Оформление трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей работодателя. Ошибки в ведении учетных документов могут привести к штрафным санкциям, спорам с сотрудниками и проблемам при расчете стажа. В данной статье подробно разберем, как правильно написать акт на приемку-передачу, списание или уничтожение трудовых книжек, опираясь на актуальную законодательную базу и судебную практику на .
Нормативная правовая база
Вся процедура ведения, хранения и оформления актов по трудовым книжкам регулируется следующими основными документами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 66, 67, 303 (обязательность ведения, сроки выдачи).
- Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…».
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек…».
- Федеральный закон от № 439-ФЗ о внесении изменений в ТК РФ (переход на электронные трудовые книжки — ЭТК).
Важно: С 1 января 2021 года ведение бумажных трудовых книжек сохраняется только для сотрудников, трудоустроенных до этой даты и не написавших заявление о переходе на ЭТК. Для новичков учет ведется исключительно в электронном виде (Сведения о трудовой деятельности — СТД).
Основные виды актов по трудовым книжкам
В кадровой практике выделяют три основных типа актов, каждый из которых имеет свои особенности оформления:
- Акт приема-передачи трудовых книжек — оформляется при смене ответственного лица (кадровика), реорганизации компании, передаче в архив.
- Акт на списание (уничтожение) трудовых книжек и вкладышей — составляется при обнаружении брака, порчи бланков или истечении сроков хранения невостребованных документов.
- Акт об отказе в получении трудовой книжки, нужен, если сотрудник не явился за документом в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
Акт приема-передачи трудовых книжек: пошаговая инструкция
Данный документ фиксирует факт передачи ответственности за сохранность бланков строгой отчетности. Единой утвержденной формы (как бланк ГОЗНАК) не существует, поэтому используется свободная форма, разработанная локальным нормативным актом (ЛНА) организации.
Обязательные реквизиты акта
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и сложившейся практике, в акт должен войти:
- Наименование документа («Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним»).
- Дата составления и место (город).
- Основание (приказ о смене ответственного лица, акт инвентаризации).
- Состав комиссии (ФИО, должности председателя и членов — ФИО скрыты: И.И. Ивв, П.П. Пев).
- Перечень передаваемых ценностей (табличная часть).
- Подписи передавшего, принявшего и членов комиссии с расшифровкой.
- Печать организации (при наличии).
Заполнение табличной части
В таблице указываются детали каждой книжки/вкладыша:
| № п/п | Серия, номер ТК/вкладыша | ФИО владельца (если выдана) | Состояние (новая/заполненная/брак) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 75-* 123456 | Ивв И.И. | Заполненная | Выдана |
| 2 | 75- 123457 | — | Новая (бланк) | На хранении |
Примечание: Серии, номера и фамилии в примере частично замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.
Процедура скрепления и заверения
Все листы акта следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать (если организация использует печати) и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.
Количество листов пишется прописью и цифрами (например: «Стоит на 3 (три) листах»).
Акт на списание (уничтожение) бланков трудовых книжек
Списание производится в обязательном порядке в следующих случаях:
- Обнаружение дефектов бланков (помарки, порванные страницы, отсутствие водяных знаков).
- Истечение срока хранения невостребованных трудовых книжек (по истечении 50 лет с момента последней записи, если работник не явился за ними).
- Ликвидация организации (передача в архив вместо уничтожения).
Порядок действий
- Издать приказ об образовании комиссии по списанию.
- Провести инвентаризацию бланков на складе/в сейфе.
- Составить акт в 2-х экземплярах (один у комиссии, второй в архив/бухгалтерия).
- Физически уничтожить бланды (шредером или сжиганием) в присутствии комиссии.
- Внести запись в журнал учета движений бланков строгой отчетности (форма Т-301 или аналогичная).
Примерный перечень моментов для отражения в акте на списание
Хотя жестко регламентированного перечня нет, практика выработала обязательный набор данных:
- Причина списания (брак, порча, срок хранения).
- Серии и номера списываемых бланков (диапазон или поштучно).
- Количество экземпляров.
- Способ уничтожения.
- Дата и время уничтожения.
Акт об отказе в получении трудовой книжки
Если в день увольнения сотрудник не явился за ТК, работодатель обязан направить письменное уведомление (заказным письмом с вложением) с предложением получить документ или дать согласие на отправку почтой. Если сотрудник игнорирует уведомление или пишет официальный отказ — составляется Акт об отказе в получении трудовой книжки.
