В деловой практике часто возникает необходимость подтвердить контрагенту или контролирующим органам, что компания не выделяет НДС в своих счетах-фактурах и первичных документах. Единой утвержденной государством формы «Справки об отсутствии НДС» не существует, однако сложилась устоявшаяся практика составления таких документов. В данной статье подробно разберем, на каких основаниях организация имеет право не платить НДС, как правильно составить подтверждающую справку, и предоставим актуальные образцы на 2026 год.

Основания для работы без НДС

Прежде чем составлять справку, необходимо четко понимать и прописать в документе правовое основание, по которому ваша организация не является плательщиком НДС. Согласно Налоговому кодексу РФ (НК РФ), основных оснований несколько:

• Применение специальных налоговых режимов (ст. 346.11, 346.43, 346.63 НК РФ): Организации на УСН (упрощенке), ЕСХН, АУСН, ПСН (для ИП, но иногда актуально для контрагентов) и НПД (налог на профессиональный доход) освобождены от уплаты НДС (за исключением отдельных случаев, например, импорт товаров, налоговый агент по ст. 161 НК РФ).
• Освобождение по доходу (п. 1 ст; 145 НК РФ): Организации и ИП на общем режиме (ОСНО) имеют право не платить НДС, если их выручка за 3 последовательных календарных месяца не превысила 2 000 000 рублей (без учета НДС). Для этого нужно направить в налоговую инспекцию Уведомление об освобождении от уплаты НДС (форма утверждена приказом ФНС).
• Деятельность, не подлежащая облажению (п. 2 ст. 145 НК РФ): Перечень видов деятельности (медицинские, образовательные, финансовые услуги и др.), по которым НДС не взимается.
• Отсутствие деятельности: Если компания не ведет хозяйственную деятельность, она не формирует налоговую базу по НДС.

Зачем нужна справка и кто ее запрашивает?

Чаще всего инициаторами запроса выступают:

1. Контрагенты (покупатели): При получении счета на оплату или УПД/счета-фактуры с пометкой «Без НДС» или «НДС не облагается» покупателю нужно подтвердить свое право на вычет (если он на ОСНО) или просто оформить расходы. Налоговая инспекция при проверке может запросить у покупателя доказательства того, что продавец действительно имел право не выделять налог.
2. Банки: В рамках закона 115-ФЗ (ФЗ-115) при проверке операций по счету.
3. Налоговые органы: При камеральных или выездных проверках.

Структура и обязательные реквизиты справки

Поскольку единой формы нет, справка составляется в свободной форме на бланке организации, но должна соответствовать требованиям ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» (наличие реквизитов первичного учетного документа):

• Наименование документа («Справка о применяемой системе налогообложения» или «Справка об основании невыделения НДС»).
• Дата составления.
• Наименование организации (полное и сокращенное), ИНН/КПП *.
• Суть факта хозяйственной жизни: подтверждение режима налогообложения или права на освобождение.
• Ссылка на конкретную статью НК РФ.
• Должность, подпись руководителя (ИП подписывает сам) с расшифровкой, печать (если имеется).

Образец справки для организации на УСН (наиболее частый случай)

Образец справки для организации на ОСНО, использующей освобождение по доходу (п. 1 ст. 145 НК РФ)

Образец справки для организации на АУСН (Автоматизированная УСН)

С 2023 года (ФЗ от № 389-ФЗ) действует АУСН. Организации на АУСН также освобождены от НДС (ст. 346.51 НК РФ). Текст справки аналогичен УСН, меняется только ссылка на статью Кодекса.

Важные нюансы и ошибки, которых стоит избегать

Не путать со Справкой об отсутствии задолженности (КНД 1120101)

Часто спрашивают: «Нужна ли справка из налоговой, что мы без НДС?». Нет. Налоговая инспекция выдает Справку об исполнении обязанности по уплате налогов (КНД 1120101); Она подтверждает отсутствие задолженностей (долгов), а не режим налогообложения. В этой справке не пишут «организация работает без НДС». Она нужна для участия в тендерах, получения лицензий, виз, но не для подтверждения режима «без НДС» контрагенту.

Счета-фактуры и УПД: как оформлять «Без НДС»

Если у вас есть основание (УСН, АУСН, п. 1 ст. 145 НК РФ), в счете-фактуре (УПД) в графе 10 «Налоговая ставка» ставится прочерк или пишется «без налога» / «не облагается». В графе 11 «Сумма налога», прочерк. Выставлять счет-фактуру с выделением НДС («сверху») организации на спецрежимах запрещено (кроме случаев ст. 161, 174.1 НК РФ).

Действует ли справка бессрочно?

Справка актуальна на момент ее составления. Если режим изменился (например, превысили доход на УСН и перешли на ОСНО с 1 января след. года, или потеряли право на освобождение по ст. 145 НК РФ с начала следующего квартала), старая справка становится недействительной. Рекомендуется указывать в справке период ее действия или дату начала применения режима.

Электронный документооборот (ЭДО)

При обмене УПД/Счетами-фактурами через операторов ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и др.) данные о режиме налогообложения часто подтягиваются автоматически из профиля участника или реестров ФНС. Тем не менее, бумажная (или скан-копия) справка с живой подписью директора часто требуется бухгалтерии контрагента для внутреннего архива и обоснования расходов при проверке.

Порядок действий при получении запроса от контрагента

1. Получите официальный запрос (письмо) от контрагента (почта, ЭДО, портал);
2. Проверьте свой текущий налоговый режим и основание невыделения НДС.
3. Подготовьте справку на бланке фирмы по соответствующему образцу выше.
4. Подпишите руководителем, поставьте печать (если используется).
5. Направьте скан-копию/оригинал контрагенту в установленный срок (обычно 5 рабочих дней).

Справка о работе без НДС — это внутренний документ организации, который служит доказательством добросовестности для партнеров. Главное, правильно указать статью Налогового кодекса, дающую право на освобождение, и обеспечить соответствие фактическому положению дел в ЕГРЮЛ/ЕГРИП и налоговом учете. Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируя их под свои реквизиты (ИНН , КПП *, наименование *).

Краткая шпаргалка по статьям НК РФ для вставки в справку:

Статья подготовлена на основе актуального законодательства на . Перед использованием образцов рекомендуется сверить актуальность форм уведомлений (для ст. 145 НК РФ) и норм НК РФ.