Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (1С:ЗУП) предоставляет мощные инструменты для анализа кадровой ситуации на предприятии. Одним из ключевых отчетов для HR-менеджеров‚ руководителей отделов и директора является «Справка о кадровых ресурсах». Она позволяет получить сводную картину по численности‚ структуре‚ движению и эффективности использования персонала за выбранный период.
В данной статье подробно разберем‚ как сформировать этот отчет‚ какие настройки доступны‚ и приведем описание типового образца заполнения.
Назначение и правовая основа
Справка о кадровых ресурсах, это внутренний управленческий документ. Единой утвержденной государством формы (как‚ например‚ форма Т-1 или ПФР-отчетность) для данного отчета в 1С не существует. Организация самостоятельно определяет состав показателей в соответствии со своими потребностями управления персоналом (кадровым планированием‚ бюджетированием ФОТ‚ расчетом производительности труда).
Основные цели формирования:
- Анализ численности и структуры персонала на конкретную дату или в динамике.
- Контроль исполнения штатного расписания (фактическое наличие vs штатные единицы).
- Подготовка данных для стратегического планирования и бюджетирования.
- Предоставление информации собственникам‚ инвесторам или аудиторам.
Где найти отчет в интерфейсе 1С:ЗУП 3.1
В стандартном интерфейсе отчет находится в разделе «Персонал» (или «Кадры» в зависимости от настроенной роли):
- Откройте раздел Персонал.
- Перейдите в группу отчетов «Анализ кадров» или «Стандартные отчеты».
- Выберите «Справка о кадровых ресурсах» (иногда название может звучать как «Кадровые ресурсы: структура и движение» или «Анализ кадровых ресурсов» в зависимости от версии конфигурации и установленных расширений).
Важно: Если отчет не виден‚ проверьте настройки прав доступа пользователя (роль «Аналитик кадров»‚ «Руководитель персонала» или «Полные права») и версию конфигурации (актуально для 3.1.20+).
Ключевые настройки формирования (Вкладка «Настройки»)
Перед генерацией отчета необходимо корректно заполнить параметры на панели настроек (обычно справа или сверху):
Период
Можно выбрать стандартные периоды (Месяц‚ Квартал‚ Год) или задать произвольные даты «С» и «По». Отчет покажет состояние на конец периода и движение за период.
Организация
Выбор конкретной юрлица из списка организаций‚ веденных в базе. Если ведется учет по нескольким организациям‚ можно выбрать «Все» для консолидированного отчета (при наличии прав).
Структура предприятия (Подразделения)
Позволяет детализировать данные по организационной структуре. Доступны режимы:
- Иерархически — с раскрытием вложенных подразделений.
- Плоский список — только выбранные подразделения без вложенных.
- По ответственным лицам — группировка по руководителям (если заведены в карточках подразделений).
Вид отражения (Важный параметр!)
Определяет‚ какие сотрудники попадут в выборку:
- Основное место работы — только штатные сотрудники (исключаются совместители‚ ГПХ‚ стажеры).
- Все виды отражения — включает совместителей‚ внешних работников‚ гражданско-правовые договоры.
- Только внешние — для анализа аутстаффинга/аутсорсинга.
Дополнительные отборы (Кнопка «Еще» / «Отбор»)
Рекомендуется настроить отборы для чистоты данных:
- Статус сотрудника: «Работает»‚ «В отпуске»‚ «Уволен» (для динамики). Обычно ставят «Работает» на конец периода.
- Категория персонала: Рядовой‚ Руководитель‚ Специалист‚ Рабочий (по ОКЗ/ЕТКС).
- График работы: Полный день‚ Неполный день‚ Сменный.
- Физические лица: Можно отобрать конкретного сотрудника (ФИО скрыто: *).
Структура отчета (Образец заполнения полей)
Ниже приведен условный образец структуры табличной части отчета. Конкретные колонки зависят от выбранного Варианта отчета (настраивается в «Настройке варианта» — шестеренка рядом с названием отчета).
Вариант 1: «Численность и структура» (Срез на дату)
| Показатель / Группировка | Штатное расписание (единиц) | Фактическая численность (чел.) | В т.ч. основное место | В т.ч. совместители | Вакансии (ед.) | % Исполнения штата |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ООО «Ромашка» (ИНН ) | 150 | 142 | 130 | 12 | 8 | 94.7% |
| Управление продаж | 40 | 38 | 35 | 3 | 2 | 95.0% |
| Отдел активных продаж | 25 | 24 | 22 | 2 | 1 | 96.0% |
| Отдел ключевых клиентов | 15 | 14 | 13 | 1 | 1 | 93.3% |
| Производственный цех №1 | 80 | 75 | 70 | 5 | 5 | 93.8% |
| Административно-хозяйственный отдел | 30 | 29 | 25 | 4 | 1 | 96.7% |
Вариант 2: «Движение кадров» (За период)
Показывает потоки: приход‚ уход‚ переводы.
| Подразделение | Численность на начало | Принято | Уволено | Переведено (внутр.) | Численность на конец | Коэф. текучести‚ % |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 140 | 15 | 10 | 3 / -3 | 145 | 7.1% | |
| Управление ИТ (Руководитель: ) | 20 | 3 | 1 | 0 / 0 | 22 | 4.8% |
| Бухгалтерия (Тел.: ) | 8 | 0 | 2 | -1 / +1 | 7 | 26.7% |
Вариант 3: «Аналитические срезы» (Детализация по атрибутам)
Позволяет увидеть структуру по полям: Пол‚ Возраст‚ Образование‚ Стаж‚ Категория ЕТКС/ОКЗ.
