Ситуация‚ когда ключевой сотрудник уходит в отпуск‚ на больничный или в командировку‚ а его функции нельзя приостановить‚ знакомая любому HR-специалисту и руководителю․ В трудовом праве РФ нет понятия «временно исполняющий обязанности» (в и․о․) как специальной должности‚ однако существует четкий механизм передачи полномочий другому работнику․ В этой статье подробно разберем‚ как правильно оформить временное исполнение обязанностей‚ какой образец дополнительного соглашения использовать‚ как рассчитать доплату и избежать штрафов при проверке ГИТ․
Правовая природа: что говорит ТК РФ?
Согласно ст․ 60․2 ТК РФ (в ред․ от 2022 г․)‚ работодатель имеет право поручить работнику выполнение работы (исполнение обязанностей) временно отсутствующего работника только с его письменного согласия․ Ключевые моменты:
- Нет отдельного трудового договора․ Заключать новый ТД или срочный ТД не нужно (и даже нельзя‚ если речь идет о совместительстве внутри одного работодателя)․
- Основа — Дополнительное соглашение (Доп․ соглашение)․ Оно заключается к действующему трудовому договору․
- Сохранение основной работы․ Работник продолжает выполнять свои прямые обязанности и параллельно берет на себя чужые (совместительство)․
- Срок действия․ Доп; соглашение действует до выхода основного работника на работу (окончания отпуска‚ больничного‚ командировки)․
Важно: Понятие «и․о․ директора» или «и․о․ главного бухгалтера» — это устоявшийся деловой жаргон․ В приказах и договорах правильнее писать: «исполняющий обязанности [наименование должности] временно отсутствующего работника»․
Пошаговый алгоритм оформления (2024–2026 гг․)
- Получение письменного согласия․ Сотрудник пишет заявление (или подписывает готовый бланк согласия) на исполнение обязанностей отсутствующего коллеги․ Отказать он имеет право (ст․ 60․2 ТК РФ)‚ за исключением случаев‚ предусмотренных федеральными законами (например‚ ГО и ЧС)․
- Подписание Дополнительного соглашения․ Обязательный документ․ В нем фиксируются: перечень передаваемых обязанностей‚ срок‚ размер доплаты‚ порядок отчетности․
- Издание Приказа (Распоряжения)․ На основании Доп․ соглашения издается приказ о возложении обязанностей․ Форма единая (Т-5/Т-5а) не обязательна с 2021 г․‚ можно использовать свою форму․
- Ознакомление под роспись․ Работник ознакомляется с приказом и Доп․ соглашением под роспись до начала исполнения новых обязанностей․
- Внесение записи в трудовую книжку / СТД-Р․ Запись в трудовую книжку НЕ вносится (это не перевод‚ не прием на работу)․ В СТД-Р (электронная трудовая) запись также не делается‚ информация передается через СЗВ-ТД только при изменении основного ТД (а здесь он не меняется)․
Образец Дополнительного соглашения (актуальный на 2026 г․)
Ниже приведен универсальный шаблон․ Текст в квадратных скобках [․․․] подлежит замене на конкретные данные․ Персональные данные (ФИО‚ адреса‚ номера документов‚ телефоны) в рабочих документах указываются полностью‚ в данной статье они замаскированы символами * в целях конфиденциальности․
к Трудовому договору № [Номер ТД] от [Дата ТД] г․
г․ [Город] «[День]» [Месяц] 202[Год] г․
ООО «[Название организации]» (ИНН ‚ КПП ‚ ОГРН )‚
именуемое в дальнейшем «Работодатель»‚ в лице [Должность руководителя‚ напр․ Генерального директора] [ФИО руководителя ]‚ действующего на основании Устава‚
с одной стороны‚
и [ФИО работника полностью ]‚ паспорт серия № ‚ выдан [Кем выдан] * [Дата выдачи]‚ код подразделения *‚
проживающий по адресу: [Адрес регистрации *]‚
именуемый в дальнейшем «Работник»‚ с другой стороны‚
совместно именуемые «Стороны»‚ заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ
Работник дает согласие на временное исполнение трудовых обязанностей работника [ФИО отсутствующего работника *]‚ занимающего должность «[Должность отсутствующего‚ напр․ Начальник отдела продаж]» (далее — Отсутствующий работник)‚ в период его отсутствия по причине [указать: ежегодного оплачиваемого отпуска / временной нетрудоспособности / командировки / иной законный основание] с «[Дата начала]» по «[Дата окончания / до выхода на работу]»․
