Что такое спецификация к договору поставки
Спецификация — это приложение к договору поставки, в котором детально перечисляются товары или материалы, подлежащие поставке․ Документ не является самостоятельным: он формируется только после заключения договора и становится его неотъемлемой частью․
Любой договор поставки содержит стандартный набор сведений:
- наименование сторон, заключающих договор;
- предмет договора (какие товары или материалы поставляются);
- условия исполнения обязательств;
- права, обязанности и ответственность сторон․
Однако в самом тексте договора не всегда удобно перечислять конкретные наименования продукции — особенно когда ассортимент велик․ Именно здесь на помощь приходит спецификация․
Когда формируется спецификация
Спецификация особенно актуальна в следующих случаях:
- договор заключён на длительный срок, и поставки осуществляются несколькими партиями;
- перечень товаров обширен и не помещается в текст договора;
- ассортимент, количество или цены могут меняться от партии к партии․
Важно: количество спецификаций к одному договору ничем не ограничено․ На каждую партию товара может составляться отдельный документ, и после подписания сторонами он становится неотъемлемой частью основного договора․
Кто составляет спецификацию
Обязанность по составлению документа обычно лежит на сотруднике компании-поставщика:
- менеджере или руководителе отдела продаж;
- юрисконсульте;
- ином уполномоченном работнике․
Главное требование — составитель должен знать условия основного договора, располагать точными сведениями о поставке и понимать правила оформления документа;
Форма спецификации
Унифицированной формы спецификации на сегодняшний день не существует․ Организации могут:
- составлять документ в произвольной форме;
- использовать собственный разработанный и утверждённый шаблон․
Допускается оформление на фирменном бланке или на обычном листе бумаги, в рукописном или печатном виде․ При этом необходимо соблюсти два условия: документ должен соответствовать стандартам делопроизводства и содержать обязательный набор сведений․
Структура и содержание спецификации
«Шапка» документа
В верхней части бланка указываются:
- номер и дата договора поставки, к которому составляется приложение;
- номер самой спецификации (как приложения);
- наименование документа («Спецификация № ___ к договору поставки № ___ от ___»)․
Основная часть (таблица)
Основная часть практически всегда оформляется в виде таблицы со следующими графами:
- порядковый номер позиции;
- наименование товара или материала;
- единица измерения (шт․, кг, м и т․д․);
- количество;
- цена за единицу;
- общая стоимость по позиции․
При необходимости таблицу дополняют графами: артикул, ГОСТ/ТУ, сортность, срок поставки, ставка НДС и другими характеристиками․
Заключительная часть
Под таблицей рекомендуется указать:
- итоговую сумму по спецификации (в т․ч․ прописью);
- условия оплаты по данной партии (могут совпадать с условиями договора или отличаться);
- сроки и условия поставки, если они отличаются от договорных․
Образец заполнения (условный пример)
СПЕЦИФИКАЦИЯ № 1
к договору поставки № 1/25 от г․
Поставщик: ООО «Торговый дом «Пример», ИНН 77, г․ Москва, ул․ Промышленная, д․ , тел․ +7 (4) —
Покупатель: АО «СтройМонтаж», ИНН 50**, г․ Москва, ул․ Заводская, д․ , тел․ +7 (4) *—
Таблица:
- Кирпич керамический М-150 — шт․ — 10 000 — 18,00 руб․ — 180 000,00 руб․
- Цемент М-500 (мешок 50 кг) — шт․ — 200 — 350,00 руб․ — 70 000,00 руб․
Условия оплаты: 100% предоплата в течение 5 банковских дней с момента подписания настоящей спецификации․
Подписи сторон:
От Поставщика: генеральный директор Иванов И․И․ ____________
От Покупателя: директор Петров П․П․ ____________
Требования к подписанию
Единственное неукоснительное требование к оформлению — наличие подписей:
- руководителя компании-поставщика или его уполномоченного представителя;
- представителя организации-покупателя․
Важно: подписи должны быть «живыми»․ Использование факсимильных подписей (отпечатанных любым способом) не допускается, за исключением случаев, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон․
Практические рекомендации
- Нумеруйте спецификации последовательно — это упрощает учёт и сверку взаиморасчётов․
- Всегда делайте ссылку на номер и дату основного договора․
- Согласовывайте в спецификации все изменения цен и условий, отличающиеся от договорных․
- Храните подписанные спецификации вместе с договором — в спорных ситуациях они имеют равную с ним юридическую силу․
- Проверяйте полномочия лиц, подписывающих документ (доверенность, устав)․
Спецификация — простой, но юридически значимый инструмент, который делает исполнение договора поставки прозрачным и управляемым․ Грамотно составленный бланк с полным перечнем товаров, цен и условий оплаты защищает интересы обеих сторон и минимизирует риск споров при приёмке и оплате продукции․