- По полу: Мужчины — 85 чел. (60%)‚ Женщины — 57 чел. (40%).
- По возрастным группам: До 25 лет — 12; 25-35 — 55; 35-45 — 45; 45-55 — 20; Старше 55 — 10.
- По образованию: Высшее, 90; Среднее проф., 40; Среднее — 12.
- По стажу в организации: Менее 1 года, 20 (14%); 1-3 года — 40; 3-5 лет — 35; Более 5 лет — 47.
Настройка собственного варианта отчета (СКД)
Стандартные варианты часто требуют доработки. 1С:ЗУП построена на Системе компоновки данных (СКД)‚ что позволяет создать свой уникальный образец справки без программирования.
Алгоритм создания варианта:
- Откройте отчет «Справка о кадровых ресурсах».
- Нажмите кнопку «Настройка варианта» (значок шестеренки/ключа) рядом с выбором варианта.
- В открывшемся окне настройте структуру:
- Набор данных: Обычно используется «Кадровые ресурсы» или «СотрудникиОрганизаций». Проверьте‚ что в запросе задействованы таблицы: ШтатноеРасписание‚ СотрудникиОрганизаций‚ ФизическиеЛица.
- Поля: Перетащите нужные поля в «Выбранные поля» (ФИО‚ Табельный номер‚ Подразделение‚ Должность‚ Ставка‚ Дата приема‚ Дата увольнения‚ Пол‚ Дата рождения‚ Образование).
- Группировки (Строки): Организация -> Подразделение -> Должность -> Сотрудник.
- Ресурсы (Колонки-меры): Численность (Count)‚ ШтатныеЕдиницы (Sum)‚ Ставка (Sum).
- Вычисляемые поля: Можно добавить формулы‚ например:
Вакансии = ШтатныеЕдиницы ─ ЧисленностьОсновноеМестоилиВозраст = РазницаДат(ТекущаяДата‚ ДатаРождения‚ ТипРазницыДат.Год).
- Вкладка «Оформление»: настройте условное оформление (например‚ подсветка строк с вакансиями > 0 красным цветом).
- Сохраните вариант под понятным именем: «Справка для совета директоров» или «Ежемесячный мониторинг штата».
Типовые ошибки и нюансы при формировании
⚠ Частые проблемы:
- Не совпадает с Т-1: Форма Т-1 считает «Среднесписочную численность» по методике Росстата (с учетом неполных дней‚ декретников и т.д.). Справка в 1С часто считает «Головную численность» (Headcount) на дату. Это разные показатели.
- Дублирование при совместительстве: Если выбран вид отражения «Все»‚ один физлицо может посчитаться 2-3 раза в разных подразделениях. Для отчета по штату всегда используйте «Основное место работы».
- Вакансии не считаются: Проверьте‚ заведено ли «Штатное расписание» (раздел Персонал -> Штатное расписание) и актуальна ли версия на дату отчета. Ставки в штатном расписании и в трудовом договоре должны совпадать по единице измерения (часы/дни/ставки).
- Скрытые сотрудники: Сотрудники в статусе «Уволен» на дату отчета не попадут в выборку «Работает»‚ но будут в движении (Приход/Уход).
Выгрузка и распространение
Готовый отчет можно выгрузить в удобные форматы:
- Excel (Табличный документ) — для дальнейшей обработки сводными таблицами‚ передачи в финансовый отдел для расчета ФОТ.
- PDF — для официального подписания руководителем персонала / генеральным директором (*) и архивирования.
Рекомендуется настроить автоматическое формирование и рассылку по расписанию (через «Регламентные задания» или внешние скрипты) для ключевых заинтересованных сторон (HRD‚ CFO‚ CEO) ежемесячно 1-3 числа следующего месяца.
Справка о кадровых ресурсах в 1С:ЗУП 3.1, это не просто таблица с цифрами‚ а основной инструмент Workforce Analytics. Грамотная настройка вариантов отчета (СКД)‚ понимание разницы между «Штатным расписанием»‚ «Головной численностью» и «Среднесписочной численностью»‚ а также регулярный мониторинг коэффициентов текучести и исполнения штата позволяют перевести управление персоналом из реактивного режима («тушим пожары») в проактивный стратегический планирование.
Статья подготовлена на основе функционала 1С:ЗУП 3.1 (релиз 3.1.25+). Интерфейс и названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от установленных расширений и прав доступа пользователя. Конфиденциальные данные (ИНН‚ телефоны‚ ФИО руководителей) в примерах замаскированы символами *.