Перечень передаваемых обязанностей (приложение № 1 к настоящему Соглашению) определен в соответствии с должностной инструкцией Отсутствующего работника‚ утвержденной приказом № [Номер приказа об утверждении ДИ] от [Дата]․
Работник исполняет обязанности Отсутствующего работника в совместительстве с выполнением своих основных трудовых обязанностей по должности «[Должность Работника‚ напр․ Менеджер отдела продаж]»․
СРОК ДЕЙСТВИЯ
Настоящее Соглашение вступает в силу с «[Дата начала исполнения]» и действует до фактического выхода на работу Отсутствующего работника‚ но не позднее «[Предельная дата‚ напр․ ]»․
В случае досрочного выхода Отсутствующего работника на работу‚ Работодатель уведомляет Работника об этом не позднее чем за [Количество‚ напр․ 3] рабочих дней путем ознакомления с приказом о прекращении исполнения обязанностей под роспись․
ОПЛАТА ТРУДА И ДОПЛАТА
За исполнение обязанностей Отсутствующего работника Работнику устанавливается доплата в размере: [Сумма в рублях / Процент от оклада Отсутствующего / Процент от оклада Работника]․
Рекомендация: чаще всего устанавливают разницу между окладом Отсутствующего и Работника (если оклад Отсутствующего выше) или фиксированную сумму/процент (не менее минимальной доплаты по отраслевому/региональному соглашению)․
Доплата производится за фактически отработанное время исполнения обязанностей пропорционально отработанным дням (часам)․
Выплата доплаты осуществляется одновременно с выплатой заработной платы по основному месту работы (дважды в месяц: аванс «[Число]»‚ зарплата «[Число]»)․
Надбавки‚ премии и иные стимулирующие выплаты‚ предусмотренные системой оплаты труда для должности Отсутствующего работника‚ Работнику за исполнение данных обязанностей не выплачиваются / выплачиваются пропорционально (подчеркнуть необходимое)․
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей Отсутствующего работника Работник несет ответственность в соответствии с ТК РФ‚ действующим законодательством и локальными нормативными актами Работодателя․
Материальная ответственность Работника за причиненный вред при исполнении обязанностей Отсутствующего работника регулируется договором о полной индивидуальной материальной ответственности (если заключен) и ст․ 238 ТК РФ․
ПОРЯДОК РАСХОДОВАНИЯ СПОРОВ
Споры решаются путем переговоров‚ в случае неудачи — в судебном порядке по месту нахождения Работодателя․
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящее Соглашение составлено в 2 (двух) экземплярах с равной юридической силой: один, для Работодателя‚ второй — для Работника․
В остальном условия Трудового договора № [Номер ТД] от [Дата ТД] г․ остаются без изменений и в полной силе․
РАБОТОДАТЕЛЬ: ООО «[Название]»
Подпись: _____________ / [ФИО руководителя ] /
М․П․ (при наличии печати)
РАБОТНИК:
Подпись: _____________ / [ФИО работника ] /
Ознакомлен(а) с текстом Соглашения‚ правами и обязанностями․
Образец Приказа о возложении обязанностей
Приказ издается на основании подписанного Доп․ соглашения․ Форма свободная (с 2021 г․ формы Т-5/Т-5а не обязательны)․
О возложении обязанностей временно отсутствующего работника
В целях обеспечения бесперебойной работы [Название подразделения / организации] в период отсутствия [Должность отсутствующего] [ФИО отсутствующего *] (в связи с [основание: отпуском / болезнью / командировкой] с «[Дата]» по «[Дата]»)‚
ПОСТАНОВЛЯЮ:
- Возложить исполнение обязанностей должности [Должность отсутствующего] временно отсутствующего работника [ФИО отсутствующего ] в период с «[Дата начала]» по «[Дата окончания / до выхода на работу]» на [Должность исполнителя] [ФИО исполнителя ] (Табельный номер )․
- Установить [ФИО исполнителя ] доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере [Сумма / Процент / Разница окладов] в соответствии с Дополнительным соглашением № [Номер доп․согл․] от [Дата доп․согл․] к трудовому договору № [Номер ТД]․
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [Должность контролера‚ напр․ Начальник кадра / Директора по персоналу] [ФИО ]․
