Оформление записи об увольнении — одна из самых ответственных процедур в кадровом делопроизводстве. Ошибки в формулировке, неправильная ссылка на статью ТК РФ или нарушение сроков вручения документа могут привести к штрафам для организации, судебным искам со стороны сотрудника и необходимости исправлять запись в судебном порядке. В данной статье подробно разберем алгоритм действий, нормативную базу и частые ошибки актуальные на .

Нормативная правовая база

Главные документы, регулирующие процедуру:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 84 (сроки и порядок расчета), ст. 84.1 (выдача трудовой книжки), ст. 193 (мотивация записи).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…» (Правила № 225) — основной регламент заполнения бланка.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек…», детальные методические рекомендации.
• Федеральный закон от № 211-ФЗ — введение электронных трудовых книжек (ЭТК).

Подготовительный этап: приказ об увольнении

Запись в трудовой книжке делается исключительно на основании приказа (распоряжения) работодателя (п. 5 Правил № 225); Без приказа запись недопустима.

Основные основания (статьи ТК РФ) и коды (по ОКТМО/Справочнику СФР):

Важно: Ссылка на статью ТК РФ в записи должна быть точной (указывать часть, пункт, статью). Общие формулировки вроде «ст. 81 ТК РФ» без указания пункта считаются ошибкой.

Алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе» (Раздел III)

Запись вносится в первый свободный номер по порядку. Запрещено оставлять пустые строки.

Графа 1: Порядковый номер записи

Поставьте следующий натуральный номер после последней записи о приеме/переводе/увольнении.

Графа 2: Дата записи

Дата увольнения = Дата последнего рабочего дня. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Это день, когда сотрудник должен получить трудовую книжку и окончательный расчет.

Графа 3: Сведения о работе (Самая важная графа)

Формула: «Уволен [основание] (статья ТК РФ)».

• Слово «Уволен» пишется с заглавной буквы.
• Основание пишется строчными буквами (кроме названий собственных).
• Ссылка на статью ТК РФ дается в скобках.
• Запрещено: писать «по статье…», «в соответствии с…», указывать номер приказа, дату приказа, ФИО директора в этой графе.

Примеры правильных записей:

1. Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
2. Уволен по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
3. Уволен в связи с ликвидацией организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)
4. Уволен за прогул (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Графа 4: Наименование и номер документа-основания

Указываются реквизиты приказа об увольнении:

• Наименование: Приказ (или Распоряжение).
• Номер приказа.
• Дата приказа (ДД.ММ.ГГГГ).

Пример: Приказ № 125-ОД от

Особенности оформления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2020 года для большинства работников ведется ЭТК (СТД-Р). Бумажная ТК ведется только по заявлению сотрудника, принятого до 2020 года.

Порядок действий для ЭТК (СТД-Р):

1. Кадровый специалист формирует СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) за отчетный месяц.
2. В блоке «Сведения о приеме/увольнении» указывается код основания увольнения (по справочнику СФР) и дата.
3. СЗВ-ТД сдается в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения (последнего рабочего дня).
4. Сотруднику выдается СТД-Р (Справка о трудовой деятельности работника) — аналог выписки из бумажной ТК. Выдается в день увольнения или в течение 3 дней по требованию.

Ключевое отличие: В ЭТК нет «граф», есть структурированные данные XML. Ошибка в коде основания (например, указали «3» вместо «31» для п. 3 ч. 1 ст. 77) приведет к отказу СФР в приеме отчета.

Сроки вручения и расчета (Ст. 84, 140 ТК РФ)

• День увольнения (последний рабочий день): Вручение трудовой книжки (или СТД-Р), выдача копии приказа под роспись, полный расчет (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, прочие выплаты).
• Если сотрудник не явился: Работодатель обязан направить письменное уведомление (заказным письмом с вложением) на адрес регистрации/проживания с предложением получить ТК или дать согласие на отправку почтой. Адрес получателя: *.
• Отправка почтой: Только с письменного согласия сотрудника (на бумаге или через ЭДО/Госуслуги). Отправляется ценным посылкой с объявленной ценностью.

