Технический секретариат приемной комиссии, это структурное подразделение образовательной организации (вуза, колледжа, техникума), обеспечивающее организационно-техническое и информационное сопровождение процесса приема граждан на обучение․ В отличие от самой приемной комиссии, которая принимает коллегиальные решения, секретариат занимается операционной деятельностью: приемом документов, ведением баз данных, организацией вступительных испытаний и взаимодействием с абитуриентами․

Правовая основа деятельности

Деятельность технического секретариата регламентируется:

• Федеральным законом от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ст․ 55, 62, 63);
• Приказом Минобрнауки России от № 1042 (Правила приема на обучение в образовательные программы высшего образования);
• Приказом Минпросвещения России от № 85 (Правила приема на обучение в образовательные программы среднего профессионального образования);
• Локальными нормативными актами организации: Положением о приемной комиссии, Положением о техническом секретариате, Приказом о составе приемной комиссии․

Основные функции и полномочия

Ключевая задача секретариата — обеспечение прозрачности, оперативности и законности приемной кампании․ Основные функции включают:

Информационно-справочная работа

• Консультирование абитуриентов по вопросам правил приема, сроков подачи документов, перечня вступительных испытаний, проходных баллов прошлых лет․
• Обеспечение актуальности информации на официальном сайте организации в разделе «Абитуриенту» (расписание работы приемной комиссии, контакты, демо-версии тестов, списки зачисленных)․
• Организация работы «горячей линии» и приемных пунктов (в т․ч․ удаленных)․

Прием и учет документов

• Прием заявлений и пакетов документов в личном порядке, через уполномоченных лиц, по почте и через Единый портал госуслуг (ЕПГУ / «Госуслуги»)․
• Первичная проверка комплектности и правильности оформления документов (паспорт, документ об образовании, СНИЛС, фото, документы о льгах/индивидуальных достижениях)․
• Регистрация абитуриентов в автоматизированной информационной системе (АИС) приемной комиссии (например, АИС «Прием», «Абитуриент», 1С:ХроноГраф и др․)․
• Формирование личных дел абитуриентов (бумажных и/или электронных)․

Организация вступительных испытаний

• Составление расписания вступительных испытаний (ЕГЭ, внутренние экзамены, творческие конкурсы, собеседования) и согласование его с приемной комиссией․
• Формирование списков абитуриентов, допущенных к испытаниям (с учетом льгот, целевого приема, квот)․
• Обеспечение аудиторий, технических средств, бланков, печатей для проведения экзаменов․
• Координация работы наблюдателей и видеонаблюдения (согласно требованиям приказа № 1042)․

Обработка результатов и формирование конкурсных списков

• Внесение результатов вступительных испытаний в АИС;
• Расчет конкурсных баллов (сумма баллов ЕГЭ/внутренних экзаменов + баллы за индивидуальные достижения)․
• Формирование рейтинговых (конкурсных) списков по каждому направлению подготовки/специальности и форме обучения․
• Подготовка проектов приказов о зачислении/об отказе в зачислении для подписи руководителем организации․

Работа с оригиналами документов и зачислением

• Контроль сроков подачи оригиналов документов об образовании абитуриентами, включенными в конкурсные списки․
• Сверка данных оригиналов с данными заявлений․
• Формирование списков зачисленных и отправка данных в ФИС Единая государственная автоматизированная информационная система в сфере образования (ФИС ЕГАИСО / ФИС ФРДО)․
• Издача приказа о зачислении и выдача справок о зачислении․

Организационная структура и штатное расписание

Состав технического секретариата утверждается приказом руководителя организации․ Типовая структура включает:

1. Начальника (руководителя) технического секретариата, несет персональную ответственность за законность и сроки проведения приемной кампании, подписывает служебные записки, отчеты, взаимодействует с председателем приемной комиссии․
2. Старших специалистов / экспертов по приему, курируют отдельные направления (бакалавриат, магистратура, СПО, целевой прием, иностранные граждане), работают в АИС, проверяют документы на соответствие требованиям․
3. Специалистов-операционистов (секретарей), обеспечивают прием посетителей, ввод данных в системы, сканирование документов, рассылку уведомлений․
4. Системного администратора / IT-специалиста — отвечает за бесперебойную работу АИС, настройку личных кабинетов абитуриентов, интеграцию с ЕПГУ и ФИС, защиту персональных данных․
5. Архивиста / документоведа — ведет учет личных дел, передачу дел в архив по итогам кампании․

Примечание: В малых организациях функции нескольких должностей могут совмещать одно лицо․

Техническое и программное обеспечение

Современный технический секретариат не может работать без автоматизации․ Основной программный комплекс включает:

• АИС Приемной комиссии (функционал: личный кабинет абитуриента, личный кабинет члена приемной комиссии, модуль заочного приема, модуль конкурсных списков, выгрузка в ФИС)․
• Интеграция с ЕПГУ (прием электронных заявлений через «Госуслуги», получение согласий на зачисление)․
• Средства видеонаблюдения (IP-камеры в аудиториях экзаменов, сервер хранения записей не менее 1 года)․
• Сканеры, принтеры, МФУ для оцифровки документов и печати бланков/справок․
• Средства защиты информации (СЗИ) для работы с персональными данными (средства криптографической защиты, антивирусы, контроль целостности)․

Порядок работы с персональными данными

Технический секретариат является оператором персональных данных абитуриентов․ Обязательные меры:

• Наличие Политики обработки персональных данных, опубликованной на сайте․
• Получение согласия абитуриента на обработку ПДн (в заявлении или через ЕПГУ)․
• Обеспечение конфиденциальности: доступ к АИС разграничен по ролям (оператор видит только свою область, эксперт, свои направления, начальник — полный доступ)․
• Защита от утечек: запрет на вынос баз данных на съемные носители, шифрование бэкапов, учет инцидентов безопасности․
• Уничтожение/обезличивание данных абитуриентов, не зачисленных, по истечении установленных сроков хранения (обычно 5 лет после окончания приемной кампании, если иное не установлено архивным делом)․

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Типичные риски и меры по их минимизации

Отчетность по итогам приемной кампании

По завершении приемной кампании (обычно до 1 ноября текущего года) технический секретариат готовит сводный аналитический отчет для руководства организации и учредителя․ Отчет включает:

• Плановые и фактические цифры набора по направлениям/специальностям (бюджет/платное, очная/заочная)․
• Статистику по конкурсу (средний балл, проходной балл, количество заявлений на место)․
• Анализ выполнения квот (целевой прием, особые квоты, квота для иностранцев)․
• Сведения о работе заочного приема (ЕПГУ): доля электронных заявлений, отказы в ЭЦП․
• Информацию об апелляциях и результатах их рассмотрения;
• Сведения о нарушениях и принятых мерах․
• Финансовый отчет по расходам на приемную кампанию (реклама, расходники, оплата труда экспертов, техобслуживание АИС)․

Частые ошибки организации работы секретариата

1. Отсутствие регламентированных бизнес-процессов․ Работа «на память» или по устным инструкциям приводит к хаосу при смене сотрудников․
2. Недостаточная квалификация операторов․ Ошибки в кодах направлений (ФГОС), формах обучения, основаниях приема (без ЕГЭ, по итогам олимпиад)․
3. Игнорирование сроков ЕПГУ․ Несвоевременное рассмотрение электронных заявлений ведет к автоматическому согласованию или отказу, что оспаривается в суде․
4. Халатность при работе с оригиналами․ Потеря документов, отсутствие акта приема-передачи оригиналов от абитуриента․
5. Отсутствие резервного копирования АИС․ Риск потери всей базы абитуриентов за день до приказа о зачислении․

Контакты и реквизиты (пример заполнения)

Для размещения на сайте и в информационных стендах приемной комиссии:

• Адрес приемной комиссии: г․ , ул․ , д․ , корп․ , каб․
• Режим работы в приемную кампанию (пример): Понедельник–Пятница: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00), Суббота: 10:00–14:00․ Воскресенье, выходной;
• Телефон «Горячей линии» / Справочного бюро: +7 () —* (доб․ )
• E-mail приемной комиссии: pk@․ru / admission@․ru
• Сайт (раздел Абитуриенту): ․ru/abiturient»>https://․ru/abiturient
• Личный кабинет абитуриента: ․ru»>https://pk․․ru
• Начальник технического секретариата: * * (должность, ФИО полностью скрыты по требованию безопасности)

Эффективная работа технического секретариата приемной комиссии — залог успешной приемной кампании․ Это требует не только грамотного знания нормативной базы (Приказы № 1042, № 85), но и высокой IT-компетентности сотрудников, отлаженных бизнес-процессов, надежной технической инфраструктуры и строгого соблюдения законодательства о персональных данных․ Инвестиции в автоматизацию (АИС, интеграция с Госуслугами, видеонаблюдение) и регулярное обучение кадров минимизируют риски судебных споров и технических сбоев в самый ответственный период․

Данная статья носит обобщающий характер․ Конкретные регламенты, штатное расписание и локальные акты утверждаются в каждой образовательной организации самостоятельно в соответствии с действующим законодательством․