Планирование рабочего времени персонала — одна из ключевых задач кадровой службы и руководителей подразделений. Два основных инструмента такого планирования — график отпусков и график служебных командировок. В этой статье подробно разберём, как правильно составить оба документа, какие требования законодательства нужно учесть и каких ошибок следует избегать.
График отпусков: общие требования
График отпусков — это локальный нормативный акт организации, определяющий очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в календарном году. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Сроки утверждения
График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового года, то есть не позднее 17 декабря. Например, график на 2026 год должен быть утверждён не позднее 17 декабря 2025 года.
Форма документа
Для составления графика можно использовать:
- унифицированную форму Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата № 1);
- самостоятельно разработанную форму, закреплённую в учётной политике организации.
Пошаговый алгоритм составления графика отпусков
- Сбор пожеланий сотрудников. Руководители подразделений собирают заявления работников о желаемых датах отпуска. Установите точный срок предоставления списков, например: «до 17:00 20 ноября 2025 года».
- Учёт льготных категорий. Некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время: несовершеннолетние, многодетные родители, ветераны боевых действий, супруги военнослужащих и др.
- Учёт производственных интересов. Необходимо обеспечить непрерывность рабочих процессов, ключевые специалисты не должны отдыхать одновременно.
- Составление проекта графика. В документ вносятся: ФИО сотрудника, структурное подразделение, должность, количество календарных дней отпуска, планируемая дата начала.
- Согласование с профсоюзом (при наличии).
- Утверждение руководителем организации.
- Ознакомление работников под подпись.
Пример заполнения графика отпусков
Пример строки графика (данные частично скрыты):
- Сотрудник: Иванов А. П.*
- Подразделение: отдел продаж
- Должность: менеджер
- Количество дней: 28
- Планируемая дата:
- Фактическая дата: (заполняется по факту)
Учёт праздничных и выходных дней
При планировании отпусков на 2026 год учитывайте производственный календарь: нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Если отпуск выпадает на праздничные дни, он фактически продлевается.
Перенос отпуска
Отпуск может быть перенесён на другой срок по соглашению сторон, а в исключительных случаях (когда отпуск может неблагоприятно отразиться на работе организации) — на следующий рабочий год с согласия работника. При этом запрещается непредоставление отпуска в течение двух лет подряд.
График служебных командировок
В отличие от графика отпусков, единый обязательный график командировок законодательством не предусмотрен. Однако для организаций, регулярно направляющих сотрудников в деловые поездки, планирование командировок крайне полезно: оно позволяет заложить расходы в бюджет, распределить нагрузку и избежать сбоев в работе.
Что включить в план командировок
- ФИО и должность командируемого сотрудника;
- место назначения (город, страна, организация);
- цель поездки (переговоры, обучение, аудит, участие в выставке);
- планируемые даты начала и окончания;
- ориентировочный бюджет (суточные, проезд, проживание).
Примеры формулировок целей командировки
- Для руководителя: «участие в переговорах с ООО «Партнёр*» по вопросу заключения договора поставки»;
- Для бухгалтера: «прохождение обучения по изменениям налогового законодательства»;
- Для менеджера: «проведение презентации продукции для потенциальных клиентов в г. Казань».
Порядок оформления командировки
- Издание приказа о направлении в командировку с указанием срока, места и цели поездки.
- Выдача аванса на командировочные расходы (при необходимости).
- По возвращении, предоставление авансового отчёта с подтверждающими документами (билеты, чеки, счета гостиниц).
Обратите внимание: с 1 сентября 2025 года действуют обновлённые правила оформления командировок, касающиеся суточных, однодневных поездок и дистанционных работников. Рекомендуется актуализировать локальное Положение о командировках в соответствии с новыми требованиями.
Кого нельзя направлять в командировки
- работников, не достигших 18 лет (ст. 268 ТК РФ), за исключением отдельных случаев;
- работников в период временной нетрудоспособности;
- беременных женщин (ст. 259 ТК РФ).
Оплата командировки
За время командировки за работником сохраняется средний заработок. Пример расчёта: если сотрудник за последние 12 месяцев заработал 600 000 рублей при 250 рабочих днях, среднедневной заработок составит 2 400 рублей. Если дни командировки совпали с выходными, когда сотрудник фактически работал, такие дни оплачиваются в повышенном размере.
Практические рекомендации
- Ведите оба графика в электронном виде (Excel, 1С:Зарплата и управление персоналом) — это упрощает корректировку и учёт.
- Согласовывайте графики отпусков и командировок между собой, чтобы избежать одновременного отсутствия ключевых сотрудников.
- Уведомляйте работников о начале отпуска не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).
- Храните утверждённые графики и приказы в соответствии с сроками архивного хранения.
Грамотно составленные графики отпусков и командировок — это основа стабильной работы организации. График отпусков строго регламентирован законом и должен быть утверждён до 17 декабря, а план командировок, хотя и не является обязательным, существенно упрощает бюджетирование и организацию деловых поездок. Соблюдение сроков, учёт прав льготных категорий работников и актуальных требований законодательства помогут избежать штрафов и трудовых споров.