Зачем нужно согласие работника
При приёме на работу сотрудник предоставляет работодателю целый пакет документов: паспорт‚ трудовую книжку‚ дипломы‚ СНИЛС‚ ИНН и другие. Все они содержат персональные данные‚ обработка которых регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудовым кодексом РФ (глава 14).
Копии этих документов‚ как правило‚ подшиваются в личное дело работника. Поскольку хранение копий — это форма обработки персональных данных‚ работодатель обязан получить от сотрудника письменное согласие. Без такого согласия хранение копий может быть расценено как нарушение законодательства‚ что грозит административной ответственностью по ст; 13.11 КоАП РФ.
Ключевые требования законодательства
- Персональные данные должны храниться в форме‚ позволяющей определить субъекта персональных данных (работника);
- Срок хранения — не дольше‚ чем этого требуют цели обработки персональных данных;
- Согласие должно быть конкретным‚ предметным‚ информированным‚ сознательным и однозначным;
- Работник вправе в любой момент отозвать согласие‚ подав соответствующее заявление;
- После увольнения личное дело передаётся в архив и хранится в соответствии с архивным законодательством (как правило‚ 75 лет‚ либо 50 лет для дел‚ завершённых после 2003 года).
Что должно содержать согласие
- Наименование организации-работодателя‚ её адрес;
- ФИО работника‚ паспортные данные‚ должность;
- Перечень документов‚ копии которых будут храниться в личном деле;
- Цель хранения (кадровый учёт‚ исполнение трудового договора и т.д.);
- Срок действия согласия;
- Условия отзыва согласия;
- Дата и подпись работника.
Образец согласия
СОГЛАСИЕ
на хранение копий документов в личном деле работника
Я‚ Иванов* Иван* Иванович‚ паспорт серия 45 № 456‚ выдан ОВД «» г. Москвы .*.20*‚ зарегистрированный по адресу: г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. ‚ кв. ‚
работающий в должности менеджера* отдела продаж в ООО «Пример» (ИНН 77‚ юридический адрес: г. Москва‚ ул. Центральная‚ д. )‚
в соответствии со ст. 9 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных» даю своё согласие ООО «Пример*» на хранение в моём личном деле копий следующих документов:
- паспорта гражданина РФ;
- диплома о высшем образовании серия № *;
- СНИЛС — ;
- ИНН 77;
- трудовой книжки (вкладыша);
- иных документов‚ предоставленных при трудоустройстве.
Цель хранения: ведение кадрового учёта‚ исполнение условий трудового договора‚ соблюдение требований законодательства РФ.
Согласие действует с момента подписания и до окончания срока хранения личного дела‚ установленного законодательством‚ либо до момента его отзыва мною в письменной форме.
Мне разъяснено‚ что я вправе отозвать настоящее согласие путём подачи письменного заявления работодателю.
«___» __________ 20___ г. _________________ / Иванов* И.И. /
Практические рекомендации работодателю
- Оформляйте согласие отдельным документом‚ а не пунктом в трудовом договоре — так надёжнее с точки зрения проверок Роскомнадзора;
- Храните личные дела в сейфе или запираемом шкафу‚ ограничьте круг лиц‚ имеющих доступ;
- Назначьте приказом ответственного за обработку персональных данных;
- Уничтожайте копии документов по истечении сроков хранения с составлением акта;
- Не запрашивайте и не храните копии документов‚ не предусмотренных ст. 65 ТК РФ‚ без отдельного обоснования.
Согласие на хранение копий документов в личном деле — обязательный элемент кадрового документооборота. Правильно оформленный документ защищает работодателя от претензий контролирующих органов‚ а работника — от неправомерного использования его персональных данных. Используйте приведённый образец как основу‚ адаптируя его под специфику вашей организации.