Служебная записка, это внутренний документ, который используется сотрудниками органов внутренних дел для служебной переписки между подразделениями и должностными лицами. Она применяется для докладов, запросов, уведомлений и решения текущих рабочих вопросов. Ниже рассмотрим, как правильно составить служебную записку в полиции, какие требования к ней предъявляються, и приведём образец.
Назначение служебной записки
Служебная записка в системе МВД используется в следующих случаях:
- информирование руководства о происшествиях, нарушениях или результатах работы;
- запросы о предоставлении информации, техники, транспорта или персонала;
- согласование действий между подразделениями;
- объяснения по дисциплинарным вопросам (объяснительная записка);
- доклад о выполнении поручений и распоряжений.
Согласно статье 21 Трудового кодекса РФ, сотрудник имеет право на защиту своих прав и интересов, поэтому служебная записка может использоваться и как способ официальной фиксации своей позиции по рабочим вопросам.
Структура документа
Служебная записка составляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними инструкциями по делопроизводству в органах внутренних дел. Документ включает следующие реквизиты:
- Адресат — должность, специальное звание и фамилия руководителя (в дательном падеже).
- Автор — должность, звание и фамилия составителя.
- Наименование документа, «Служебная записка».
- Дата и регистрационный номер.
- Заголовок к тексту — краткое изложение сути (о чём записка).
- Основной текст — описание ситуации и просьба/предложение/доклад.
- Подпись составителя.
Образец служебной записки
Начальнику ОМВД России
по г. Примерску
полковнику полиции
Иванову И.И. ()
от старшего инспектора отделения
по исполнению административного законодательства
капитана полиции
Петрова П.П; ()
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 12 от
О выделении транспортного средства
Докладываю, что в связи с планируемым проведением профилактического мероприятия «Безопасная дорога» на территории микрорайона Центральный возникла необходимость в выделении служебного транспортного средства для доставки личного состава и агитационных материалов.
Прошу выделить автомобиль УАЗ «Патриот», гос. номер А 123 БВ 77 (), с водителем на период с 09:00 до 14:00 указанной даты.
Капитан полиции _________ Петров П.П. ()
Правила оформления текста
- Текст должен быть кратким, официальным, без эмоциональных оценок.
- Излагайте факты в хронологическом порядке, указывайте даты, время, места событий.
- Просьба или предложение формулируется в конце документа.
- Записка печатается на листе формата А4, шрифт — Times New Roman, 12–14 кегль.
- Документ регистрируется в журнале внутренней документации подразделения.
Объяснительная служебная записка
Отдельный вид — объяснительная записка, которую сотрудник предоставляет по требованию руководства в связи с дисциплинарным проступком. В ней необходимо:
- указать обстоятельства произошедшего;
- привести причины и ссылки на подтверждающие документы (при наличии);
- изложить свою позицию честно и без противоречий.
Пример: «Докладываю, что я отсутствовал на рабочем месте с 10:00 до 12:00 в связи с прохождением медицинского освидетельствования в ГБУЗ «Городская больница № 3» (г. Примерск, ул. Ленина, д. 15 (*)), что подтверждается справкой № 456 от ».
Грамотно составленная служебная записка — важный инструмент служебной коммуникации в полиции. Соблюдение структуры, официального стиля и требований делопроизводства обеспечивает юридическую значимость документа и оперативное решение рабочих вопросов. Перед подачей записки рекомендуется свериться с внутренними инструкциями вашего подразделения, так как в отдельных территориальных органах могут действовать собственные формы и шаблоны.