Сопроводительное письмо к договору — это деловой документ, который направляется контрагенту вместе с проектом договора или подписанным экземпляром. Его основная задача, зафиксировать факт передачи документов, указать цель направления и определить дальнейшие действия адресата.

Зачем нужно сопроводительное письмо

Грамотно составленное сопроводительное письмо выполняет несколько важных функций:

• Фиксация даты передачи — документ подтверждает, когда именно договор был направлен контрагенту;
• Указание цели — поясняет, что требуется от адресата: подписать договор, вернуть экземпляр, внести правки;
• Установление сроков — определяет период, в течение которого ожидается ответ;
• Доказательственная функция — в случае спора письмо может служить доказательством направления документов;

Структура сопроводительного письма

Типовое сопроводительное письмо о направлении договора для подписания включает следующие элементы:

1. Реквизиты отправителя — наименование организации, адрес, контактные данные;
2. Реквизиты адресата — наименование организации, должность и ФИО руководителя;
3. Исходящий номер и дата письма;
4. — «О направлении договора для подписания»;
5. Основная часть — ссылка на событие-основание (предварительная договорённость, завершение этапа работ, решение вышестоящего органа, изменение законодательства), просьба подписать и вернуть экземпляр;
6. Перечень приложений — список направляемых документов с указанием количества экземпляров и листов;
7. Подпись уполномоченного лица.

Образец сопроводительного письма

Ниже приведён пример заполнения с частично скрытыми реквизитами:

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. , оф.
ИНН 1826, КПП 1826
Тел.: +7 (341) —*

Исх. № 45/26 от

Генеральному директору
ООО «Вектор»
Иванову И.И.
Адрес: 426, г. Ижевск, ул. Ленина, д.

О направлении договора для подписания

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с достигнутыми ранее договорённостями направляем Вам для подписания договор поставки № * от в двух экземплярах.

Просим подписать договор и возвратить один экземпляр в наш адрес в срок до .

Приложение: договор поставки № * от — на 5 л. в 2 экз.

Генеральный директор ООО «Меркурий» ____________ /Петров П.П./
Исп.: Сидорова А.А., тел. +7 (9) *—

Рекомендации по составлению

• Письмо оформляется на фирменном бланке организации;
• Событие-основание указывается в начале текста;
• Стиль изложения, официально-деловой, без лишних деталей;
• Обязательно указывайте срок возврата подписанного экземпляра;
• Приложения нумеруются с указанием количества листов и экземпляров;
• Письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Сопроводительное письмо к договору — простой, но важный инструмент делового документооборота; Оно дисциплинирует стороны, фиксирует ключевые моменты передачи документов и защищает интересы отправителя при возникновении споров. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под конкретную ситуацию.