Дата актуальности:

Архивное дело является фундаментальной сферой государственной деятельности, обеспечивающей сохранение документального наследия, прозрачность управления и защиту прав граждан. Нормативная база в этой области постоянно эволюционирует, адаптируясь к вызовам цифровизации и новым требованиям хранения электронных документов. В данной статье подробно разбираются ключевые законодательные акты двух стран Союзного государства — Российской Федерации и Республики Беларусь, регулирующие архивную сферу.

Законодательство Российской Федерации: Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Основополагающим документом, регулирующим отношения в сфере архивного дела в РФ, является Федеральный закон от N 125-ФЗ (в ред. от ). Закон принят Государственной Думой , одобрен Советом Федерации .

Структура и ключевые понятия

Закон определяет правовые, организационные и экономические основы деятельности по созданию, комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, формированию и использованию Архивного фонда Российской Федерации.

• Архивный фонд РФ — исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.
• Архивный документ — документ, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства.
• Сроки хранения — устанавливаются экспертизой ценности документов (постоянное, временное — до 10 лет, более 10 лет).

Основные принципы (ст. 3)

1. Законности.
2. Единства системы архивов и архивного фонда.
3. Доступности архивных документов для пользователей.
4. Обеспеченности сохранности архивных документов.
5. Федерализма в архивном деле.

Компетенция и управление (гл. II, III)

Государственное регулирование осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела (на данный момент — Росархивом), а также органами исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления.

Выделяются три уровня архивной сети:

• Федеральные архивы (подведомственны Росархиву).
• Архивы субъектов РФ.
• Муниципальные архивы.

Особое внимание уделяется архивам организаций (ведомственным), которые формируют документы, подлежащие передаче в государственные архивы.

Экспертиза ценности и сроки хранения (гл. IV)

Ключевым механизмом отбора документов является экспертиза ценности документов. Она проводится экспертными комиссиями организаций и государственными архивами. Результатом является акт экспертизы, на основании которого устанавливаются сроки хранения: постоянное или временное (с указанием года уничтожения или передачи в архив).

Использование архивных документов (гл. V)

Закон гарантирует право граждан и организаций на обращение в архивы. Устанавливаются:

• Порядок предоставления архивных документов (в читальных залах, в виде копий, дистанционно).
• Сроки хранения сведений, ограничивающих доступ (до 75 лет для сведений о частной жизни, 30 лет — гостайна и т.д.).
• Порядок выдачи архивных справок (правовое значение имеют для подтверждения стажа, прав на жилье, реабилитации и др.).

Актуальные изменения (2020–2023 гг.)

Последние редакции закона (ФЗ от , , , , , ) принесли существенные нововведения:

• Цифровизация: Законодательно закреплен правовой режим электронных архивных документов, порядок их формирования, хранения и использования с применением электронной подписи.
• Федеральная информационная система архивного дела (ФИС Арх): Создана для ведения единого госреестра архивных фондов, обеспечения дистанционного доступа пользователей к описям и документам.
• Архивные справки в электронном виде: Внедрен механизм получения справок через портал «Госуслуги» и личные кабинеты архивов.
• Защита персональных данных: Уточнены правила доступа к документам, содержащим ПДн, в соответствии с 152-ФЗ.

Контактная информация уполномоченного органа (Росархив)

Адрес: г. Москва, ул. Кржижского, д.
Телефоны: 7 (495) —, 7 (495) —**
Официальный ресурс: rosarkhiv.gov.ru (и КонсультантПлюс: consultant.ru для текста закона).

Законодательство Республики Беларусь: Закон № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»

В Республике Беларусь комплексное регулирование осуществляется Законом от № 323-З (в ред. от , № 5-2/3220). Принят Палатой представителей , одобрен Советом Республики .

Сфера действия и терминология (ст. 1, 2)

Закон регулирует отношения, связанные с обеспечением накопления, хранения, учета и использования документов независимо от вида носителя, включая электронные документы. Вводится четкая иерархия понятий:

• Национальный архивный фонд (НАФ), совокупность документов, подлежащих постоянному хранению (государственная и негосударственная части).
• Документы по личному составу, выделены в отдельную категорию с особым режимом хранения и передачи (важно для пенсионного обеспечения).
• Особо ценные и уникальные документы, получают усиленную защиту и учет.
• Копия на правах подлинника — правовой институт для документов, оригиналы которых находятся за границей или в частных руках.

Государственное регулирование (ст. 6, 7)

Управление осуществляется:

1. Президентом РБ.
2. Советом Министров РБ.
3. Республиканским органом госуправления в сфере архивного дела и делопроизводства (Департамент архивов и делопроизводства Министерства юстиции РБ).
4. Местными исполкомами (областные, Минский городской — структурные подразделения по архивам).

