В хозяйственной деятельности нередко возникают ситуации, когда одна организация несёт расходы, которые по договорённости должна возместить другая компания. Для правильного оформления таких отношений используется соглашение о компенсации затрат между юридическими лицами. В данной статье разберём, что это за документ, какие условия в него включаются, как он влияет на налогообложение, а также приведём образец заполнения.
Что такое соглашение о компенсации затрат
Соглашение о компенсации (возмещении) затрат — это гражданско-правовой документ, в котором стороны фиксируют обязанность одной организации возместить другой понесённые ею расходы. Типовая (утверждённая законом) форма такого соглашения отсутствует, поэтому условия определяются по усмотрению сторон в соответствии с принципом свободы договора (ст. 421 ГК РФ).
Такое соглашение может быть:
- самостоятельным документом;
- дополнительным соглашением к основному договору (аренды, подряда, оказания услуг, поставки);
- частью мирового соглашения или соглашения о возмещении ущерба.
Когда составляется соглашение
На практике документ применяется в следующих ситуациях:
- Компенсация коммунальных и эксплуатационных расходов, например, между собственниками нежилого здания или арендодателем и арендатором.
- Возмещение затрат на электроснабжение — когда одно юрлицо оплачивает электроэнергию за несколько организаций.
- Компенсация командировочных и транспортных расходов исполнителя заказчиком.
- Возмещение расходов на ремонт помещения или оборудования.
- Компенсация убытков и ущерба, причинённого действиями контрагента.
- Расходы на оплату услуг третьих лиц, понесённые одной стороной в интересах другой.
Обязательные условия соглашения
Чтобы документ имел юридическую силу и не был признан судом незаключённым, в него необходимо включить следующие сведения:
Наименование сторон
Указываются полные наименования юридических лиц, их организационно-правовая форма, а также должность и Ф.И.О. представителей, действующих на основании устава или доверенности.
Предмет соглашения
Это ключевое условие. В предмете указывают, какие именно расходы и в каком размере подлежат компенсации. Если сторона, получатель компенсации произвела затраты по нескольким основаниям, их следует перечислить со ссылками на подтверждающие документы (акты, счета, платёжные поручения).
Размер компенсации
Сумма указывается цифрами и прописью. Может быть фиксированной либо определяться расчётным путём (например, пропорционально площади помещения или объёму потребления).
Порядок и сроки возмещения
Главным условием является порядок оплаты: единовременно или частями, срок перечисления денежных средств, реквизиты для оплаты.
Ответственность сторон
Предусматриваются неустойка за просрочку платежа, порядок разрешения споров.
Заключительные положения
Срок действия соглашения, количество экземпляров, адреса и реквизиты сторон, подписи.
Образец соглашения о компенсации затрат между юридическими лицами
СОГЛАШЕНИЕ № ___
о компенсации затрат
г. Москва «___» __________ 20___ г.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Строй» (ООО «Альфа-Строй»), ИНН 77**, ОГРН 1157746*, в лице генерального директора Иванова И. И.*, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Сторона-1», с одной стороны, и
Общество с ограниченной ответственностью «Бета-Сервис» (ООО «Бета-Сервис»), ИНН 77*, ОГРН 1167746, в лице директора Петрова П. П.*, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Сторона-2», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:
Предмет соглашения
Сторона-2 обязуется возместить Стороне-1 затраты, понесённые последней на оплату электроэнергии, потреблённой Стороной-2 в нежилом помещении, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. , за период с по .
Общая сумма компенсации составляет 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек, что подтверждается актом сверки от и счетами № от ..2026.
Порядок и сроки возмещения
Сторона-2 перечисляет денежные средства на расчётный счёт Стороны-1 в срок до «___» __________ 20___ г.
Обязательство Стороны-2 считается исполненным с момента списания денежных средств с её расчётного счёта.
Ответственность сторон
За нарушение срока оплаты Сторона-2 уплачивает неустойку в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки.
Споры разрешаются в Арбитражном суде г. Москвы.
Заключительные положения
Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует до полного исполнения сторонами своих обязательств.
Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
Реквизиты и подписи сторон
Сторона-1: ООО «Альфа-Строй», адрес: 117, г; Москва, ул. Примерная, д. , р/с 40702810 в ПАО «Банк**», к/с 30101810, БИК 044525.
Генеральный директор ____________ /Иванов И. И;/
Сторона-2: ООО «Бета-Сервис», адрес: 115, г. Москва, ул. Образцовая, д. , р/с 40702810 в ПАО «Банк**», к/с 30101810, БИК 044525.
Директор ____________ /Петров П. П./
Налогообложение компенсации затрат
При составлении соглашения важно учитывать налоговые последствия:
- НДС. Если исполнитель не относит на свои затраты возмещаемые расходы (например, действует как посредник при оплате услуг третьих лиц), начислять НДС на полученную компенсацию не нужно. Однако если компенсация связана с оплатой товаров (работ, услуг), она может включаться в налоговую базу по НДС.
- Налог на прибыль. Полученная компенсация, как правило, включается во внереализационные доходы либо в выручку — в зависимости от характера возмещаемых расходов. Например, при поступлении от заказчика 150 000 руб. с учётом компенсации командировочных расходов вся сумма учитывается при расчёте налога на прибыль.
- Документальное подтверждение. Все компенсируемые расходы должны быть подтверждены первичными документами — иначе налоговый орган может отказать в признании затрат.
Нужно ли нотариальное заверение
Нотариальное заверение соглашения о компенсации затрат не требуется. Документ подписывается уполномоченными представителями обеих сторон и скрепляется печатями (при их наличии). Допускается также обмен документами в электронной форме, это ускоряет процесс и экономит расходы на почту.
Типичные ошибки при составлении
- Отсутствие конкретного размера компенсации или порядка её расчёта — суд может признать соглашение незаключённым.
- Отсутствие ссылок на подтверждающие документы.
- Неуказание сроков возмещения.
- Подписание документа лицом без надлежащих полномочий (без доверенности).
- Смешение компенсации затрат с оплатой услуг, что влечёт налоговые риски.
Соглашение о компенсации затрат между юридическими лицами — гибкий инструмент урегулирования расчётов между организациями; Главное — чётко прописать предмет, размер и порядок возмещения, приложить подтверждающие документы и учесть налоговые последствия. Приведённый выше образец можно адаптировать под конкретную ситуацию, а при крупных суммах рекомендуется привлечь юриста для проверки документа.