От опозданий, вынужденных уходов с рабочего места и других нарушений трудовой дисциплины не застрахован практически ни один работник․ В подобных ситуациях работодатель, как правило, требует от сотрудника письменных объяснений․ Рассказываем, как правильно составить объяснительную записку, чтобы она была юридически грамотной и не навредила вам․
Что такое объяснительная записка и когда она требуется
Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства совершённого им поступка (или бездействия)․ Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение․
Чаще всего объяснительную требуют в следующих случаях:
- опоздание на работу;
- прогул или отсутствие на рабочем месте;
- невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
- появление на работе в состоянии алкогольного опьянения;
- нарушение внутреннего распорядка, инструкций, правил безопасности;
- порча имущества работодателя;
- ошибки в документах, отчётности․
Общие правила составления
Объяснительная записка пишется в произвольной форме, но должна соответствовать деловому стилю․ Основные требования:
- Лаконичность․ Текст должен быть кратким, без лишних эмоций и подробностей․
- Фактичность․ Указывайте только реальные обстоятельства, которые при необходимости можно подтвердить документально (справкой, чеком, свидетельскими показаниями)․
- Уважительный тон․ Не допускайте грубости, обвинений в адрес коллег и руководства․
- Отсутствие самооговора․ Не признавайте вину, если не считаете себя виноватым, — опишите ситуацию нейтрально․
Структура документа
Объяснительная записка состоит из следующих элементов:
- Шапка, в правом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО руководителя) и автор (должность, ФИО работника);
- Название документа — «Объяснительная записка»;
- Основной текст — изложение фактов и причин произошедшего;
- Дата и подпись — с расшифровкой фамилии․
Образец объяснительной записки (пример)
Директору ООО «Пример»
Иванову И․И․ ()
от менеджера отдела продаж
Петрова П․П․ ()
Объяснительная записка
Я, Петров Пётр Петрович (), опоздал на работу на 1 час 20 минут․ Причиной опоздания стала авария на линии метрополитена, в результате которой движение поездов было остановлено․ О случившемся я незамедлительно сообщил своему непосредственному руководителю по телефону +7 () —․ Подтверждением могут служить публикации в официальных источниках метрополитена․
Полезные советы
- Если причина уважительная — обязательно приложите подтверждающие документы (медицинскую справку, квитанцию, акт коммунальных служб)․
- Если отказываетесь давать объяснения, помните: работодатель составит акт об отказе, но это не лишает вас права позже обжаловать взыскание․
- Сохраните копию записки с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря)․
- Не пишите записку под давлением в состоянии стресса — вы имеете право на два рабочих дня для подготовки объяснений․
Грамотно составленная объяснительная записка — это не формальность, а инструмент защиты ваших трудовых прав․ Спокойный, фактологичный и уважительный текст с подтверждающими документами значительно повышает шансы на то, что работодатель учтёт ваши доводы и не применит дисциплинарное взыскание․