Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Под термином «Справка о наличии документов» на практике часто понимают разные по назначению и правовой природе формы. Наиболее частыми запросами являются:

Справка о подтверждающих документах (СПД) — строго регламентированная форма валютного контроля (Инструкция Банка России № 181-И).
Справка о наличии счетов (специальных банковских счетов) — форма налогового контроля (приказы ФНС, коды КНД).
Справки произвольной формы (архивные, кадровые, для виз, нотариальные и др.).

В данной статье подробно разобраны два основных регламентированных вида, актуальные на , с указанием образцов, правил заполнения и распространенных ошибок.

Справка о подтверждающих документах (СПД) — валютный контроль

Правовая база и код формы

Основным документом, регулирующим порядок заполнения и представления СПД, является Инструкция Банка России от № 181-И «О порядке представления резидентами в уполномоченные банки подтверждающих документов и сведений о внешнеэкономических операциях».

Форма утверждена Приложением 6 к данной Инструкции.

Код формы по ОКУД: 0406010
Наименование: Справка о подтверждающих документах.

Для чего нужна и кто представляет

СПД представляет резидент (импортер/экспортер) в уполномоченный банк для подтверждения основания перевода валюты (оплаты по контракту) или для отчетности о движении средств по ВЭО. Банк проверяет СПД перед выполнением клиентского поручения или приемом отчетности.

Структура формы и ключевые графы (Образец заполнения)

Форма представляет собой табличную часть (листы) и реквизиты заголовка. Ниже приведено описание ключевых блоков на основе разъяснений Банка России и КонсультантПлюс.

Шапка документа

Номер СПД: присваивается резидентом самостоятельно.
Дата составления: дата подписания руководителем/ИП.
Код вида операции: по классификатору (например, 01010, оплата импорта).
Реквизиты резидента: Наименование (* для ИП), ИНН, КПП, адрес ().
Реквизиты банка: Наименование (например, АО «БАНК»), БИК, номер счета.

Табличная часть (Строки СПД)

Каждая строка соответствует одному подтверждающему документу (счету, акту, накладной, таможенной декларации).

Графа	Наименование	Правила заполнения (суть)
1	Номер строки	Порядковый номер (1, 2, 3…).
2	Номер подтверждающего документа	Номер счета, акта, ТД и т.д. Важно: если по одной строке СПД подтверждается несколько документов, указывается номер документа с наиболее поздней датой оформления (п. 9.3 Инструкции № 181-И).
3	Дата подтверждающего документа	Дата того документа, номер которого указан в графе 2.
4	Код вида подтверждающего документа	По классификатору (например, 01 — счет, 02 — договор, 04_3 — таможенная декларация, 04_4 — сводная таможенная декларация). Внимание: при кодах 04_3, 04_4 обязательна заполнение графы 9 (реквизиты таможенного органа).
5–6	Валюта и Сумма по подтверждающему документу	Указываются валюта и сумма именно документа (счета/акта). Если валюта отличается от валюты контракта — обязательны графы 7, 8.
7–8	Валюта и Сумма в валюте контракта	Заполняются при расхождении валют (пересчет по курсу ЦБ на дату документа).
9	Реквизиты таможенного органа	Код таможни (КТ), дата регистрации ТД — обязательно для кодов 04_3, 04_4 в графе 4.
10	Примечание	Критически важная графа. Сюда вносятся номера и даты остальных подтверждающих документов, на основании которых заполнены графы 5–8, если их несколько (например, предоплата по нескольким счетам). Также указываются основания неполной оплаты, возвраты и т.д.

Особенности заполнения (Нюансы 2024–2026 гг.)

Правило «последнего документа»: В графах 2–4 всегда информация о документе с самой поздней датой. Остальные — в «Примечании» (графа 10).
Валютный контроль: Банк сверяет суммы в СПД с контрактом и платежным поручением. Несоответствие — основание для отказа в операции (15-й ФЗ-173).
Электронный вид: С 2023 г. практически все банки (в т.ч. АО «Райффайзенбанк», АО «*БАНК» и др.) принимают СПД только в электронном виде через системы ДБО (Клиент-банк) или ЭДО с ЭЦП. Бумажный оригинал, как правило, не требуется, но должен храниться у клиента.
QR-код: В форме (Приложение 6) предусмотрена зона для QR-кода, формируемого программным обеспечением банка/клиента для верификации данных.

Образец заполнения (Пример структуры)

ПРИЛОЖЕНИЕ 6
СПРАВКА О ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТАХ (Код формы по ОКУД 0406010)

Стр. 1 из 1
Номер СПД: 001/2026 от 
Код вида операции: 01010
Резидент: ООО "Ромашка" ИНН 77 КПП 77 Адрес: г. Москва, ул. , д. 
Банк: АО "Альфа-Банк" БИК 044525593 Счет 40702810

ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ:
----------------------------------------------------------------------------------------------------
| № | Номер док. | Дата док. | Код вида | Валюта док. | Сумма док. | Валюта кон. | Сумма кон. | Код таможни | Примечание |
----------------------------------------------------------------------------------------------------
| 1 | СЧ-1005 | | 01 | USD | 50 000,00 | USD | 50 000,00 | | Оплата по Дог. № 123 от |
| 2 | ТД 10203040| | 04_3 | EUR | 45 000,00 | USD | 48 500,00 | 10102000 | Графа 9 заполнена. Курс ЦБ |
----------------------------------------------------------------------------------------------------Подпись руководителя: _____________ /Иванов И.И./
М.П.

Справка о наличии счетов (специальных банковских счетов) — налоговый контроль

Правовая база

Приказ ФНС России от № ММВ-7-2/460, утвердил Запрос о представлении справки (Форма по КНД 1123201).
Приказ ФНС России от № ММВ-7-2/679 — утвердил саму Справку (Форма по КНД 1114305).

Кто и когда представляет

Справку составляют банки (уполномоченные организации) по запросу налогового органа в отношении налогоплательщика (юридического лица или ИП). Налоговая направляет Запрос (КНД 1123201), банк в установленный срок (обычно 5 рабочих дней) предоставляет Справку (КНД 1114305);

Структура формы КНД 1114305

Шапка: Код налогового органа, код структурного подразделения, дата составления, номер справки.
Реквизиты налогоплательщика: ИНН, КПП (для юрлиц), ФИО/Наименование (), адрес ().
Табличная часть: Сведения по каждому счету:
- Номер счета.
- Дата открытия / закрытия.
- Вид счета (текущий, валютный, специальный по 15-ФЗ и т.д.).
- Валюта счета (код по ОКВ).
- Наличие движений за период (да/нет).
- Остатки на начало/конец периода.
Подписи: Руководитель банка / уполномоченное лицо, печать (при наличии), дата.

Особенности для ИП

ИП имеют право не открывать расчетный счет, однако при наличии счетов банк обязан отразить их в справке. Это часто требуется для получения кредитов, виз, участия в тендерах (подтверждение финансового состояния).

Справки произвольной формы (Архивные, Кадровые, Нотариальные)

Если речь идет не о банковском/налоговом контроле, а о подтверждении факта наличия документов в архиве, кадровом отделе или у нотариуса, единой формы не существует.

Обязательные реквизиты (ГОСТ Р 7.0.97-2016 / Общий деловой оборот)

Наименование организации-издателя (полное, ).
Название документа: «СПРАВКА».
Дата составления и регистрационный номер.
Текст справки: Кто (ФИО ), что подтверждается (наличие дела №, договора №, личной карточки), за какой период, на каком основании (запрос гражданина, запрос органа).
Подпись руководителя / уполномоченного лица с расшифровкой.
Печать организации (при наличии).
Срок действия справки (если установлен получателем).

Пример текста (Шаблон)

СПРАВКА № 45-ОД от

ООО «Вектор» (ИНН 50) подтверждает, что в архиве организации (адрес: г. *, ул. , д; ) хранится личный составной документ (личная карточка учетной формы Т-2) гражданина Петрова П.П.* (паспорт 45 , выдан *..) за период работы с по .