- Начальнику отдела кадров [ФИО ] обеспечить ознакомление [ФИО исполнителя ] с настоящим приказом под роспись в течение 1 (одного) рабочего дня с момента издания․
Генеральный директор
Подпись: _____________ / [ФИО ] /
М․П․
СОГЛАСОВАНО (при необходимости)
Начальник отдела кадров
Подпись: _____________ / [ФИО ] /
ОЗНАКОМЛЕН(А) С ПРИКАЗОМ:
_____________ / [ФИО исполнителя ] /
Подпись / Дата: «___» _________ 202_ г․
Как правильно рассчитать доплату: 3 основных способа
Закон (ст․ 151‚ 60․2 ТК РФ) не устанавливает фиксированный размер доплаты‚ он определяется коллективным договором‚ локальным нормативным актом (ЛНА) или доп․ соглашением․ На практике применяют:
| Способ | Суть расчета | Пример | Плюсы / Минусы |
|---|---|---|---|
| Разница окладов | Оклад отсутствующего минус оклад исполнителя (если оклад отсутствующего выше)․ | Оклад нач․ отдела: 100 000 руб․ Оклад менеджера: 60 000 руб․ Доплата = 40 000 руб․ | + Справедливо․ ⸺ Если оклад исполнителя выше — доплата 0 (нужен ЛНА)․ |
| Процент от оклада отсутствующего | Фиксированный % (часто 50–100%) от оклада/тарифной ставки отсутствующего․ | Оклад нач․ отдела 100 000 руб․ Доплата 50% = 50 000 руб․ | + Просто․ ⎯ Может быть ниже разницы окладов․ |
| Фиксированная сумма | Конкретная сумма в рублях‚ пропорционально отработанному времени․ | Доплата 30 000 руб․ в месяц․ | + Предсказуемо для бюджета․ ⸺ Риск несоответствия ст․ 151 ТК РФ (оплата за более высокую квалификацию)․ |
Критически важно: Размер доплаты не может быть ниже минимального‚ установленного отраслевым/региональным соглашением или ЛНА организации․ Если в ЛНА написано «не менее 50% тарифной ставки»‚ платить 30% — нарушение ст․ 151 ТК РФ (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ: для юрлиц 30–50 тыс․ руб․‚ для ИП 1–5 тыс․ руб․);
Специфика исполнения обязанностей Руководителя (Директора)
Передача полномочий Генерального директора (ИО Директора) — особый случай‚ так как директор — единственный орган управления (если нет коллегиального)․
- Основа: Решение учредителей (Протокол собрания / Решение единственного участника) + Доп․ соглашение с исполнителем (если это сотрудник) или ГПХ/ТД (если внешний человек)․
- Доверенность: Исполнителю обязательно выдается нотариальная или простая письменная доверенность на право подписи документов‚ представление интересов в банках‚ налоге‚ судах․ Без доверенности банк не примет подпись ИО Директора в платежках․
- ЕГРЮЛ: Вносить изменения в ЕГРЮЛ (смену директора) не нужно‚ если это временное исполнение (менее года‚ без смены лица в реестре)․ Если назначается новый директор навсегда, вносить изменения в ЕГРЮЛ обязательно в течение 3 дней (ст․ 14 ФЗ-129)․
- Риски: ИО Директора несет полную ответственность за деятельность организации (административная‚ налоговая‚ субсидиарная по долгам при банкротстве)․ Требуйте подписания Договора о полной индивидуальной материальной ответственности․
Типичные ошибки и риски (Чек-лист для аудита)
- ❌ Ошибка: Нет письменного согласия работника (только устное или приказ «согласился»)․
✅ Правильно: Заявление от руки или подписанное согласие в Доп․ соглашении ДО начала работ․ - ❌ Ошибка: Доп․ соглашение подписано с опозданием (работник уже неделю работает за двоих)․
✅ Правильно: Документы готовы к дате начала отсутствия основного работника․ - ❌ Ошибка: Доплата не установлена или установлена «по желанию директора» без фиксации в ЛНА/Доп․ соглашении․
✅ Правильно: Сумма/формула прописана в Доп․ соглашении и ЛНА (Положении об оплате труда)․ - ❌ Ошибка: Исполнитель не ознакомлен с должностной инструкцией отсутствующего под роспись․
✅ Правильно: Лист ознакомления с ДИ — обязательный приложение к делу․ - ❌ Ошибка: В приказе написано «Назначить И․О․ Начальника отдела» (как перевод на должность)․
✅ Правильно: «Возложить исполнение обязанностей Начальника отдела временно отсутствующего работника․․․»․ - ❌ Ошибка: Внесена запись в трудовую книжку «Переведен на должность И․О․»․
✅ Правильно: Записей в ТК/СТД-Р НЕТ․
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Можно ли поручить обязанности работнику другой профессии/квалификации?
