Актуальность информации: Данные основаны на официальных источниках (официальный сайт муниципального образования «Город Сарапул») на .
Общие сведения о структурном подразделении
Полное наименование: Управление по делам архивов Администрации города Сарапула.
Данное структурное подразделение является ключевым звением в системе сохранения исторической памяти и документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Сарапула Удмуртской Республики. Архив выполняет функции по комплектованию, учету, хранению и использованию документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, сформированных органами местного самоуправления, учреждениями и организациями города.
Руководство
- Начальник управления: Тощевикова Наталья Владимировна
Примечание: В соответствии с политикой конфиденциальности, персональные контактные данные руководителя (внутренние телефоны, личные почтовые ящики) не публикуются в открытом доступе. Связь с руководителем возможна через общие контакты управления.
Контактная информация и реквизиты
Для личного обращения, направления почтовых отправлений или телефонной консультации используйте следующие реквизиты:
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Почтовый адрес: | 427960, Удмуртская Республика, г. Сарапул, ул. Труда, д. 39, (номер кабинета/помещения уточняйте по телефону) |
| Телефон справочно-информационной службы / приемной: | 8 (34147) —02-06 (добавочный номер при необходимости) |
| Электронная почта (e-mail): | * (адрес скрыт для защиты от спама; актуальный адрес лучше уточнить на официальном сайте adm-sarapul.ru в разделе «Структура» → «Управление по делам архивов») |
| Официальный веб-ресурс: | Страница управления на сайте Администрации города Сарапула |
Основные задачи и функции
Деятельность Управления регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательством Удмуртской Республики и локальными нормативными актами Администрации города. Ключевые задачи включают:
- Комплектование архива: Прием документов, состав которых предусмотрен Положением об архивами, от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций (источников комплектования).
- Учет и обеспечение сохранности: Ведение государственной учетной документации (фондовые описи, инвентаризационные книги), создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность) для предотвращения порчи и утраты документов.
- Создание научно-справочного аппарата (НСА): Составление описей, указателей, каталогов, карточек учета, электронных баз данных для обеспечения оперативного поиска информации.
- Использование документов: Предоставление архивной информации гражданам и организациям, обеспечение доступа в читальном зале.
- Передача на постоянное хранение: Подготовка и передача документов, имеющих историческую, научную или иную общественную ценность, в государственные архивы Удмуртской Республики (в состав Архивного фонда РФ).
- Методическое руководство: Оказание помощи организациям города по вопросам делопроизводства, экспертизе ценности документов и формированию архивов на этапе временного хранения.
- Контроль: Проверка состояния делопроизводства в организациях — источниках комплектования архива.
Перечень предоставляемых муниципальных услуг
Управление по делам архивов оказывает муниципальные услуги на основании утвержденных Административных регламентов (Постановления Главы Администрации города Сарапула). Ниже приведены основные виды услуг:
Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов
Правовая основа: Постановление Главы Администрации города Сарапула от № 2382.
Формы предоставления результата:
- Информационные письма;
- Тематические перечни, подборки, обзоры архивных документов;
- Архивные справки;
- Архивные выписки;
- Архивные копии документов.
Основные тематические направления запросов:
- Подтверждение трудового стажа и заработной платы в ликвидированных/реорганизованных предприятиях, учреждениях, организациях города;
- Сведения о награждении медалями «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.», «Ветеран труда», ведомственными знаками, почетными грамотами;
- Сведения о репрессированных лицах: раскулачивании, лишении избирательных прав, конфискации имущества;
- Сведения о выделении земельных участков;
- Другие социально-правовые сведения, содержащиеся в архивных фондах.
Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам в читальном зале
Правовая основа: Постановление Главы Администрации города Сарапула от № 2717.
Результат услуги:
- Предоставление справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам;
- Выдача архивных документов (оригиналов или копий) для работы в читальном зале;
- Предоставление копий НСА и архивных документов;
- Выдача архивных справок и выписок по результатам личного исследования fonds.
Важно: Работа в читальном зале осуществляется в установленные часы приема посетителей. Правила пользования читальным залом обязательны для всех посетителей.
Оказание методической и практической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела
Правовая основа: Постановление Главы Администрации города Сарапула от № … (текст обрезан в источнике, актуальный номер уточняйте на сайте).
Направления деятельности:
- Консультации по вопросам архивного дела и делопроизводства (устные, письменные);
- Выдача методической литературы, рекомендаций, типовых номенклатур дел;
- Проведение семинаров, лекций, тренингов для архивистов и секретарей организаций, источников комплектования;
- Подготовка документов к экспертизе ценности (отбор к архиву/уничтожение):
Экспертиза документов проводится двумя уровнями комиссий:
- Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики — для организаций, являющихся источниками комплектования Управления.
- Экспертно-методическая комиссия Управления по делам архивов — для организаций, не являющихся источниками комплектования Управления (например, коммерческие структуры, НКО и др.).
Порядок обращения за услугами
- Личный визит: По адресу: г. Сарапул, ул. Труда, д. 39 (часы приема уточняйте по телефону 8 (34147) —02-06). Необходимо иметь при себе паспорт гражданина РФ. Для запросов о третьих лицах — документы, подтверждающие родственные отношения или полномочия (доверенность, свидетельство о рождении/браке и т.д.).
- Почтовое обращение: Направление письменного запроса на почтовый адрес управления (427960, Удмуртская Республика, г. Сарапул, ул. Труда, д. 39). В запросе обязательно указывать: ФИО полностью, дату и место рождения, адрес проживания, контактный телефон, суть запроса (что именно ищете, период, название организации).
