Справка о периодах работы (стаже) — это официальный документ, подтверждающий трудовую биографию гражданина. В 2026 году единой утвержденной формы (бланка) для такого документа не существует, однако законодательно закреплены обязательные реквизиты и сроки выдачи. Ниже представлен подробный разбор правил оформления, образец заполнения и ответы на частые вопросы.

Нормативная база и сроки выдачи

Основным документом, регулирующим выдачу справок, является ст. 62 ТК РФ. Согласно ей:

• Работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника.
• Срок отсчитывается со дня, следующего за днем подачи заявления.
• Требование справедливо как для действующих сотрудников, так и для уволенных.
• Заявление пишется в свободной форме (если в компании нет утвержденного бланка заявления).

Важно: Не стоит затягивать до последнего дня, лучше оформить документ сразу, чтобы не создавать претензий со стороны инспекций и самого работника.

Обязательные реквизиты справки

Хотя строгой формы нет, документ должен содержать реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и трудовым законодательством. Отсутствие любого из них может стать основанием для отказа в принятии справки (например, в Социальном фонде РФ — СФР).

1. Шапка организации: Полное и сокращенное наименование, юридический адрес (), ИНН/КПП, контактный телефон (). Желательно использовать фирменный бланк.
2. Регистрационный номер и дата: Номер присваивается согласно журналу регистрации исходящих документов/справок. Может быть алфавитно-цифровым.
3. Место составления: Город/населенный пункт.
4. «СПРАВКА о периодах работы» или «СПРАВКА о стаже работы».
5. Данные работника: ФИО полностью (), дата рождения (), номер страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС) — (часто требуется для СФР).
6. Основание выдачи: Ссылка на заявление работника от № *.
7. Табличная часть (основное содержание): Хронологический перечень периодов работы.
8. Цель выдачи: «Для предъявления по месту требования» или конкретное учреждение (например, «Для предъявления в Социальный фонд РФ г. *»).
9. Подписи: Руководителя организации или уполномоченного лица (кадровика, бухгалтера — если на то есть приказ о назначении ответственного).
10. Печать: Если она предусмотрена уставом организации (необязательно для ИП и МСП, но желательно для доверия получателю).

Структура табличной части: что указывать в периодах работы

Это самая важная секция для расчета стажа. Рекомендуется оформлять в виде таблицы со следующими колонками:

Ключевые нюансы заполнения:

• Указываются все периоды: прием, переводы, переименование должности/организации, увольнение.
• Если были периоды, не засчитываемые в страховой стаж (учеба в дневной форме, уход за ребенком до 1,5 лет сверх положенного, безработное положение без выплаты пособия), их лучше указывать отдельно или делать пометку «Не засчитывается в стаж» в колонке «Примечания».
• Для «северного» стажа или работы во вредных/опасных условиях (Льготная пенсия) обязательно добавлять колонку «Класс условий труда» или «Список № 1/2» и указывать коэффициенты;

Образец справки (текстовый шаблон)

НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ООО «РОМАШКА»
ИНН 77 КПП 77
Тел.: +7 () --
Адрес: г. , ул. , д. 
СПРАВКА
№ 123-ОД от 05 сентября 2026 г.
г. Москва

Выдана гражданину Иванову Ивану Ивановичу (дата рождения: ..), СНИЛС --* *
по его заявлению от № 45-З о подтверждении периодов работы.

ПЕРИОДЫ РАБОТЫ В ОБЩЕСТВЕ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «РОМАШКА»:

С по — должность: Менеджер отдела закупок.
 Основание: Приказ № 12-ОД от .
 Условия труда: Оптимальные (класс 1.1).

С по — должность: Начальник отдела закупок.
 Основание: Приказ № 88-ОД от (перевод).
 Условия труда: Оптимальные (класс 1.1).
С по настоящее время, должность: Директор по снабжению.
 Основание: Приказ № 105-ОД от (перевод).
 Условия труда: Оптимальные (класс 1.1).

Перерывов в стаже, не засчитываемых в страховой стаж (по ст. 12 ФЗ-400), не было.

Награждался: Почетная грамота Генерального директора от .

Справка выдана для предъявления в Социальный фонд РФ г. Москвы.

Генеральный директор _______________ /Петров П.П./
М.П. (подпись, расшифровка)

Кадровик _______________ /Сидорова А.В./
(подпись, расшифровка)
Дата вручения: Подпись получателя: _______________ /Иванов И.И./

Особенности для разных целей выдачи

Для Социального фонда РФ (расчет пенсии, пособий)

• Обязательно указывать СНИЛС работника.
• Детально расписывать периоды неработоспособности (больничные, декреты) — по желанию работника или если это требуется для заполнения пробелов в ИЛС (индивидуальном лицевом счете).
• Указывать основания приемов/увольнений (статьи ТК РФ).

