График отпусков, обязательный кадровый документ‚ который определяет порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации. В этой статье подробно разберём‚ как правильно составить и заполнить таблицу отпусков‚ приведём образец и практические рекомендации.
Что такое график отпусков и зачем он нужен
График отпусков (форма Т-7 или самостоятельно разработанная форма) — это документ‚ в котором фиксируется очерёдность ухода сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ‚ график обязателен как для работодателя‚ так и для работников.
Важно: график отпусков на 2026 год необходимо составить и утвердить за две недели до наступления нового года — то есть до 17 декабря 2025 года включительно. За нарушение этого срока работодателю грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Структура таблицы отпусков
Типовая форма Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от ) содержит следующие графы:
- Структурное подразделение — отдел‚ в котором работает сотрудник;
- Должность (специальность‚ профессия) — по штатному расписанию;
- Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
- Табельный номер;
- Количество календарных дней отпуска (основного и дополнительного);
- Дата запланированного отпуска;
- Фактическая дата отпуска;
- Основание перенесения (документ‚ номер‚ дата);
- Предполагаемая дата отпуска после переноса;
- Примечание.
Образец заполнения таблицы отпусков
Ниже приведён пример заполнения графика отпусков (персональные данные частично скрыты):
| Подразделение | Должность | Ф.И.О. | Таб. № | Дней | Дата по графику | Фактическая дата | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Иванова А. | 05 | 28 | — | ||
| Отдел продаж | Менеджер | Петров С. | 02 | 28 | Перенос по заявлению № * от | ||
| Производство | Инженер | Сидоров В. | 08 | 28 + 7 (доп.) | — | Вредные условия труда |
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Сбор пожеланий сотрудников
Работодатель вправе (но не обязан) учитывать пожелания работников о времени отпуска. Рекомендуется собрать заявления или провести опрос. Отдельные категории сотрудников имеют право на отпуск в удобное время: несовершеннолетние‚ многодетные родители‚ ветераны‚ доноры и др.
Шаг 2. Составление проекта графика
Кадровая служба формирует проект с учётом:
- непрерывности производственного процесса;
- права на дополнительные отпуска (вредные условия‚ ненормированный день‚ районы Крайнего Севера);
- возможности разделения отпуска на части (одна часть, не менее 14 календарных дней);
- неиспользованных отпусков прошлых лет.
Шаг 3. Согласование и утверждение
Проект согласовывается с руководителями подразделений и профсоюзом (при наличии)‚ после чего утверждается руководителем организации. Пример подписи: «Утверждаю‚ Директор ООО „“ Козлов Д.».
Шаг 4. Ознакомление работников
Сотрудников знакомят с графиком под подпись. За две недели до начала отпуска работнику направляется письменное уведомление.
Типичные ошибки при заполнении
- Утверждение графика позже установленного срока (после 17 декабря);
- Отсутствие в графике новых сотрудников‚ принятых в текущем году;
- Неучёт дополнительных отпусков;
- Отсутствие отметок о переносе отпуска и документов-оснований;
- Неознакомление работников с графиком под подпись.
Хранение документа
График отпусков хранится в организации 5 лет (с 2021 года срок увеличен с 3 до 5 лет согласно приказу Росархива № 236). Документ может вестись как в бумажном‚ так и в электронном виде.
Правильно составленная таблица отпусков помогает избежать трудовых споров‚ штрафов и сбоев в работе организации. Главное — утвердить график на 2026 год до 17 декабря 2025 года‚ учесть права льготных категорий работников и своевременно вносить изменения при переносе отпусков.