Оформление передачи документов на архивное хранение — это обязательная процедура, обеспечивающая правовую значимость архивного фонда и сохранность информации. Независимо от того, передаются дела во внутренний архив организации или в государственный (муниципальный) архив, процесс требует строгого соблюдения законодательства и внутренних регламентов. В данной статье подробно разберем порядок составления акта, необходимые приложения, отличия процедур и актуальные формы на 2026 год.

Нормативная база и правовое основание

Деятельность по передаче дел в архив регулируется следующими ключевыми документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 21).
• Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах..;» (Приложение № 20 — образец акта, Приложение № 31, Приложение № 35).
• Приказ Росархива от № 236 (для федеральных органов исполнительной власти).
• Локальные нормативные акты организации: Инструкция по подготовке и передаче дел в архив, График сдачи дел.

Важно: Основанием для передачи является приказ (распоряжение) руководителя организации о передаче дел на архивное хранение. Номер и дату приказа обязательно указывают в акте.

Виды передачи и особенности оформления

Передача во внутренний архив организации (структурное подразделение)

Согласно разъяснениям экспертов (в т.ч. Profiz.ru), при передаче дел из структурного подразделения во внутренний архив отдельного акта приема-передачи оформлять не обязательно. Факс передачи фиксируется непосредственно в сдаточной описи.

Порядок действий:

1. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых дел.
2. Указывают номера отсутствующих дел (если есть).
3. Ставят дату приема-передачи.
4. Подписываются: лицо, ответственное за архив (архивариус), и лицо, передавшее дела (ответственное лицо подразделения).

Передача в государственный (муниципальный) архив

Здесь составление Акта приема-передачи обязательно (п. 6.1.2 типовых инструкций). Акт составляет юридическое значение для обеих сторон.

Ключевые требования:

• Акт составляется в двух экземплярах: один остается в передающей организации, второй — в архиве-приемнике.
• Подписывают работники, непосредственно осуществляющие передачу/прием.
• Утверждают руководитель передающей организации и руководитель государственного архива.
• На акте ставится гербовая печать (при наличии) организации и архива.

Передача в коммерческий архив (аутсорсинг)

Допускается передача документов на хранение в специализированные организации по договору. Оформление акта приема-передачи и описей дел производится с учетом нормативных требований, предъявляемых к таким организациям (лицензия, аккредитация, соответствие ГОСТ Р 7.0.100-2018).

Пакет документов для передачи (Чек-лист)

Помимо самого акта, пакет передачи обязательно включает:

• Сдаточную опись дел (в 3 экземплярах для госархива: 2 — архиву, 1 — организации; в 2 экземплярах для внутреннего архива). Опись играет роль основного приложения к акту.
• Номинативную (внутриделковую) опись к каждому делу (при необходимости).
• Сводную опись (при передаче больших объемов или электронных документов).
• Копию приказа о передаче дел на архивное хранение.
• Квитанцию об оплате госпошлины (для передачи в госархив, за каждое учтённое в описи дело).
• Акт экспертизы ценности и сроков хранения (протокол экспертной комиссии организации).

Структура и реквизиты Акта приема-передачи (Образец 2026 г.)

Рекомендуется использовать бланк Приложения № 20 к Приказу Минкультуры РФ № 526 или Приложения № 31 / № 35 (для госархивов). Ниже приведена структура универсального акта.

Обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Пошаговый алгоритм заполнения Акта

Шаг 1. Подготовка дел (в подразделении)

• Проверка полноты дел, наличия нумерации страниц, сшивания, закрепления обложек.
• Составление описей дел (номинативных и сдаточной).
• Проведение экспертизы документов (определение сроков хранения, ценности).

Шаг 2. Оформление приказа

Руководитель организации издает приказ о передаче. В приказе указываются: состав передаваемых дел (по описи), ответственные лица, сроки передачи.

Шаг 3. Заполнение Акта (на месте передачи)

1. Заполняют «шапку» акта: номер, дата, место.
2. Прописывают основание (приказ № ).
3. Указывают причину передачи.
4. Заполняют реквизиты сторон (наименования, адреса, ).
5. В табличной части акта (или со ссылкой на опись) фиксируют: номера дел по описи, заглавия дел, даты начала/окончания, сроки хранения, количество томов.
6. Критически важно: В конце акта (или описи) указывают: «Фактически принято дел: * (цифрой и прописью). Номера отсутствующих дел: * (или «отсутствуют»)».

Шаг 4. Подписание и передача

• Подписывает уполномоченное лицо передающей стороны (директор, зам. директора, архивариус организации — ФИО ).
• Подписывает уполномоченное лицо принимающей стороны (директор госархива / архивариус внутреннего архива — ФИО ).
• Проставляются даты подписания.
• Накладываются печати (гербовая у госархива).
• Экземпляры распределяются: 1 — передающей стороне, 1 (или 2) — архиву.

Особенности передачи электронных документов (ЭД) и работы с ЦХЭД

При передаче электронных архивных документов (ЭАД) в государственный архив через Централизованную Хранилищу Электронных Документов (ЦХЭД) / Подсистему «Облачный архив» процедура имеет нюансы:

• Передача оформляется по Сводной описи ЭАД.
• После приема документов государственный архив формирует в ЦХЭД Акт приема-передачи и направляет его в Подсистему отправителя.
• Акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченных лиц сторон.
• Бумажный дубликат акта может не требоваться, если регламентирован электронный обмен.

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие приказа-основания. Акт без приказа не имеет юридической силы.
2. Расхождения между описью и фактом. Количество дел в акте/описи не совпадает с реально переданными коробками/томами. Всегда сверяйте: «Фактически принято…».
3. Незаполненные реквизиты сторон. Отсутствие ИНН/КПП, адресов (даже если маскируются в примерах, в оригинале они обязательны), ФИО представителей.
4. Игнорирование госпошлины. Для госархива отсутствие квитанции об оплате — основание для отказа в приеме.
5. Передача дел с истекшим сроком хранения «во временное хранение». В акте должно быть четко указано: «На постоянное хранение» или «На временное хранение до *..* г.».
6. Отсутствие подписи руководителя госархива. Для госархива подпись только архивариуса-приемщика недостаточна — нужно утверждение руководителем архива.

Хранение акта в организации

• Экземпляр акта (для внутреннего архива — заполненная опись с подписями) хранится в организации-отправителе в составе архивных документов управления (дела по архивному делу) в течение срока хранения передаваемого фонда, но не менее 10 лет (категория «Постоянно» для актов передачи в госархив).
• Рекомендуется заводить Журнал учета передачи дел в архив (колонки: № п/п, Дата, № акта/описи, Куда передано, Кто передал, Кто принял, Подписи).

Грамотное составление акта приема-передачи — это гарантия того, что организация исполнила свои архивные обязательства перед законом и обществом. В 2026 году актуальны формы Приказа Минкультуры № 526 (Приложения 20, 31, 35). Главное правило: акт не существует без описи, а опись не имеет силы без акта (или подписей в описи для внутреннего архива). Всегда фиксируйте фактическое количество принятых единиц хранения и указывайте на расхождения (если они есть) до момента подписания.

Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных передач рекомендуется консультироваться с архивариусом организации и специалистами принимающего архива. Приведенные образцы реквизитов (ФИО, адреса, номера приказов) в тексте статьи замаскированы символами * в целях безопасности.