Документ находится на хранении в деле № 123 за 2020 г., срок хранности 75 лет.

Справка выдана для предоставления в Пенсионный фонд РФ по запросу гражданина.

Директор _____________ /Сидоров С.С.*/

М.П.

Общие требования к оформлению любых справок (Чек-лист)

Актуальность формы: Для регламентированных форм (СПД, КНД) используйте только последнюю версию, утвержденную действующим приказом/инструкцией (проверяйте на сайте ЦБ, ФНС, КонсультантПлюс/Гарант).
ЭЦП и ЭДО: Для СПД и банковских справок — только электронный обмен с квалифицированной ЭЦП. Бумажные копии для внутреннего архива.
Маскировка данных: При публикации образцов в открытом доступе или передаче третьим лицам скрывайте: ИНН/КПП (последние 4-6 цифр → ), номера счетов (маскировка ), номера телефонов (+7 ), адреса проживания (г. , ул. , кв. *).
Сроки хранения: СПД — не менее 5 лет (п. 1.3 Инструкции 181-И). Банковские справки по запросу ФНС — согласно архивной политике банка.
Ответственность: За недостоверные сведения в СПД, ст. 15.25 КоАП РФ (штрафы на юрлиц до 500 тыс. руб., на должностных лиц — до 50 тыс. руб. или дисквалификация).

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствие	Как исправить
В СПД в графах 2-4 указан не последний по дате документ	Отказ банка в валютной операции, запрос пояснений	Всегда ставить в 2-4 графах документ с макс. датой. Остальные — в графу 10 «Примечание».
Пустая графа 9 при коде 04_3 / 04_4	СПД не пройдет автоматический контроль в АБС банка	Обязательно заполнять код таможни (КТ) и дату регистрации ТД.
Несоответствие сумм в СПД и платежке	Блокировка операции, риск штрафов по 15.25 КоАП	Сверять суммы до отправки. Использовать автозагрузку из 1С/Бухсофта в Клиент-банк.
Использование устаревшей формы КНД 1114305	Налоговая не примет справку, штраф банку	Скачивать формы только с сайта ФНС (nalog.gov.ru) или из актуальных справочно-правовых систем.
Отсутствие ЭЦП или неверный сертификат	Невозможность отправки через ЭДО/ДБО	Проверять срок действия ЭЦП заранее. Использовать сертификаты, выданные аккредитованными УЦ.

Где скачать актуальные образцы (бланки) на 2026 год

Официальный сайт Банка России (cbr.ru) — раздел «Валютное регулирование» → Инструкция № 181-И → Приложение 6 (СПД). Форматы: XML-схема (для ПО), PDF (для ознакомления), Excel (для ручного заполнения тестов).
Официальный сайт ФНС (nalog.gov.ru) — раздел «Формы документов» → Поиск по КНД: 1114305 (Справка), 1123201 (Запрос).
Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс (имеют удобные карточки форм с подсказками по графам).
Сайты банков-обслуживающих: В разделах «Документы для валютного контроля» или «Корпоративным клиентам» → «Формы и образцы». Часто предоставляют заполненные примеры (с маскированными данными *).

Понятие «Справка о наличии документов» требует уточнения контекста. Для ВЭО это СПД (ОКУД 0406010) по Инструкции ЦБ № 181-И с жесткими правилами заполнения граф 2-4, 9, 10. Для налогового контроля — Справка КНД 1114305, которую формирует банк. Во всех остальных случаях используется произвольная форма с обязательными реквизитами ГОСТ.

Главное правило 2026 года: переход на полностью безбумажный документооборот (ЭДО, ДБО, ЭЦП). Бумажные оригиналы справок хранятся у отправителя, в банк/налоговую уходит только электронный образ с подписью.

Данная статья носит информационный характер. Перед оформлением документов рекомендуется сверить требования с актуальными нормативными актами и уполномоченным банком/органом, запрашивающим справку. Персональные данные в примерах заменены на маску (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.