В практике архивного дела, судопроизводства и кадровой работы нередко возникает ситуация, когда подлинник документа изымается из дела (например, по запросу следственных органов, суда или для предъявления в другую инстанцию). Чтобы сохранить целостность дела и подтвердить факт существования документа, на его место помещается справка-заместитель документа, изъятого из дела. В данной статье мы подробно рассмотрим, что это за документ, когда он оформляется, какие реквизиты должен содержать, и приведём образец.

Что такое справка-заместитель

Справка-заместитель — это служебный документ, который временно или постоянно замещает в деле (папке, архивном фонде) изъятый подлинник. Она выполняет следующие функции:

• подтверждает, что документ существовал и был включён в состав дела;
• фиксирует причину, дату и основание изъятия;
• указывает, куда и кому передан оригинал;
• сохраняет непрерывность нумерации листов дела и целостность архивного описания.

Такая справка особенно важна при судебных разбирательствах, налоговых проверках, архивной сдаче документов и внутренних аудитах, поскольку отсутствие документа без объяснения может быть расценено как утрата или умышленное уничтожение.

Когда оформляется справка-заместитель

1. При изъятии подлинника по постановлению суда, следователя, дознавателя.
2. При передаче оригинала документа в другую организацию по официальному запросу.
3. При выдаче документа физическому лицу (например, оригинала трудовой книжки, диплома, личного заявления).
4. При передаче документов на экспертизу или в архив с заменой копиями.
5. При изъятии документа для восстановления, реставрации или копирования.

Обязательные реквизиты справки

Унифицированной формы справки-заместителя законодательно не установлено, однако на практике она должна содержать следующие сведения:

• наименование организации (или наименование суда, архива);
• дата составления и исходящий номер (при необходимости);
• наименование изъятого документа, его дата и номер;
• номер дела, тома, листы, на которых находился документ;
• причина и основание изъятия (реквизиты запроса, постановления);
• сведения о том, кому передан оригинал;
• информация о том, оставлена ли копия в деле;
• должность, подпись и расшифровка лица, составившего справку;
• при необходимости — отметка о сроке возврата документа.

Образец справки-заместителя

Ниже приведён примерный образец. Персональные данные, адреса и номера частично скрыты.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Адрес: 109, г. Москва, ул. Строителей, д. 1, стр. 2
ИНН 7723**, ОГРН 1127746

СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
документа, изъятого из дела

«15» марта 2025 г. № 12-З

Настоящая справка составлена в подтверждение того, что из дела № 45/2024 «Договоры поставки за 2024 год», том 1, листы 34–37, изъят подлинник следующего документа:

Договор поставки № 78/24 от , заключённый между ООО «Пример» и ООО «Партнёр» (ИНН 7710*), на 4 (четырёх) листах.

Основание изъятия: постановление следователя ОМВД России по району г. Москвы Иванова И.И. от № 45-* о производстве выемки в рамках уголовного дела № 1250**.

Подлинник документа передан представителю следственного органа по акту приёма-передачи. В деле оставлена заверенная копия изъятого документа на 4 листах.

Справка составлена в 2 экземплярах: один подшит в дело взамен изъятого документа, второй — передан в следственный орган.

Начальник отдела документационного обеспечения
_______________ / Петрова А.С. /

Исполнитель: Сидорова М.В., тел. +7 (495) -23—

Рекомендации по оформлению

• Справку следует подшивать строго на место изъятого документа с сохранением нумерации листов (либо с отметкой о перенумерации).
• Всегда оставляйте в деле заверенную копию изымаемого документа, если это не запрещено основанием изъятия.
• Фиксируйте факт передачи подлинника отдельным актом приёма-передачи или распиской получателя.
• При возврате документа делайте на справке отметку о возврате с датой и подписью ответственного лица.
• Храните справку в деле постоянно — даже после возврата оригинала она служит доказательством законности изъятия.

Справка-заместитель документа, изъятого из дела,, простой, но юридически значимый инструмент, обеспечивающий сохранность и прозрачность документооборота. Грамотно составленная справка защищает организацию от претензий при проверках и позволяет в любой момент проследить судьбу изъятого подлинника. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и требования запрашивающего органа.