Частые ошибки и их последствия

Ошибка 1: Несоответствие формулировки приказа и записи в ТК

Пример: В приказе: «Уволить по соглашению сторон». В ТК: «Уволен по собственному желанию».

Последствие: Запись недействительна, сотрудник может оспорить увольнение в суде. Исправляется только заказом о приведении записи в соответствие с приказом.

Ошибка 2: Указание несуществующей или не той статьи

Пример: Увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (собственное желание), а в записи указана ст. 81 ТК РФ.

Последствие: Нарушение ст. 193 ТК РФ (мотивация). Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц за повторное нарушение).

Ошибка 3: Запись от руки с исправлениями/зачеркиваниями

Правило (п. 16 Инструкции № 69): Исправления в трудовой книжке недопустимы. Если ошиблись — заводится новая ТК (для бумажной) или корректируется СЗВ-ТД (для ЭТК).

Ошибка 4: Поздняя сдача СЗВ-ТД

Сдача после срока (следующий рабочий день) влечет штрафы по ст. 14.5 КоАП РФ (для должностных лиц, до 20 000 руб., для юрлиц — до 50 000 руб.).

Процедура исправления ошибочной записи (Бумажная ТК)

Если ошибка обнаружена до вручения ТК сотруднику:

1. Строку с ошибкой зачеркивают тонкой линией так, чтобы текст оставался читаемым.
2. Справа или выше пишут: «Запись № N недействительна».
3. В следующей свободной строке делают правильную запись со следующим порядковым номером.
4. В графе 4 правильной записи указывают приказ об увольнении И приказ/служебную записку об исправлении.

Если ТК уже выдана сотруднику: исправление возможно только по месту работы (текущему или бывшему) на основании приказа. Сотрудник должен предъявить ТК. В графе 3 пишут: «Запись № N от ДД.ММ.ГГГГ недействительна. Уволен [правильная формулировка]».

Образец заполнения страницы (Визуализация)

Чек-лист кадровому специалисту перед вручением

• [ ] Приказ об увольнении подписан руководителем, ознакомлен сотрудник (или отказ зафиксирован актом).
• [ ] Дата в графе 2 совпадает с датой приказа и последним рабочим днем.
• [ ] Формулировка в графе 3 дословно соответствует пункту статьи ТК РФ.
• [ ] В графе 4 указан номер и дата приказа об увольнении (не приема на работу!).
• [ ] Подпись ответственного лица (кадрового специалиста) и печать (если используется) в графе 4 или на обороте вставки.
• [ ] Расчетная ведомость (Т-51/Т-53) подготовлена, деньги перечислены/выданы.
• [ ] СЗВ-ТД сдан в СФР (для ЭТК) в срок.
• [ ] Выдана СТД-Р (для ЭТК) или вручена бумажная ТК под роспись в журнале учета движения ТК (форма Т-3).
• [ ] Сотрудник ознакомлен с записью под роспись (в журнале или на листе ознакомления).

Ответственность работодателя

Нарушение правил оформления, сроков выдачи ТК/СТД-Р или сдачи СЗВ-ТД влечет:

• Административную: ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы до 50 000 руб. для юрлиц, до 20 000 руб. для ИП/должностных лиц; за повтор — дисквалификация до 3 лет или штраф до 100 000 руб.).
• Материальную: выплата среднего заработка за каждый день задержки вручения ТК/расчета (ст. 234 ТК РФ).
• Моральный вред: компенсация по решению суда.

Грамотное оформление записи об увольнении — залог отсутствия трудовых споров и проверок со стороны ГИТ и СФР. Главные принципы: строгое соответствие приказу, точность ссылки на норму ТК РФ, соблюдение сроков и аккуратность заполнения. Переход на ЭТК (СТД-Р) упростил архивирование, но повысил требования к точности кодов в отчетности СЗВ-ТД. Рекомендуется использовать проверенные кадровые программы (1С:ЗУП, Контур.Экстерн и др.) с автоматическими контролями заполнения.

Статья подготовлена на основании действующего на законодательства РФ. Данная информация носит справочный характер. В сложных случаях (увольнение за кураторство, расторжение по инициативе работодателя с риском суда) рекомендуется консультация с трудовой юристом. Контакты юриста: тел. , email: @*.ru