Управление документационного обеспечения (УДО) администрации города Твери является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим организацию делопроизводства, контроль исполнения поручений, работу с обращениями граждан и архивное дело на муниципальном уровне. Деятельность управления регламентируется уставом администрации, типовыми положениями о делопроизводстве и федеральным законодательством.

Основные направления деятельности

В компетенцию управления входит широкий спектр задач, направленных на обеспечение бесперебойной документационной поддержки органов местного самоуправления:

• Организация делопроизводства: ведение единого регистра входящей, исходящей и внутренней документации; контроль за соблюдением сроков рассмотрения документов; учет и хранение дел.
• Контроль исполнения: мониторинг выполнения поручений главы города, распоряжений администрации, решений городской Думы, а также поручений вышестоящих инстанций (Губернатора, Правительства области, Президента РФ).
• Работа с обращениями граждан: организация приема, регистрации, разбора и направления обращений (жалоб, предложений, заявлений) в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
• Архивное дело: формирование архивных фондов администрации, подготовка дел к передаче в государственный архив, выдача архивных справок и копий документов.
• Информатизация: сопровождение и развитие автоматизированных систем делопроизводства (АСД), внедрение электронного документооборота (ЭДО), обеспечение информационной безопасности.
• Канцелярское обеспечение: закупка и учет канцелярских товаров, бланков строгой отчетности, печатей и штампов.

Структура управления

Для эффективного решения поставленных задач Управление документационного обеспечения, как правило, включает в себя следующие отделы и сектора (точная структура может уточняться приказами главы администрации):

1. Отдел делопроизводства и контроля исполнения — «сердце» управления, обеспечивающее движение документов и контроль сроков.
2. Отдел работы с обращениями граждан и публичными связями — точка входа для обращений населения, организация личного приема граждан руководителями администрации.
3. Архивный сектор (или Отдел архивного дела и документационного обеспечения) — ответственен за формирование, хранение и использование архивных фондов.
4. Сектор (отдел) технического обеспечения и ЭДО — администрирование программного обеспечения делопроизводства, техническая поддержка пользователей.
5. Канцелярия (Сектор канцелярского обеспечения) — материально-техническое снабжение структурных подразделений администрации.

Режим работы и прием граждан

Важно различать режим работы самого управления (внутренний) и режим приема граждан специалистами отдела работы с обращениями.

Контактная информация

Для связи с Управлением документационного обеспечения администрации города Твери используйте следующие каналы связи (персональные данные руководителей и внутренние номера замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности):

• Телефон приемной / справочной УДО: +7 (4822) ‑‑* (многоканальный)
• Телефон отдела работы с обращениями граждан (горячая линия/приемная): +7 (4822) ‑‑*
• Телефон архивного сектора (справки, копии документов): +7 (4822) ‑‑
• Электронная почта управления (общая): udo@admin.*.ru (или аналогичный домен администрации)
• Электронная почта для обращений граждан: obr@admin..ru
• Официальный сайт администрации: .ru» target=»_blank» rel=»noopener»>www.admin..ru (раздел «Структура» -> «Управление документационного обеспечения»)
• Портал «Госуслуги» / «Решаем вместе»: подача обращения в электронном виде через личный кабинет или раздел «Обращения к руководителю».

Как подать обращение в Управление

Гражданин имеет право обратиться в администрацию города Твери несколькими способами:

Личный прием

Необходимо заранее записаться на прием к руководителю администрации или его заместителям, курирующим вопросы, через портал «Госуслуги», по телефону приемной +7 (4822) ‑‑ или на информационной стойке здания администрации. При себе обязательно иметь паспорт и пакет документов по сути вопроса.

Электронная форма (Портал «Госуслуги» / Сайт администрации)

Самый быстрый способ. На сайте admin..ru в разделе «Обращения граждан» заполняется форма. Ответ приходит в личный кабинет или на почту. Срок рассмотрения — до 30 дней (для сложных вопросов с продлением до 15 дней с уведомлением).

Почтовое отправление

Адрес для почтовой корреспонденции:
170000, г. Тверь, пл. , д. , Администрация города Твери, Управление документационного обеспечения.
Рекомендуется отправлять ценным письмом с вложением и описью вложения.

Через терминалы / Ящики для обращений

В здании администрации (в холле первого этажа) установлены информационные киоски и ящики для письменных обращений, которые опечатываются и регистрируются ежедневно.

Архивные справки и копии документов

Одной из востребованных услуг является выдача архивных справок (о стаже, зарплате, награждениях и т.д. для периодов до 2000-х годов, если фонды переданы в ГАТО) и копий документов.

Порядок получения:

1. Подача заявления (на месте или по почте/ЭДО) с указанием цели получения справки.
2. Предъявление паспорта (доверительное лицо — нотариальная доверенность).
3. Оплата госпошлины (если предусмотрено законодательством, часто справки для пенсионного фонда бесплатны).
4. Готовность — в срок до рабочих дней (уточняйте у архивариуса по тел. +7 (4822) ‑‑*).

Важно: Если архивные фонды конкретного предприятия или организации переданы в Государственный архив Тверской области (ГАТО) (ул. , д. ), справку необходимо заказывать там. УДО администрации хранит фонды только самой администрации и ликвидированных муниципальных учреждений, переданных по актам администрации.

Нормативная база деятельности

Работа управления строится на следующих ключевых документах:

• ФЗ от № 122-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• ФЗ от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
• Постановление Правительства РФ от № 1360 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах…» (применяется по аналогии/методическим рекомендациям в МО).
• Устав города Твери.
• Положение об Управлении документационного обеспечения администрации города Твери (утв. приказом главы города № * от .*.202).
• Инструкция по делопроизводству в администрации города Твери.

Внедрение электронного документооборота (ЭДО)

В администрации города Твери активно развивается система электронного документооборота. На текущий момент:

• Переведено в электронный вид % входящей и исходящей корреспонденции.
• Используется система (напр., «Дело», «1С:Делопроизводство», «Контур.Экстерн» или региональная СЭД) для внутреннего согласования проектов приказов, распоряжений и поручений.
• Обеспечен обмен электронными документами с Правительством Тверской области, городской Думой и контролирующими органами через СМЭВ и региональные шлюзы;
• Работает модуль «Контроль исполнения», позволяющий в режиме реального времени отслеживать этапы выполнения поручений головой города.

Переход на «безбумажное» делопроизводство позволяет сократить сроки согласования документов на ‑% и минимизировать риск утери бумажных носителей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Управление документационного обеспечения администрации города Твери играет системообразующую роль в обеспечении законности, прозрачности и эффективности работы городской власти. Грамотная организация делопроизводства, оперативный контроль исполнения поручений и открытый диалог с населением через механизм обращений граждан — залог качественного управления территорией.

Для получения актуальной информации о реквизитах, изменении режима приема или нововведениях в ЭДО рекомендуется регулярно посещать официальный сайт администрации города Твери или связываться с приемной управления по указанным выше телефонам.

Примечание: В статье контактные данные (телефоны, номера кабинетов, конкретные ФИО руководителей, номера приказов) частично замаскированы символами * в целях информационной безопасности и защиты персональных данных. Для получения точных актуальных реквизитов обратитесь на официальный портал администрации или по телефону справочной.