Объяснительная записка — это официальный документ, в котором сотрудник излагает свою версию событий, причины поступка или бездействия. Работодатель вправе затребовать её в ситуациях, предусмотренных трудовым законодательством, а сам работник может написать её по собственной инициативе. Разберёмся подробно, когда и зачем это нужно.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная — это письменное пояснение работника по факту конкретной ситуации. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.
Основные случаи, когда требуется объяснительная
Нарушение трудовой дисциплины
- опоздание на работу;
- преждевременный уход с рабочего места (например, сотрудник ушёл раньше положенного времени);
- прогул — отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
- появление на работе в состоянии алкогольного или иного опьянения;
- отказ выполнять распоряжения руководителя.
Невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей
- срыв сроков выполнения задания;
- ошибки в документах, отчётах;
- невыполнение плана или норм выработки;
- причинение материального ущерба работодателю (порча имущества, недостача).
Нарушение внутренних правил организации
- несоблюдение дресс-кода;
- нарушение правил охраны труда и техники безопасности;
- использование рабочего оборудования в личных целях;
- разглашение конфиденциальной информации.
Конфликтные ситуации
Руководство может потребовать документ, поясняющий действия разных лиц, — например, при конфликте между сотрудниками, жалобе клиента или инциденте с участием нескольких работников. В этом случае объяснительные пишут все участники события.
Объяснительная по инициативе самого работника
Сотрудник может написать записку добровольно, чтобы:
- объяснить причины отсутствия (например, россияне, пропустившие работу из-за сложностей с вылетом рейса, задержки транспорта);
- подтвердить уважительность причины нарушения;
- зафиксировать свою позицию по спорному вопросу.
Виды объяснительных записок
- Оправдательные — когда сотрудник нарушил правила организации и объясняет причины (ушёл с работы раньше положенного времени, опоздал из-за аварии и т.д.).
- Поясняющие действия других лиц — когда работник описывает ситуацию, свидетелем которой стал, или поясняет действия коллег.
Как правильно оформить объяснительную
- Укажите адресата: должность и ФИО руководителя, например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.»
- Укажите автора: должность, подразделение, ФИО.
- Название документа — «Объяснительная записка».
- Изложите факты кратко, без эмоций и лишних деталей.
- Укажите дату и поставьте подпись.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Да, работник имеет право отказаться. Однако отказ не освобождает от дисциплинарного взыскания — работодатель просто составит акт об отказе и может применить взыскание на основании имеющихся данных. Поэтому чаще выгоднее изложить свою позицию письменно, особенно если причина нарушения была уважительной.
Объяснительная записка — важный инструмент защиты прав работника. Она требуется при опозданиях, прогулах, невыполнении обязанностей, нарушении внутренних правил и в конфликтных ситуациях. Грамотно составленная объяснительная с указанием уважительных причин может помочь избежать дисциплинарного взыскания или смягчить его.
Примечание: за консультацией по конкретной ситуации обращайтесь к юристу по трудовому праву или в инспекцию труда вашего региона (телефон горячей линии: 8-800-*—).