Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы), это право работника, закрепленное в ст. 128 ТК РФ. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, он предоставляется по письменному заявлению сотрудника и не требует накопления стажа работы. В данной статье подробно разберем, как правильно написать заявление, какой образец справки использовать, кому положен такой отпуск безусловно, а кому — только по согласованию с работодателем.

Правовые основания предоставления отпуска за свой счет

Согласно Трудовому кодексу РФ, основания для предоставления отпуска без сохранения заработной платы делятся на две категории:

Категории работников, которым отпуск предоставляется обязательно (ч. 1 ст. 128 ТК РФ)

Работодатель не имеет права отказать следующим категориям граждан (в пределах установленных законом сроков):

• Работающие пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в год.
• Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
• Участники ВОВ, труженики тыла, бывшие несовершеннолетние узники концлагерей/гетто — до 35 календарных дней в год.
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от ран/болезней — до 14 календарных дней в год.
• Работники, вступившие в брак — до 5 календарных дней (по разъяснению Минтруда России).
• Работники, родившимся ребенок — до 5 календарных дней.
• Работники, похоронившие близких родственников — до 5 календарных дней (как правило, по соглашению сторон, но часто применяется аналогично).

Важно: Для этих категорий достаточно письменного заявления и документа, подтверждающего основание (свидетельство о браке, справка из ЗАГС, пенсионное удостоверение, справка МСЭ и т.д.). Согласование дат с графиком отпусков не требуется.

Остальные работники (ч. 2 ст. 128 ТК РФ)

Для всех остальных сотрудников отпуск за свой счет предоставляется по соглашению сторон. Работодатель имеет право отказать, если считает, что отсутствие сотрудника нанесет вред производству. Однако на практике в большинстве компаний идут навстречу, если сотрудник заранее уведомляет руководство и передает дела коллегам.

Порядок оформления: пошаговая инструкция

1. Написание заявления. Сотрудник пишет заявление от своего имени руководителю организации (ИП).
2. Подача документов. Заявление подается заранее (оптимально — за 2-3 недели, для льготных категорий — в любое время).
3. Рассмотрение руководством. Руководитель ставит визу на заявлении («Согласен», «Разрешить», дата, подпись).
4. Издание приказа (распоряжения). На основании заявления и визы готовится приказ по форме Т-6 (утв. Госкомстатом) или собственной формой.
5. Ознакомление сотрудника. Работник подписывается в приказе за ознакомление под роспись.
6. Внесение записи в табель учета рабочего времени; Код «ОД» (или «37») — отпуск без сохранения заработной платы.
7. Выдача справки (при необходимости). Если отпуск нужен для предъявления в банк, визовый центр, МФЦ или другую организацию, готовится справка.

Образец заявления на отпуск за свой счет

Единой утвержденной формы нет, используется свободная письменная форма. Ниже приведен универсальный образец.

Особенности заполнения для льготных категорий:

• В основании обязательно указывать норма закона: «На основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ (работающий пенсионер / инвалид / участник ВОВ и т.д.)».
• К заявлению рекомендуется приложить копию подтверждающего документа (пенсионное удостоверение, справка МСЭ, свидетельство о браке).

Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (Форма Т-6)

Приказ готовится в двух экземплярах: один остается в кадровой службе, второй — у сотрудника (по требованию).

Справка об отпуске за свой счет: образец и назначение

Справка выдается работнику на руки для предъявления в сторонние организации (банки для кредитных каникул, посольства для получения визы, МФЦ, суды, детские сады/школы). Единой формы (как у формы 2-НДФЛ) не существует, поэтому используется бланк организации с обязательными реквизитами.

Обязательные реквизиты справки (по ст. 9 ФЗ «Об учете» и ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Наименование организации (полное и сокращенное).
• ИНН/КПП, ОГРН (опционально, но желательно для банков).
• Название документа: «СПРАВКА».
• Номер и дата документа.
• ФИО работника полностью.
• Должность, табельный номер.
• Текст: «Настоящей подтверждаю, что гражданин(ка) [ФИО] работает в ООО «» на должности [Должность] по трудовому договору № от ..20 г.
• Информация об отпуске: «По приказу № * от ..202 г. предоставлен отпуск за свой счет без сохранения заработной платы с ..202 г. по ..202 г. (всего календарных дней)».
• Цель выдачи (по требованию работника): «Справка выдана для предъявления в [Название организации]».
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица, начальника кадровика) с расшифровкой.
• Печать организации (если имеется; для ИП и МСП печать не обязательна, но желательна для банков/виз).

Образец справки (на бланке организации)

Частые ошибки и риски при оформлении

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

Входит ли отпуск за свой счет в стаж работы?

Да. Согласно п. 30 Постановления Правительства РФ № 589 от , периоды отпуска за свой счет в пределах 14 календарных дней в год включаются в страховой стаж (для пенсии). Если отпуск длиннее 14 дней — лишние дни в стаж не входят (кроме случаев, предусмотренных законом, например, уход за ребенком до 1.5 лет).

Может ли работодатель отозвать сотрудника с отпуска за свой счет?

Нет. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 125 ТК РФ), Трудовой кодекс не предусматривает процедуру отзыва с отпуска без сохранения зарплаты. Поскольку это время свободного распоряжения работника, работодатель не может его принудительно вернуть. Однако стороны могут договориться о досрочном завершении отпуска по взаимному согласию (новое заявление + новый приказ).

Платит ли работодатель НДФЛ и взносы за этот период?

Нет. Поскольку заработная плата не сохраняется (ст. 128 ТК РФ), налоговой базы нет. Страховые взносы в Социальный фонд РФ (СФР) также не начисляются. В СЗВ-ТД этот период не отражается как период работы, но стаж (до 14 дней) подтверждается записью в трудовой книжке/СТД-Р о предоставлении отпуска.

Как оформить отпуск за свой счет, если сотрудник уже ушел (форс-мажор)?

Если сотрудник ушел без заявления (болезнь родственника, ЧП), необходимо:

1. Зафиксировать отсутствие в табеле как «НН» (неявка) до выяснения причин.
2. Связаться с сотрудником, запросить объяснительную и заявление задним числом.
3. Если причина уважительная и сотрудник относится к льготной категории — оформить приказ задним числом, исправить табель на «ОД».
4. Если не льготная категория — по соглашению сторон оформить приказ, исправить табель. Если согласия нет, оставить «НН» (риск увольнения).

Оформление отпуска за свой счет — процедура простая, но требующая соблюдения письменной формы. Ключевые моменты: письменное заявление работника, приказ (распоряжение) работодателя, запись в табеле учета рабочего времени (код ОД/37). Для льготных категорий граждан (пенсионеры, инвалиды, новобрачные, родившиеся дети) предоставление такого отпуска обязательно и не зависит от графика отпусков;

Справка для банка, визового центра или иных инстанций готовится на бланке компании произвольной формы с обязательным указанием номера и даты приказа, сроков отпуска и цели выдачи. Грамотное оформление защитит как работника (сохранит стаж, избежит прогулов), так и работодателя (исключит претензии инспекций труда и споры с сотрудником).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться; при возникновении сложных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или в профсоюз. Актуально на .