Каждая организация рано или поздно сталкивается с недостачами при получении товаров от поставщика. Чтобы зафиксировать расхождение и предъявить претензию контрагенту‚ необходимо правильно оформить акт о расхождении по количеству при приемке товара. В этой статье подробно разберем‚ когда составляется документ‚ какие формы используются и как заполнить акт без ошибок.

Когда составляется акт о расхождении

Акт оформляется в следующих ситуациях:

• фактическое количество товара меньше‚ чем указано в накладной (недостача);
• фактическое количество больше заявленного (излишки);
• обнаружен пересорт — поставлен товар другого наименования‚ артикула или сорта;
• выявлен брак или повреждение товара при вскрытии упаковки;
• нарушена целостность тары‚ пломб‚ упаковки.

Какие формы акта применяются

С 2013 года унифицированные формы не являются обязательными‚ однако на практике чаще всего используются:

• Форма ТОРГ-2 — для отечественных товаров;
• Форма ТОРГ-3 — для импортных товаров;
• Собственная форма‚ разработанная организацией и утвержденная в учетной политике.

Какую бы форму вы ни выбрали‚ документ должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Порядок приемки и составления акта

Шаг 1. Создание комиссии

Приемку проводит комиссия в составе не менее трех человек: материально ответственное лицо‚ представитель отдела закупок и независимый сотрудник. При крупных расхождениях рекомендуется пригласить представителя поставщика или транспортной компании (о дате приемки его уведомляют заранее телеграммой или письмом).

Шаг 2. Проверка товара

Комиссия сверяет фактическое количество с данными товаросопроводительных документов (ТОРГ-12‚ УПД‚ счет-фактура)‚ проверяет целостность упаковки‚ взвешивает и пересчитывает товар.

Шаг 3. Заполнение акта

В акте указываются:

1. наименование организации-получателя и ее реквизиты (например: ООО «Торговый дом»‚ ИНН 7745‚ адрес: г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1);
2. номер и дата составления акта;
3. реквизиты договора поставки и сопроводительных документов;
4. данные поставщика и грузоотправителя;
5. состав комиссии (Ф.И.О.: Иванов И. И.‚ Петров П. П.‚ Сидорова А. А.*);
6. наименование товара‚ количество по документам и по факту‚ величина расхождения;
7. выводы комиссии о причинах расхождения;
8. подписи всех членов комиссии.

Шаг 4. Утверждение и дальнейшие действия

Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. На его основании поставщику направляется претензия с требованием допоставить товар‚ вернуть деньги или заменить продукцию. В бухгалтерском учете недостача отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Типичные ошибки при составлении акта

• отсутствие подписей всех членов комиссии;
• не указаны реквизиты договора и накладной;
• расхождение зафиксировано «на глаз»‚ без пересчета и взвешивания;
• акт составлен после оприходования товара на склад;
• не уведомлен поставщик о вызове его представителя (если это предусмотрено договором).

Правильно составленный акт о расхождении количества товаров — главное доказательство при предъявлении претензии поставщику и в судебном споре. Составляйте документ в день приемки‚ привлекайте комиссию‚ фиксируйте все детали и храните акт вместе с договором и накладными. Это защитит вашу организацию от финансовых потерь и претензий со стороны налоговых органов.