Да․ ТК РФ не запрещает это (ст․ 60․2)․ Главное, письменное согласие работника и соответствие доплаты труду более высокой квалификации (ст․ 151 ТК РФ)․ Однако для работ‚ требующих специальной допуска (электробезопасность‚ работа на высоте‚ краны‚ врачи)‚ исполнитель обязан иметь соответствующие удостоверения/сертификаты/аккредитацию․
Что делать‚ если отсутствующий работник уволился / продлил больничный / не вышел из отпуска?
Доп․ соглашение действует до фактического выхода․ Если работник уволился — Доп․ соглашение теряет силу в день увольнения (приказ о прекращении исполнения обязанностей издается в день увольнения)․ Если больничный продлен — Доп․ соглашение продолжает действовать (приказ не переиздается‚ если в нем написано «до выхода на работу»)․ Если срок Доп․ соглашения истек (указана конкретная дата)‚ а работник не вышел, нужно подписать новое Доп․ соглашение или продлить действующее доп․ соглашением․
Нужно ли платить доплату за выходные/праздники‚ если исполнитель их не работал‚ а отсутствующий работник в этот период все еще отсутствовал?
Доплата выплачивается за фактически отработанное время исполнения обязанностей (ст․ 151 ТК РФ)․ Если исполнитель в выходной день не выполнял чужую работу (а просто был в отдыхе по графику)‚ доплата за этот день не начисляется․ Исключение: если исполнитель реально работал в выходной по чужой должности (например‚ сменный график) — оплачивается как работа в выходной (двойная оплата по ст․ 153 ТК РФ + доплата за совместительство)․
Можно ли разделить обязанности одного отсутствующего между несколькими сотрудниками?
Да․ Заключаются отдельные Доп․ соглашения с каждым‚ в каждом прописывается конкретный перечень передаваемых функций (Приложение к Доп․ соглашению)․ Доплата делится пропорционально объему работы․
Резюме: алгоритм «Безопасное оформление за 1 день»
- Подготовить Доп․ соглашение (2 экз․) и Приказ заранее (за 2-3 дня до ухода сотрудника)․
- Получить письменное согласие исполнителя (подпись на Доп․ соглашении или отдельное заявление)․
- Ознакомить исполнителя с Должностной инструкцией отсутствующего под роспись․
- Подписать Доп․ соглашение (Работодатель + Работник)․
- Подписать Приказ (Руководитель + Согласующие)․
- Ознакомить исполнителя с Приказом под роспись ДО начала исполнения․
- Передать исполнителю доверенность / доступы / печати (под акт приема-передачи)․
- Настроить в 1С/Кадровой системе начисление доплаты по коду‚ раздельному от основного оклада․
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ Трудовое законодательство меняется (актуально на )․ Перед применением шаблонов рекомендуется согласовать их с юристом организации с учетом отраслевых соглашений и локальных нормативных актов․
Контакты для связи (пример):
Юридический департамент ООО «»
Тел․: +7 () —
E-mail: legal@․ru
Адрес: г․ ‚ ул․ ‚ д․ ‚ офис