Ключевая задача — разработка и реализация единой государственной политики, контроль за соблюдением сроков хранения и порядка передачи в архивы.

Комплектование архивов и сроки хранения (ст. 4, 8–12)

• Госорганы и госорганизации обязаны передавать документы госчасти НАФ в госархивы по истечении сроков временного хранения (обычно 10–25 лет, для кадровых — до 75 лет).
• Негосударственные организации устанавливают перечни и сроки самостоятельно, но если они являются источниками комплектования госархивов — по согласованию с архивами.
• Представительства иностранных организаций обязаны передавать документы по личному составу в территориальные архивы при ликвидации.

Научно-техническая обработка и использование (гл. 4, 5)

Вводится обязательная научно-техническая обработка (экспертиза ценности, оформление, описание) перед передачей в архив. Использование документов НАФ бесплатно для граждан (в пределах установленных норм), для коммерческих целей — платно. Регламентирован порядок вывозу документов за пределы РБ (требуется разрешение республиканского органа).

Делопроизводство и электронный документ

Закон тесно переплетен с Законом РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Устанавливаются требования к делопроизводству в госорганах: единые системы регистрации, номенклатуры дел, применения ЭЦП. Департамент Минюста РБ утверждает типовые перечни документов со сроками хранения.

Последние изменения (2022–2026 гг.)

• Расширение полномочий архивов по приему электронных документов с ЭЦП.
• Уточнение ответственности за нарушение сроков передачи документов в архивы (административная, дисциплинарная).
• Внедрение единых информационных систем архивного фонда (АИС «Архивный фонд РБ»).

Сравнительный анализ и общие тренды

Ключевые вызовы современности

1. Цифровая трансформация: Переход на «безбумажное» делопроизводство требует обновления методик экспертизы, форматов долгосрочного хранения (PDF/A, XML) и средств верификации ЭЦП на длительной перспективе.
2. Объемы данных: Экспоненциальный рост документооборота требует автоматизации кассования (AI-помощники для экспертизы ценности).
3. Кибербезопасность: Защита архивных информационных систем от несанкционированного доступа и уничтожения (критическая инфраструктура).
4. Международное сотрудничество: Возврат архивов, цифровая репатриация, гармонизация стандартов описания (ISAD(G), RiC-CM).

Практическое значение для организаций и граждан

Для организаций (источников комплектования):

• Необходимость ежегодного утверждения номенклатуры дел со сроками хранения (по согласованию с архивом для госорганов/источников НАФ);
• Организация экспертизы ценности документов по истечении сроков хранения в деле (минимум раз в год).
• Своевременная передача документов в архивы (нарушение влечет штрафы по КоАП РФ / КоАП РБ для должностных лиц).
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, ИБ) до момента передачи.

Для граждан:

• Право на получение архивных справок для подтверждения стажа, прав на жилье, реабилитации, получения пенсии.
• Доступ к генеалогическим и историческим исследованиям (парничные книги, ревизские сказки, личные дела).
• Возможность дистанционного заказа справок и копий через порталы госуслуг (ЕПГУ РФ, Портал госуслуг РБ) и сайты архивов.

Законодательство в области архивного дела в РФ и РБ демонстрирует высокую степень унификации, обусловленную общими историческими корнями и интеграционными процессами в рамках Союзного государства. Оба закона (125-ФЗ и 323-З) прошли путь от регулирования исключительно бумажного документооборота к созданию полноценной правовой базы для цифровых архивов.

Главные векторы развития на 2026 год:

• Полная интеграция архивных информационных систем в экосистемы электронного правительства.
• Автоматизация рутинных операций (кассование, составление описей, выдача справок).
• Повышение открытости фондов при одновременном усилении защиты персональных данных и гостайны.

Знание статей этих законов необходимо не только архивистам, но и кадровым сотрудникам, юристам, секретарям и руководителям организаций любой формы собственности для правомерного ведения делопроизводства и избежания санкций за утрату документов Архивного/Национального фонда.

Нормативная база (список ключевых документов)

1. РФ: ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ).
2. РФ: Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении типовых перечней документов…» (и последующие изменения).
3. РФ: ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Основные термины и определения».
4. РБ: Закон от № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (ред. от ).
5. РБ: Закон РБ от № 276-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
6. РБ: Постановление Совета Министров РБ от № 488 «Об утверждении Положения о Департаменте архивов и делопроизводства Минюста».
7. Международные стандарты: ISO 15489 (Records management), ISO 16175 (Digital records management), RiC-CM (Records in Contexts).

Примечание: Тексты законов приведены в сокращенном виде для обзора. Для правоприменения необходимо использовать официальные актуальные редакции на правовых порталах (consultant.ru, garant.ru, pravo.by, etalonline.by).