- Электронное обращение: Через форму обратной связи на официальном сайте Администрации (adm-sarapul.ru) или на электронную почту управления (уточняйте актуальный адрес на сайте).
- Через портал Госуслуг: Часть услуг (например, справка о стаже) может быть доступна в виде субагентского соглашения через МФЦ или портал «Госуслуги» (раздел «Пенсионное обеспечение» / «Подтверждение стажа»).
Состав архивных фондов (краткая характеристика)
Фонды Управления по делам архивов формируются за счет документов:
- Органов городского самоуправления (Совет народных депутатов, Исполнительный комитет, Администрация, Дума города) — с 1918/1920-х годов по настоящее время;
- Муниципальных учреждений (образование, здравоохранение, культура, социальная защита, ЖКХ и др.);
- Ликвидированных и реорганизованных муниципальных предприятий и организаций;
- Личных фондов выдающихся жителей города, ветеранов труда и войны (по поступлению).
Хронологические границы: Документы хранятся, как правило, с 1920-х годов (ранние фонды могут быть неполными из-за исторических событий). Основной массив, советский и современный периоды.
Режим работы читального зала и приема граждан
Внимание! Режим работы может меняться. Ниже приведен типичный график, обязательно подтверждайте актуальное расписание по телефону 8 (34147) —02-06 перед визитом.
| День недели | Часы приема / работы читального зала |
|---|---|
| Понедельник – Четверг | 08:30 – 17:00 (перерыв 12:00 – 13:00) |
| Пятница | 08:30 – 16:00 (перерыв 12:00 – 13:00) |
| Суббота, Воскресенье | Выходной |
Примечание: В летний период (июнь-август) может устанавливаться сокращенный режим работы. Дни санитарной уборки читального зала (обычно последняя пятница месяца) — читальный зал не работает.
Нормативная база деятельности
Деятельность управления строится на следующих ключевых документах:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Закон Удмуртской Республики «Об архивном деле в Удмуртской Республике»;
- Постановление Правительства РФ от № 1384 «Об утверждении Положения о порядке формирования, ведения и хранения архивных фондов…»;
- Приказ Министерства культуры РФ от № 526 (типовые номенклатуры дел, сроки хранения);
- Постановления Главы Администрации города Сарапула (№ 2382, № 2717 и др. — Административные регламенты муниципальных услуг);
- Положение об Управлении по делам архивов Администрации города Сарапула (утверждено распоряжением Главы Администрации).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Как получить справку о стаже работы на предприятии, которое давно ликвидировано?
- Ответ: Обратитесь в Управление по делам архивов (ул. Труда, 39). Необходимо написать заявление (бланк выдается на месте или скачивается с сайта), приложить копию паспорта и документов, подтверждающих смену фамилии (если была). Срок предоставления услуги по регламенту — до 10 рабочих дней (в сложных случаях до 30 дней). Услуга для пенсионеров и ветеранов, как правило, бесплатна (уточняйте при подаче).
- Вопрос: Можно ли заказать справку удаленно, не приезжая в Сарапул?
- Ответ: Да. Направьте письменный запрос почтой «Почта России» (ценным письмом с вложением) на адрес: 427960, Удмуртская Республика, г. Сарапул, ул. Труда, д. 39. Обязательно укажите возвратный адрес и контактный телефон. Оплата за копирование/поиск (если платная) производится по реквизитам, которые вышлют в ответном письме, или через портал Госуслуг.
- Вопрос: Хранятся ли в архиве метрические книги (ЗАГС)?
- Ответ: Нет. Метрические книги (акты гражданского состояния до 1917 г. и ЗАГС после 1917 г.) хранятся в Архиве ЗАГС Удмуртской Республики (г. Ижевск) и в территориальных отделах ЗАГС. В Управлении по делам архивов Администрации города Сарапула храняться документы органов управления и муниципальных учреждений.
- Вопрос: Какие документы нужны для работы в читальном зале?
- Ответ: Паспорт гражданина РФ. При первом посещении заполняется «Заявка на пользование архивными документами» и «Обязательство о соблюдении правил пользования архивными документами». Работа ведется только карандашом, фотоаппараты/сканеры — по согласованию с администрацией (обычно разрешено безвспышечное фото для личных нужд).
- Вопрос: Я представляю коммерческую организацию. Куда сдавать документы на экспертизу?
- Ответ: Если ваша организация не является источником комплектования Управления (не муниципальная), экспертизу документов проводит Экспертно-методическая комиссия Управления по делам архивов. Необходимо заранее связаться по телефону 8 (34147) —02-06 для согласования срока заседания комиссии и получения требований к оформлению экспертных листов (акта отбора).
Управление по делам архивов Администрации города Сарапула играет системообразующую роль в сохранении документального наследия города. Оно обеспечивает реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации, затрагивающей их права и законные интересы (пенсионное обеспечение, жилищные права, реабилитация), а также осуществляет государственный контроль за состоянием делопроизводства в муниципальном секторе.
Для получения актуальной информации о сроках рассмотрения запросов, тарифах на платные услуги (ксерокопирование, сложные поиски) и изменениях в режиме работы рекомендуется заранее связаться по телефону 8 (34147) —02-06 или посетить официальный сайт adm-sarapul.ru.
Данная статья носит информационный характер. Официальные правовые последствия влекут только нормативные правовые акты и ответы Управления по делам архивов на конкретные обращения.