График отпусков — один из ключевых кадровых документов любой организации. Он определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам и обязателен как для работодателя‚ так и для сотрудников. В этой статье подробно разберём‚ в какие сроки необходимо составить и утвердить график отпусков‚ какие правила установлены Трудовым кодексом РФ и какие штрафы грозят за нарушение сроков.

Нормативная база: что говорит Трудовой кодекс

Основной документ‚ регулирующий порядок составления графика отпусков‚ — статья 123 Трудового кодекса РФ «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков». Согласно части 1 данной статьи:

• очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков;
• график утверждается работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• график должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления календарного года‚ на который он составлен.

Конкретный срок утверждения графика

Исходя из нормы статьи 123 ТК РФ‚ крайний срок утверждения графика отпусков — не позднее 17 декабря текущего года. Например:

• график отпусков на 2026 год необходимо было утвердить не позднее 17 декабря 2025 года;
• график отпусков на 2027 год нужно будет утвердить не позднее 17 декабря 2026 года.

Этот срок является обязательным для всех работодателей — как для организаций любой формы собственности‚ так и для индивидуальных предпринимателей‚ у которых есть наёмные работники.

Когда начинать составлять график

Законодательство не устанавливает дату начала работы над графиком‚ однако на практике кадровые специалисты рекомендуют приступать к его подготовке заблаговременно — в октябре — ноябре. Это связано с тем‚ что процесс включает несколько этапов:

1. Сбор пожеланий работников. Кадровая служба рассылает сотрудникам уведомления с просьбой сообщить предпочтительные даты отпуска на следующий год.
2. Составление проектов графиков по подразделениям. Если в компании много работников‚ практичнее составлять график по каждому структурному подразделению‚ а затем объединять данные в общий документ.
3. Согласование с профсоюзом (при его наличии) — на это отводится определённое время по правилам статьи 372 ТК РФ.
4. Корректировка и утверждение итогового документа приказом руководителя.

Важно помнить: хотя пожелания работников учитываются‚ график отпусков является односторонним актом работодателя. Окончательное решение о датах отпусков принимает руководство с учётом производственной необходимости.

Кого включать в график

При составлении графика необходимо внести всех работников‚ трудоустроенных на момент его утверждения‚ в т;ч.:

• сотрудников‚ которые планируют уволиться в следующем году (даже если они уже написали заявление и уйдут в январе) — это подтверждается Письмом Минтруда РФ от № 14-2/В-321;
• работников‚ находящихся в отпуске по уходу за ребёнком;
• новых сотрудников‚ принятых на работу в текущем году;
• работников‚ имеющих право на отпуск в удобное для них время (несовершеннолетние‚ многодетные родители‚ ветераны и др.).

Форма графика отпусков

Для оформления графика традиционно используется унифицированная форма Т-7‚ утверждённая Постановлением Госкомстата. Однако с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным — работодатель вправе разработать собственный бланк‚ закрепив его в учётной политике. В графике в любом случае должны быть указаны:

• структурное подразделение;
• должность (специальность‚ профессия) работника;
• фамилия‚ имя‚ отчество и табельный номер;
• количество календарных дней отпуска (основного и дополнительного);
• планируемая дата отпуска;
• графы для отметок о фактическом использовании и переносе отпуска.

Ответственность за нарушение сроков

Отсутствие графика отпусков или его утверждение с нарушением установленного срока является нарушением трудового законодательства. По статье 5.27 КоАП РФ предусмотрены следующие санкции:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размеры штрафов увеличиваются‚ а должностное лицо может быть дисквалифицировано.

Полезные рекомендации

• Ознакомьте всех работников с утверждённым графиком под подпись, для этого можно использовать лист ознакомления.
• Не позднее чем за две недели до начала отпуска извещайте каждого сотрудника о дате его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
• Храните утверждённые графики отпусков в течение установленного срока (как правило‚ 5 лет).
• При изменении дат отпуска оформляйте перенос документально, заявлением работника и приказом.

Итак‚ график отпусков на следующий календарный год необходимо утвердить не позднее 17 декабря текущего года — то есть за две недели до его наступления. Начинать работу над документом лучше заранее‚ чтобы успеть собрать пожелания сотрудников‚ согласовать проект и избежать спешки. Своевременное и грамотное составление графика отпусков позволит работодателю избежать штрафов‚ а работникам — планировать свой отдых с уверенностью.