Для банка (кредит, ипотека)

• Часто банки требуют свою форму (справка 2-НДФЛ или форма банка), но справку о стаже принимают как дополнительное подтверждение стабильности.
• Важно указать текущую должность и дату приема на текущую работу.
• Желательно указать размер заработной платы (если работник просил и это не конфиденциально), либо выдать отдельную справку о доходах.

Для подтверждения «северного» стажа / вредных условий (Льготная пенсия)

• Справка должна основываться на данных Карты учета работ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и Справке о стаже работы на работах с вредными условиями (утв. Минтрудом РФ).
• Обязательны колонки: «Вредный фактор», «Класс/Подкласс условий», «Коэффициент», «Список № 1 или № 2».
• Подписывает руководитель и специалист по охране труда/кадровик.

Процедура вручения и учет

1. Журнал регистрации: Заведите журнал учета выданных справок (колонки: Дата, № справки, ФИО работника, Цель, Кто подписал, Дата вручения, Подпись получателя).
2. Вручение под роспись: Обязательно возьмите подпись работника в журнале или на втором экземпляре справки (если делается копия для архива).
3. Отправка почтой: Только по письменной просьбе работника (в заявлении). Отправляйте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Сохраните квитанцию об оплате почтовой пошлины.
4. Если работник не явился: По истечении 3 дней (или разумного срока) направьте уведомление о готовности справки (тоже заказным письмом с уведомлением).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Отсутствие номера и даты. Документ без регистрационного номера не имеет юридической силы.
• Неполные периоды. Пропущены переводы, переименования, периоды декрета/больничных (если нужны для СФР).
• Расхождения с трудовой книжкой/СЗВ-ТД. Данные в справке должны в точности соответствовать записям в трудовой книжке (электронной) и сданным в СФР отчетам (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ). Любое расхождение вызовет вопросы у инспектора.
• Отсутствие цели выдачи. Фраза «Для предъявления по месту требования» универсальна, но для СФР лучше писать адресатно.
• Подпись не уполномоченного лица. Если кадровик подписывает, должен быть приказ «О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства и подписание справок».

Автоматизация процесса

В современных HR-системах (1C:ЗУП, «Мой Склад», «Контур.Экстерн», СБИС и др.) формирование таких справок происходит автоматически:

• Специалист открывает карточку сотрудника → Печать → Справка о стаже/периодах работы.
• Программа подтягивает все данные из кадровых документов (приказы, переводы, увольнения).
• Остаеться только проверить корректность, выбрать цель выдачи и нажать «Печать».
• Данные автоматически заносятся в журнал учета справок.

Это исключает ручные ошибки и ускоряет процесс до 1–2 минут.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в выдаче справки?

Нет. Статья 62 ТК РФ предписывает выдачу справки. Отказ влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ — штраф на юрлицо до 50 000 руб., на должностное лицо — до 5 000 руб.).

Нужна ли печать на справке в 2026 году?

Для ИП и компаний, уставом которых печать не предусмотрена, — нет. Для остальных — желательно, так как многие получатели (банки, нотариусы, зарубежные консульства) не принимают документы без печати.

Что делать, если организация ликвидирована?

Справку выдает правопреемник или архив, в который переданы дела (обычно государственный архив фондов трудовой книжки или архив ликвидационной комиссии). Заявление пишется в архив.

Можно ли выдать справку электронно (ЭДО/Электронная подпись)?

Да, если у получателя (СФР, банк) настроен прием электронных документов и у работодателя есть КЭП (квалифицированная электронная подпись). Для СФР это актуально при сдаче СЗВ-СТАЖ, но отдельную справку на руки работнику чаще выдают на бумаге.

Грамотно оформленная справка о периодах работы — залог быстрого решения вопросов работника (пенсия, кредит, судебные споры, прием на новую работу). Главные правила: соблюдайте 3-дневный срок, проверяйте данные с трудовой книжкой и СЗВ-ТД, указывайте все обязательные реквизиты и фиксируйте вручение в журнале. Использование типовых бланков, закрепленных во Внутреннем трудовом распорядке или Инструкции по кадровому делопроизводству, значительно упростит работу кадровика.

Статья подготовлена на основе актуального на трудового законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ-400, Постановления Правительства) и рекомендаций профсоюзов кадровых специалистов. Данные о ФИО, адресах, телефонах и номерах документов в примерах замаскированы (*) в целях конфиденциальности.