенно)

Поставщик отгружает товар, формирует ЭСФ в ВУС (статус «Выставлен»).
Покупатель получает товар, проверяет количество/качество.
Покупатель (или оператор ЭДО по согласованию) формирует Акт приемки (XML) со ссылкой на ЭСФ/Договор.
Покупатель подписывает Акт своей КЭП.
Акт направляется Поставщику на контрподпись.
Поставщик проверяет, подписывает КЭП.
Документ получает статус «Подписан обеими сторонами» — юридическая сила вступила.

Сроки хранения и ответственность

Срок хранения: Не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором составлен документ (п. 2 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете…»). Для налоговых целей НК РК также устанавливает срок хранения 5 лет (п. 4 ст. 413 НК РК).
Ответственность за нарушение правил ведения учета: ст. 272 КоАП РК (штраф на должностных лиц, от 15 МРП, на ЮЛ — от 30 МРП за первое нарушение).
Ответственность за несвоевременную сдачу отчетности/документов: ст. 273 КоАП РК.

Типовые ошибки и риски при заполнении

Ошибка	Последствие	Как избежать
Отсутствие БИН/ИИН одной из сторон	Отказ в вычете НДС (ВУС), непризнание расходов по КСПН/ИПН	Обязательная проверка БИН через портал stat.gov.kz или e-Salyq Biz перед подписанием
Расхождение данных с ЭСФ/Договором (наименование, цена, НДС)	Блокировка ЭСФ в ВУС, налоговые начисления, пени	Сверка строк ЭСФ и Акта перед подписанием. Использование автоматического импорта из 1C/ERP
Подпись не уполномоченного лица (нет доверенности/приказа)	Документ может быть признан недействительным судом/налоговым органом	Хранить копии доверенностей/приказов вместе с актом. В ЭДО проверять сертификат КЭП (роль «Руководитель»/«Бухгалтер»)
Приемка товара с нарушением качества/комплектности без акта расхождений	Потеря права на предъявление претензии поставщику (ст. 472 ГК РК)	Обязательно составлять Акт расхождений (двусторонний) или односторонний Акт осмотра с приглашением свидетелей/нотариуса
Указание цены с НДС, если поставщик не плательщик НДС (или наоборот)	Налоговые риски, необходимость корректировки	Четко разделять: «Цена без НДС», «Сумма НДС», «Всего с НДС». Если поставщик не плательщик НДС — писать «Без НДС (п. 2 ст. 284 НК РК)»

Особенности для ИП на специальных налоговых режимах

Патент / СНИИ (Специальный налоговый режим «На основе патента» / «Для мелкого бизнеса»): ИП на данных режимах не выделяют НДС. В акте указывается: «НДС не облагается (п. 2 ст. 284 НК РК / ст. 691 НК РК)». Выставлять ЭСФ в ВУС они не обязаны (кроме импорта).
Розничные продажи (ККМ): При продаже физлицам (B2C) вместо акта выдается Чек ККМ (фискальный чек). Акт приемки не оформляется.
B2B (ИП продает ЮЛ/ИП): Оформляется полноценный Акт приемки-передачи. Покупатель (плательщик НДС) имеет право на вычет только при наличии ЭСФ от поставщика (если поставщик плательщик НДС) и подписанного Акта.

Резюме: Чек-лист перед подписанием акта

Перед тем как поставить подпись (ручную или ЭЦП), проверьте:

[ ] Соответствует ли номер и дата акта номеру и дате ЭСФ (если есть) и Договора/Спецификации?
[ ] Верны ли БИН/ИИН обеих сторон?
[ ] Совпадают ли наименования товаров/работ с Договором и ЭСФ (без сокращений, понятных только вам)?
[ ] Верны ли единицы измерения (шт/кг/м/усл)?
[ ] Расставлены ли знаки НДС верно (12% / 0% / Без НДС с основанием)?
[ ] Сумма в акте = Сумме в ЭСФ = Сумме в Платежке/Счете на оплату?
[ ] Подписали ли уполномоченные лица (проверьте срок действия доверенности)?
[ ] Есть ли печать (если организация использует печать)?
[ ] В ЭДО: статус документа «Подписан обеими сторонами»? XML-файл сохранен в архиве?

Грамотно оформленный закупочный акт, это не просто формальность, а главная защита вашего бизнеса при камеральных и выездных налоговых проверках, а также при судебных спорах с контрагентами. В условиях тотальной цифровизации налогового администрирования в РК (ВУС, ИС, ЭСФ, ЕСФ) переход на электронные акты приемки-передачи, подписанные КЭП, становится стандартом де-факто. Используйте типовые формы, автоматизируйте процессы через 1C/ЭДО-операторов и всегда сверяйте данные с первичными документами поставщика.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу, специализирующемуся на казахстанском налоговом праве.

Закупочный акт образец казахстан