Областной государственный архив, это специализированное учреждение, обеспечивающее приём, хранение, учёт и использование документов Национального архивного фонда на территории соответствующей области. Ниже рассмотрим типовую структуру такого учреждения, его задачи и функции;

Общие сведения

Областные архивы, как правило, подчиняются главным управлениям юстиции областных исполнительных комитетов. Например, в Витебской области архивное дело курирует главное управление юстиции, расположенное по адресу: г. Витебск, ул. Пры, д. , индекс 215. Режим работы: Пн–Пт с 8:00 до 17:00 (перерыв 13:00–14:00), суббота и воскресенье — выходные дни. Телефон приёмной: +375 () —*.

Типовая структура областного архива

Структура областного архива формируется исходя из его задач и обычно включает следующие подразделения:

1. Администрация — директор архива (Иванов И. И.), заместители директора по научной работе и по административно-хозяйственной части, бухгалтерия.
2. Отдел комплектования и государственного учёта документов — осуществляет отбор и приём документов от организаций-источников комплектования, ведёт учёт фондов.
3. Отдел обеспечения сохранности документов — отвечает за физическую сохранность документов, проводит реставрацию, консервацию, страховое копирование.
4. Отдел научно-справочного аппарата (НСА), создаёт и совершенствует описи, каталоги, указатели и другие средства поиска документов.
5. Отдел информации и публикации документов — готовит сборники документов, справочные издания, организует выставки.
6. Читальный зал, обеспечивает работу исследователей с документами, выполнение запросов граждан и организаций.
7. Отдел информационных технологий — создаёт и ведёт информационно-поисковые системы, банки и базы данных по документам архива.
8. Архивохранилища, специально оборудованные помещения для постоянного хранения документов.

Задачи областного архива

• комплектование документами постоянного хранения организаций, источников комплектования архива;
• обеспечение сохранности и государственный учёт документов Национального архивного фонда;
• информационное обеспечение органов государственного управления, использование и публикация документов;
• подготовка и издание сборников документов, справочно-информационных изданий, организация выставок;
• создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных;
• ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, источниковедения, археографии, генеалогии и геральдики;
• координация деятельности организаций-источников комплектования в сфере архивного дела и делопроизводства;
• оказание консультативной помощи организациям частной формы собственности по вопросам накопления, учёта и хранения документов;
• государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства.

Основные функции

• постоянное хранение и государственный учёт документов Национального архивного фонда;
• меры по обеспечению сохранности документов: реставрация, консервация, страховое копирование;
• организация отбора и приёма документов, печатных, иллюстративных и иных материалов, дополняющих фонды;
• проведение экспертизы ценности документов, работа экспертно-методической комиссии по определению категории ценности документов (особо ценные, уникальные документы, документальные памятники);
• пополнение архива документами, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан;
• создание и совершенствование научно-справочного аппарата для оперативного использования документов;
• информирование государственных органов и организаций о составе и содержании документов архива.

Таким образом, структура областного архива строится по функциональному принципу: каждое подразделение отвечает за определённый этап работы с документами, от комплектования и приёма до хранения, научной обработки и предоставления информации пользователям. Подобная организация позволяет эффективно выполнять главную миссию архива — сохранение документального наследия для нынешнего и будущих поколений.

Примечание: конкретные адреса, фамилии сотрудников и телефоны в статье частично скрыты (*). Актуальные контактные данные следует уточнять на официальных сайтах соответствующих архивов и управлений юстиции.