Обработка персональных данных — неотъемлемая часть деятельности любого общества с ограниченной ответственностью. Компания собирает сведения о сотрудниках, клиентах, контрагентах, посетителях сайта. Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных», в большинстве случаев для этого требуется согласие субъекта персональных данных. В статье разберём, как правильно составить и заполнить такой документ для ООО, приведём образец и расскажем о типичных ошибках.
Что такое согласие на обработку персональных данных
Согласие на обработку персональных данных — это добровольное, конкретное, информированное и сознательное волеизъявление субъекта, с помощью которого он разрешает оператору (в нашем случае — ООО) обрабатывать свои персональные данные;
Под обработкой понимаются любые действия с данными:
- сбор и запись;
- систематизация и накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение и использование;
- передача (предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование, удаление, уничтожение.
Когда согласие обязательно
Согласие требуется, если ООО:
- обрабатывает данные клиентов для рассылок, акций, программ лояльности;
- собирает данные через сайт (формы обратной связи, регистрация);
- обрабатывает специальные категории данных (о здоровье, биометрические данные);
- передаёт данные третьим лицам (курьерским службам, банкам, подрядчикам);
- публикует фото и видео сотрудников или клиентов.
Важно: для исполнения трудового договора согласие работника, как правило, не требуется (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ), однако на практике многие компании оформляют его для подстраховки — например, для передачи данных в банк для зарплатного проекта или для кадрового учёта сверх необходимого минимума.
Обязательные элементы согласия
Чтобы документ устроил Роскомнадзор, в нём должны быть указаны:
- ФИО субъекта, адрес, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
- наименование оператора — полное название ООО и его адрес;
- перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие;
- цели обработки — конкретные и понятные;
- перечень действий с данными (сбор, хранение, передача и т.д.);
- срок действия согласия и порядок его отзыва;
- указание на добровольность дачи согласия;
- подпись субъекта и дата.
Образец заполнения согласия для ООО
СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных
Я, Иванов* Иван* Иванович, зарегистрированный по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. , кв. , паспорт серия 45* № *, выдан Отделом УФМС России по г. Москве «» * 20 г.,
даю согласие обществу с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), расположенному по адресу: 123* , г. Москва, ул. Деловая, д. *, на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку моих персональных данных, а именно:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и фактического проживания;
- контактный телефон: +7 (9) —;
- адрес электронной почты: ivan*@mail.;
- ИНН, СНИЛС (при необходимости).
на совершение следующих действий: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Цели обработки: заключение и исполнение договора оказания услуг, информирование об акциях и новостях компании, исполнение требований законодательства РФ.
Согласие действует с момента подписания и до достижения целей обработки либо до момента его отзыва. Согласие может быть отозвано путём направления письменного заявления по адресу оператора.
Согласие дано мною добровольно, сознательно и в своём интересе.
Как отозвать согласие
Субъект вправе в любой момент отозвать согласие, направив оператору письменное заявление (заказным письмом, лично под подпись или через электронную форму, если она предусмотрена). После получения отзыва ООО обязано прекратить обработку и уничтожить данные в установленный срок.
Исключение: продолжение обработки данных работника после получения отзыва возможно в случаях, перечисленных в п. 2–11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 Закона № 152-ФЗ (например, для исполнения требований налогового и трудового законодательства).
Ответственность за нарушения
Роскомнадзор контролирует соблюдение законодательства о персональных данных. За обработку данных без согласия или с нарушением требований к его оформлению предусмотрены штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ. Кроме того, оператор обязан подать уведомление в Роскомнадзор — ведомство вносит сведения о компании в реестр операторов в течение 30 календарных дней с даты получения уведомления.
Типичные ошибки при оформлении
- Размытые цели обработки — формулировки вида «для любых целей» недопустимы;
- отсутствие срока действия согласия и порядка отзыва;
- избыточный перечень данных — нельзя запрашивать данные, не связанные с заявленными целями;
- отсутствие подписи или даты;
- предустановленные галочки на сайте, согласие должно быть активным действием пользователя.
Грамотно составленное согласие на обработку персональных данных защищает ООО от претензий Роскомнадзора и штрафов, а субъектов данных — от неправомерного использования их информации. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя перечень данных и цели под конкретную ситуацию вашей компании. При сомнениях рекомендуется проконсультироваться с юристом по защите персональных данных.