Структура акта об отказе:
- Шапка: наименование организации.
- Название: «Акт об отказе в получении трудовой книжки № ___ от ___».
- Состав комиссии (не менее 3 человек).
- Суть факта: «Комиссия установила, что гражданин ФИО (маскировано: Пет*в П.П.), уволенный по приказу № ___ от ___, в установленный срок не явился за трудовой книжкой. Уведомление направлено заказным письмом № ___ от ___, получено/возвращено с пометкой…».
- Меры, принятые работодателем (направление письма, телефонный звонок, телефон: +7 () —).
- Подписи комиссии.
После составления акта ТК кладут в конверт, склеивают, подписывают через клей и хранят в сейфе до появления сотрудника или направления в архив по истечении срока хранения.
Особенности заполнения записей в самой трудовой книжке
Перед составлением акта передачи/списания убедитесь, что записи в книжках верны. Напомним ключевые правила (Правила ведения, Инструкция Минтруда):
- Заполнение производится ручкой чернила черного, синего или фиолетового цвета (гелевая/шариковая), без пробелов и сокращений (кроме общепринятых: г., ул., д., кв., ТК РФ).
- На титульном листе: ФИО, дата рождения, образование, профессия/специальность по документам. Подпись владельца и ответственного лица, печать.
- Раздел «Сведения о работе»: порядковый номер, дата приема (число, месяц прописью, год), наименование организации (полное или сокращенное по уставу), основание (приказ №, дата).
- Раздел «Сведения о награждениях»: вносится на основании приказа/постановления.
- Запись об увольнении: обязательна ссылка на статью, часть, пункт ТК РФ (например: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и акты
С переходом на ЭТК (СТД) роль бумажных актов трансформируется:
- Акты приема-передачи бумажных бланков по-прежнему нужны для учета бланков строгой отчетности (формы ГОЗНАК), которые остаются на балансе у работодателя для «старых» сотрудников.
- Акты на списание бланков актуальны при списании неиспользованных запасов.
- Для ЭТК/СТД акты не составляются, обмен данными происходит через оператора ЭТК (ПФР/СФР) и личный кабинет работодателя. Выписка из СТД выдается сотрудником на руки или в МФЦ/Госуслугах.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить/избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие акта при смене кадровика | Невозможно установить виновного при пропаже бланков; штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ | Обязательно проводить инвентаризацию и составлять акт при каждой смене МОЛ |
| Помарки и корректировки в акте без заверения | Документ признается недействительным для бухучета и суда | Переписать акт заново; помарки не допускаются |
| Несверка серий/номеров в акте с журналом учета (Т-301) | Расхождения при проверках ГИТ/СФР | Проводить сверку «в трех лицах» (старый МОЛ, новый МОЛ, председатель комиссии) |
| Пропуск графа «Количество листов» при скреплении нитью | Риск подмены листов акта | Всегда указывать: «Стоит на N (N) листах, прошито, пронумеровано, скреплено нитью, запечатано» |
Хранение актов
Сроки хранения устанавливаются в Архивной политике организации (утверждается руководителем):
- Акты приема-передачи ТК: 50 лет (как документы по учету рабочего времени и зарплаты) или 75 лет (для ликвидированных организаций).
- Акты на списание бланков: 5 лет (по истечении которых уничтожаются по акту).
- Акты об отказе в получении: хранятся вместе с невыданной ТК до передачи в архив (50/75 лет).
Грамотное оформление актов по трудовым книжкам — залог безопасности организации при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ) и Судебных приставов. Используйте следующий чек-лист перед подписанием любого акта:
- [ ] Есть приказ об образовании комиссии?
- [ ] Все листы пронумерованы и скреплены нитью?
- [ ] Указано количество листов (цифрами и прописью) на последней странице?
- [ ] Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО, должность)?
- [ ] Серии и номера бланков в акте совпадают с журналом учета Т-301?
- [ ] Причина составления акта обоснована и понятна?
- [ ] Печать поставлена (если предусмотрена Уставом) на скреплении нити?
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов РФ актуальных на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к квалифицированному трудовому юристу. Контактные данные специалистов: тел. +7 () —, e-mail: *@*.ru.