С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Каждый работник вправе выбрать: продолжить ведение бумажной трудовой книжки или перейти на электронный формат․ Если сотрудник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан отразить этот факт в отчётности перед Социальным фондом России (СФР, ранее — ПФР)․ Разберём порядок действий кадровика подробно․
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в информационных ресурсах СФР․ Работодатели собирают данные о приёме на работу, переводах, увольнениях и передают их в фонд по установленной форме (ранее — СЗВ-ТД, с 2023 года — раздел в составе формы ЕФС-1)․
Важно понимать: работодатель не может принудить работника выбрать тот или иной способ ведения трудовой книжки․ Выбор — исключительно добровольное решение сотрудника, оформленное письменным заявлением․
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации․ В нём работник указывает, что просит вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
Пример заявления
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И․И․ ()
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича ()
Заявление
Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (в электронном виде), без ведения бумажной трудовой книжки․ Трудовую книжку прошу выдать мне на руки․
Подпись: _________ / Петров П․П․ (**)
Действия работодателя после получения заявления
- Зарегистрировать заявление в журнале входящей корреспонденции или кадровом журнале․
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки под подпись (сделать запись о выдаче в книге учёта движения трудовых книжек)․
- Подать сведения в СФР — отразить факт подачи заявления в отчёте СЗВ-ТД (до 2023 года) или в подразделе 1․1 формы ЕФС-1 (с 2023 года)․
- Продолжить передачу сведений о кадровых событиях работника в электронном виде․
Как заполнить СЗВ-ТД (ЕФС-1) при выборе электронной трудовой книжки
В отчёте необходимо указать:
- ФИО работника, СНИЛС (например, —* );
- дату подачи заявления;
- отметку о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в ЕФС-1 — напротив соответствующего поля)․
Сроки подачи сведений
- При приёме на работу или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа;
- При подаче заявления о выборе формата трудовой книжки, до 25 числа месяца, следующего за отчётным (по форме ЕФС-1)․
Особые ситуации
Совместительство
Если работник — внешний совместитель, заявление о выборе формата трудовой книжки он подаёт по основному месту работы․ Соответственно, и сведения в СФР подаёт основной работодатель․
Форма подачи отчёта
Организации и ИП с численностью до 25 человек могут подавать сведения как в электронном, так и в бумажном виде․ Бумажный отчёт заверяется подписью руководителя или его доверенного лица (для ИП — личной подписью)․ При большей численности отчётность сдаётся только в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью․
Работник передумал
Если сотрудник сначала выбрал электронную книжку, а затем решил вернуться к бумажной — он подаёт новое заявление, и работодатель снова отражает этот факт в отчётности․
Ответственность работодателя
За несвоевременную подачу сведений или их искажение предусмотрены штрафы:
- за нарушение сроков — 500 рублей за каждого работника;
- за недостоверные сведения — также штрафные санкции по ст․ 15․33․2 КоАП РФ;
- за отказ выдать бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК — административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Если сотрудник написал заявление на электронную трудовую книжку, работодателю необходимо: зарегистрировать документ, выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки и своевременно передать сведения в СФР по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД) до 25 числа следующего месяца․ Соблюдение этих простых шагов позволит избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов․