Справка о наличии основных средств — это важный внутренний или внешний бухгалтерский документ, подтверждающий состав, стоимость и состояние основных фондов организации на определенную дату. Единой обязательной формы для всех случаев жизни не существует, однако существуют устоявшиеся стандарты оформления и специальные утвержденные формы для отраслевых задач.

Правовая природа и назначение документа

Согласно п. 4 Положения о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от № 34н), бухгалтерская справка относится к первичным учетным документам. Она содержит сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете.

Основные цели составления справки:

• Для банков и кредиторов: подтверждение платежеспособности и обеспечения кредитов (залога).
• Для страховых компаний: определение страховой суммы по имуществу.
• Для инвесторов и партнеров: обоснование благонадежности бизнеса.
• Для налоговых органов: в случае прекращения подачи декларации по налогу на имущество (например, при выбытии всех ОС или переходе на НПС/ЕСХН/Патент).
• Для внутреннего управления: анализ структуры внеоборотных активов, принятие решений о модернизации или реализации.

По сути, данная справка является выпиской из баланса (счета 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств»), детализированная по инвентарным номерам или группам.

Нормативная база и формы

Единая форма (для общего случая)

Для большинства коммерческих организаций единой обязательной формы не установлено. Организация разрабатывает свой бланк самостоятельно и утверждает его в учетной политике (ч. 4 ст. 9 ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Специальные утвержденные формы

Существуют отраслевые приказы, утверждающие строгие формы для специфических видов деятельности. Примером служит приказ Росрыболовства (ранее Минсельхоза/Минпромторга) о форме справки о наличии основных средств, технологического оборудования и других МТС по добыче и переработке рыбных ресурсов, а также технических средств для мелиорации и спасения молоди. Если ваша деятельность попадает под действие такого приказа, использование иной формы недопустимо.

Структура и обязательные реквизиты справки

Независимо от формы, в справке должны быть заполнены реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ для первичных документов:

1. Наименование документа: «Справка о наличии основных средств» или «Справка о балансовой стоимости основных средств».
2. Дата составления: день, месяц, год (например, ).
3. Наименование организации: полное или сокращенное наименование юрлица / ФИО ИП.
4. Содержание хозяйственной операции: перечень основных средств с характеристиками.
5. Количественные и стоимостные показатели: в натуральных и денежных единицах.
6. Должности лиц, составивших документ: обычно — главный бухгалтер / бухгалтер.
7. Подписи ответственных лиц: с расшифровкой (ФИО).
8. Печать организации: (при наличии, для ИП — по желанию).

Какие данные включать в табличную часть

Основные фонды в справке можно перечислить:

• По наименованию (поштучно): если количество объектов невелико.
• По группам: нежилые здания, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, инвентарь, переносные приборы и т.д. — для крупных предприятий.

Рекомендуемые колонки таблицы:

Примечание: Инвентарные номера, адреса хранения, ФИО МОЛ в примере выше скрыты маской (*) в соответствии с правилами конфиденциальности.

Как рассчитывается балансовая (остаточная) стоимость

Ключевой показатель справки — балансовая стоимость. Согласно п. 49 Положения об учете основных средств (Приказ Минфина РФ от № 34н):

Балансовая стоимость = Первоначальная стоимость – Накопленная амортизация

• Первоначальная стоимость — фактические затраты на приобретение, строительство, изготовление (без НДС, если он принят к вычету).
• Накопленная амортизация — сумма амортизации, начисленная за все периоды эксплуатации до даты справки.

Важно: в справку не включаются объекты, по которым уже принято решение о списании (выбытии) — продажа, ликвидация, передача в уставный капитал другой организации, физический или моральный износ с оформлением акта списания.

Образец заполнения (текстовый шаблон)

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «»
____________ /  /
«___» ___________ 202_ г.

СПРАВКА
о наличии основных средств на балансе на г.

Организация: ООО «»
ИНН/КПП:  / *
Адрес: *

--------------------------------------------------------------------------------| № | Инв. № | Наименование ОС | Первонач.стоимость | Амортизация | Баланс.стоимость |
--------------------------------------------------------------------------------
| 1 | * | Здание административно- | 10 500 000,00 | 2 100 000,00| 8 400 000,00 |
| | | хозяйственное (кад.№ )| | | |
| 2 |  | Автомобиль грузовой | 3 200 000,00 | 1 600 000,00| 1 600 000,00 |
| | | (гос. знак *) | | | |
| 3 | * | Оборудование серверное | 1 850 000,00 | 925 000,00 | 925 000,00 |
--------------------------------------------------------------------------------
| ИТОГО по организации: | 15 550 000,00 | 4 625 000,00 | 10 925 000,00 |
--------------------------------------------------------------------------------

Данные справки соответствуют данным синтетического учета (сч. 01, 02)
на г.
Составил: Бухгалтер ООО «»
_______________ /  /Главный бухгалтер:
_______________ / * /
М.П.

Особенности подготовки в 2026 году

• Переоценка ОС: Если в 2024–2025 годах проводилась переоценка (п. 15 ПБУ 6/01), в справке отражается переоцененная первоначальная стоимость и соответствующая переоцененная амортизация.
• Налог на имущество: С 2023 года налоговой базой для налога на имущество организаций является только кадастровая стоимость (для объектов, введенных в реестр) или среднегодовая остаточная стоимость (для остальных). Справка для налоговой инспекции при снятии с учета должна содержать основание прекращения обязанностей налогоплательщика (выбытие имущества).
• Электронный документооборот: Справка может быть сформирована в ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО) и подписана КЭП руководителя и гл. бухгалтера; Это придает ей полную юридическую силу без бумажного оригинала.

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие подписи гл. бухгалтера/руководителя. Документ не имеет юридической силы.
2. Расхождение с данными бухгалтерии (ОСВ/Ведомость ОС). Банк или налоговая могут запросить сверку.
3. Включение списанных/проданных объектов. Это искажает финансовое положение.
4. Игнорирование отраслевой формы. Если для вашего вида деятельности утверждена форма (например, рыболовство), использование произвольного бланка — нарушение.
5. Неактуальная дата. Справка действительна строго на дату ее составления (обычно 5–30 дней для банков).

Чек-лист перед передачей справки

• [ ] Проверена сверка с Оборотной ведомостью по счетам 01, 02 на дату справки.
• [ ] Исключены объекты с балансовой стоимостью 0 (если не требуется иначе).
• [ ] Указаны верные ОКОФ/Классификатор ОК 013-2014 (для статистики/налога).
• [ ] Подписи авторизованных лиц соответствуют карточке подписей в банке (если для банка).
• [ ] Наличие печати (если предусмотрено Уставом/учетной политикой).
• [ ] Конфиденциальные данные (ИНН физлиц, госномера, кадастровые номера) проверены на необходимость раскрытия конкретному адресату.

Грамотно составленная справка о наличии основных средств — это не просто формальность, а инструмент управления активами и подтверждения финансовой устойчивости. В 2026 году акцент делается на соответствии данных бухгалтерскому и налоговому учету, а также на использовании электронных форматов подписания. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте колонки под потребности вашей организации (добавьте кадастровые номера для недвижимости, госномера для ТС, коды ОКОФ) и утвердите бланк в Учетной политике.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-402, ПБУ 6/01, Приказ Минфина №34н) и судебной практики по состоянию на .