Резерв на оплату отпусков, это оценочное обязательство‚ которое организация обязана формировать в бухгалтерском учете в соответствии с ПБУ 8/2010. Для обоснования суммы резерва бухгалтер составляет специальный документ — бухгалтерскую справку-расчет. В этой статье разберем‚ как правильно оформить такую справку‚ какие методы расчета применяются и приведем образец документа.

Зачем нужна справка-расчет резерва отпусков

Справка-расчет выполняет несколько важных функций:

• обосновывает сумму оценочного обязательства‚ отраженного в учете;
• служит первичным документом для бухгалтерских проводок;
• подтверждает правильность расчетов при проверках налоговых органов и аудиторов;
• используется при инвентаризации резерва на конец отчетного года.

Формирование резерва должно быть регулярным и связано с периодичностью составления бухгалтерской отчетности. Компания самостоятельно разрабатывает методику расчета и закрепляет ее в учетной политике.

Методы расчета резерва на оплату отпусков

Метод МСФО (по каждому сотруднику)

Наиболее точный способ. По каждому работнику рассчитывается величина обязательства: средний дневной заработок умножается на количество дней неиспользованного отпуска на отчетную дату. К полученной сумме добавляются страховые взносы.

Пример: сотруднику Бальцер Г. Э.* в январе начислена зарплата 65 000 руб. Остаток отпуска на конец месяца, 4‚33 дня‚ средний заработок — 2 218‚43 руб. Расчет резерва:

• Отпускные: 4‚33 × 2 218‚43 = 9 605‚80 руб.
• Страховые взносы (30‚2%): 9 605‚80 × 30‚2% = 2 900‚95 руб.

Нормативный метод (по фонду оплаты труда)

Резерв рассчитывается как процент от фактических расходов на оплату труда. Процент отчислений организация определяет самостоятельно и фиксирует в учетной политике.

Метод по среднему заработку в целом по организации

Общий фонд оплаты труда делится на количество сотрудников и рабочих дней‚ полученный среднедневной заработок умножается на общее количество дней неиспользованных отпусков.

Пример расчета резерва

Рассмотрим упрощенный пример планового расчета:

• Плановый расход на оплату отпусков: 45 дн. × 1 127‚80 руб. = 50 751 руб.
• Плановые страховые взносы: 50 751 × 30‚2% = 15 326‚80 руб.

Образец бухгалтерской справки-расчета

Ниже приведен примерный шаблон документа:

─────────────────────────────

ООО «Пример»*
ИНН 77*‚ КПП 77*
Адрес: г. Москва‚ ул. Образцовая‚ д. 1

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА-РАСЧЕТ № *

от «31» декабря 20 г.

Основание: инвентаризация резерва на оплату отпусков по состоянию на 31.12.20 г. в соответствии с ПБУ 8/2010 и учетной политикой организации.

Методика расчета: по каждому сотруднику величина обязательства определяется как средний дневной заработок‚ рассчитанный за отчетный год‚ умноженный на остаток дней неиспользованного отпуска по состоянию на 31.12.20 г.‚ с учетом страховых взносов по ставке 30‚2%.

Расчет:

• Количество дней неиспользованного отпуска (всего по организации): 215 дн.
• Среднедневной заработок: 2 350‚00 руб.
• Сумма обязательства по отпускным: 215 × 2 350‚00 = 505 250‚00 руб.
• Страховые взносы: 505 250‚00 × 30‚2% = 152 585‚50 руб.
• Остаток резерва по данным учета (счет 96): 590 000‚00 руб.
• Сумма доначисления: 67 835‚50 руб.

Проводка: Дт 20 (25‚ 26‚ 44) — Кт 96 — 67 835‚50 руб.

Главный бухгалтер: _____________ /Иванова А. П.*/

─────────────────────────────

Бухгалтерские проводки по резерву отпусков

• Дт 20 (23‚ 25‚ 26‚ 44) — Кт 96 — начислен резерв на оплату отпусков;
• Дт 96 — Кт 70, начислены отпускные за счет резерва;
• Дт 96 — Кт 69 — начислены страховые взносы с отпускных за счет резерва;
• Дт 96, Кт 91.1 — списан излишне начисленный резерв по итогам инвентаризации.

Инвентаризация резерва на конец года

По состоянию на 31 декабря необходимо сравнить сумму начисленного резерва с фактическими расходами на отпускные и остатком обязательств по неиспользованным отпускам. По результатам инвентаризации составляется справка-расчет‚ а разница:

• при недостатке резерва — доначисляется в расходы;
• при излишке, относится на прочие доходы или переносится на следующий год (если резерв продолжает формироваться).

Резерв в налоговом учете

В налоговом учете создание резерва — право‚ а не обязанность организации (ст. 324.1 НК РФ). Если компания решила формировать резерв‚ необходимо:

1. зафиксировать решение в учетной политике для целей налогообложения;
2. определить предельную величину отчислений (предполагаемую годовую сумму расходов на отпускные с учетом взносов);
3. рассчитать ежемесячный процент отчислений: предельная величина / предполагаемый годовой фонд оплаты труда × 100%.

Рекомендации по оформлению

• Закрепите методику расчета резерва в приложении к учетной политике.
• Храните справки-расчеты вместе с первичными документами — их могут запросить при проверке.
• При автоматизации учета (1С:ЗУП‚ 1С:Бухгалтерия) настройте вид резерва и метод расчета — нормативный или МСФО.
• Проводите инвентаризацию резерва ежегодно перед составлением годовой отчетности.