Ежегодный оплачиваемый отпуск — это гарантированное Трудовым кодексом РФ (статья 114 ТК РФ) время отдыха работника с сохранением места работы и среднего заработка. Один из обязательных этапов кадрового оформления отпуска, уведомление работника о времени его начала. В этой статье разберём, зачем нужен этот документ, в какие сроки его вручают и как правильно составить.
Зачем нужно уведомление об отпуске
Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Уведомление выполняет несколько функций:
- подтверждает, что работодатель исполнил требование закона;
- информирует сотрудника о точных датах начала и окончания отдыха;
- служит доказательством в случае трудового спора или проверки ГИТ;
- позволяет избежать штрафа по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
Важно: если отпуск предоставляется по графику, заявление от работника не требуется — достаточно уведомления. Заявление пишется, когда сотрудник просит отпуск вне графика или переносит даты.
Сроки и способы вручения
Закон устанавливает минимальный срок — за 2 недели до начала отпуска. Способ уведомления работодатель определяет самостоятельно:
- вручение отдельного уведомления под подпись;
- ознакомление работника с приказом о предоставлении отпуска (форма Т-6), изданным за две недели до отдыха;
- добавление специальной графы для подписи в график отпусков;
- направление уведомления по электронной почте (если это закреплено в локальных нормативных актах).
Структура и содержание уведомления
Унифицированной формы уведомления не существует, поэтому документ составляется в свободной форме. Рекомендуется включить следующие элементы:
- Шапка с реквизитами организации (наименование, ИНН, адрес).
- Название документа: «Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска».
- Дата составления и исходящий номер.
- ФИО и должность работника.
- Даты начала и окончания отпуска, его продолжительность в календарных днях.
- Ссылка на график отпусков и статью 123 ТК РФ.
- Подпись руководителя или уполномоченного лица.
- Поле для подписи работника с датой ознакомления.
Образец уведомления о ежегодном оплачиваемом отпуске
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ИНН 7701567 / КПП 770101
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) —
УВЕДОМЛЕНИЕ № 12
о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
г. Москва