Инвентаризация кассы — обязательная процедура для любой организации, ведущей кассовые операции․ Результаты проверки оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по унифицированной форме ИНВ-15 (ОКУД 0317013)․ Разберём, когда проводится проверка, кто её осуществляет и как правильно заполнить документ;
Когда проводится инвентаризация кассы
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (обязательно не реже одного раза в год);
- при смене материально ответственного лица (кассира);
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- при внезапных (внеплановых) проверках по распоряжению руководителя;
- при стихийных бедствиях, пожаре и иных чрезвычайных ситуациях․
Руководители организаций, главные бухгалтеры и кассиры обязаны соблюдать Порядок ведения кассовых операций в РФ (Указание ЦБ РФ № 3210-У), а налоговые органы контролируют выполнение этих правил․
Кто участвует в проверке
Инвентаризация проводится комиссией, назначенной приказом руководителя․ В её состав включаются не менее трёх человек: представитель администрации, бухгалтер и другие специалисты․ Проверка осуществляется обязательно в присутствии материально ответственного лица — кассира․ Если кассир отсутствует, инвентаризацию проводить нельзя․
Порядок проведения инвентаризации
- Издаётся приказ о проведении инвентаризации с указанием состава комиссии и сроков․
- Кассир передаёт комиссии все приходные и расходные документы, после чего составляется кассовый отчёт․
- Кассир даёт расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, а неоприходованных или несписанных денег в кассе нет․
- Комиссия производит полный полистный пересчёт наличных денег, проверяет денежные документы (марки, векселя, чеки)․
- Фактический остаток сверяется с данными бухгалтерского учёта (сальдо по счёту 50 «Касса»)․
- Результаты оформляются актом по форме ИНВ-15 в двух экземплярах․
Как заполнить форму ИНВ-15
Акт заполняется следующим образом:
- Шапка документа: наименование организации, структурное подразделение, номер и дата акта, основание проведения (приказ № * от «» 20* г․)․
- Расписка кассира о сдаче всех кассовых документов․
- Фактическое наличие денег — сумма, полученная при пересчёте (прописью и цифрами)․
- Остаток по учётным данным — сумма по кассовой книге․
- Результаты инвентаризации: излишек или недостача (если выявлены)․
- Последние номера кассовых ордеров: приходного № * и расходного № *․
- Подписи членов комиссии и кассира․
Пример фрагмента заполнения
«Фактическое наличие денег в кассе: 145 320 (Сто сорок пять тысяч триста двадцать) руб․ 00 коп․ По учётным данным числится: 145 320 руб․ 00 коп․ Результаты инвентаризации: излишек — нет, недостача — нет․ Последние номера кассовых ордеров: приходного № , расходного № »․
Председатель комиссии — заместитель генерального директора Шурочк* З․В․ (подпись)․ Члены комиссии: главный бухгалтер Иванов* А․П․, экономист Петров С․И․․ Материально ответственное лицо, кассир Сидоров Е․Н․*․
Что делать при выявлении расхождений
- Недостача относится на виновное лицо (счёт 73․02) либо, если виновник не установлен,, на прочие расходы․ Кассир пишет объяснительную записку․
- Излишек приходуется в кассу и отражается в составе прочих доходов организации․
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учёте в том месяце, в котором она была завершена (ст․ 11 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»)․
Важные нюансы
- С 2013 года унифицированные формы не обязательны, организация вправе разработать собственный бланк акта, утвердив его в учётной политике․ Однако форма ИНВ-15 остаётся самой удобной и привычной․
- Акт составляется в двух экземплярах: один передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у материально ответственного лица․
- Исправления в акте должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и кассиром․
- За нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст․ 15․1 КоАП РФ (штраф для организаций, от 40 000 до 50 000 руб․)․
Грамотно оформленный акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 — это подтверждение достоверности учёта кассовых операций и защита от претензий контролирующих органов․ Проводите инвентаризацию регулярно, соблюдайте процедуру и внимательно заполняйте все реквизиты документа․