Когда сотрудник уходит в отпуск, его обязанности кто-то должен выполнять. Чаще всего работу временно поручают коллеге, и для оформления такого замещения используется служебная записка. В этой статье разберём, как правильно составить документ, какие нормы Трудового кодекса РФ при этом применяются и как оплачивается замещение.
Что такое служебная записка на замещение
Служебная записка, это внутренний документ, с помощью которого руководитель подразделения или сам сотрудник доводит до руководства компании информацию о необходимости временного замещения отсутствующего работника. На основании записки издаётся приказ, а с замещающим сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
Согласно статье 21 ТК РФ, работник имеет право на защиту своих трудовых прав, поэтому любое дополнительное поручение должно быть оформлено документально и оплачено.
Правовое регулирование
- Ст. 60.2 ТК РФ — совмещение профессий, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Требуется письменное согласие сотрудника и доплата.
- Ст. 72.2 ТК РФ — временный перевод на другую работу (когда сотрудник полностью освобождается от своих обязанностей на период замещения).
- Ст. 151 ТК РФ — размер доплаты за совмещение устанавливается по соглашению сторон с учётом объёма и содержания дополнительной работы.
Как оплачивается замещение
Оплата зависит от выбранного способа оформления:
- Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — сотрудник выполняет свою работу и обязанности отпускника. Доплата устанавливается в фиксированной сумме или в процентах от оклада отсутствующего работника (обычно 10–50%).
- Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ), сотрудник получает оплату по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней должности.
Пример расчёта: оклад замещающего — 60 000 руб., доплата за совмещение — 30% от оклада отпускника (70 000 руб.). Доплата составит 21 000 руб., итого за месяц — 81 000 руб. до вычета НДФЛ.
Структура служебной записки
- Шапка: кому адресована (должность, ФИО руководителя) и от кого (должность, ФИО, подразделение);
- Название документа — «Служебная записка»;
- Дата и номер документа;
- Основная часть: причина (отпуск сотрудника), период замещения, кандидатура замещающего;
- Просьба оформить замещение и установить доплату;
- Подпись составителя.
Образец служебной записки
Генеральному директору
ООО «Вектор Плюс»
Смирнову А. П. ()
от начальника отдела продаж
Кузнецовой Е. В. ()
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 14 от
В связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск менеджера по продажам Петрова И. С. () с по прошу возложить исполнение его обязанностей на старшего менеджера отдела продаж Сидорову М. А. () в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ) с установлением доплаты в размере 30% от оклада по замещаемой должности.
Согласие Сидоровой М. А. () получено.
Начальник отдела продаж ____________ Кузнецова Е. В. ()
Что делать дальше
- Получить письменное согласие замещающего сотрудника.
- Издать приказ о возложении обязанностей с указанием периода и размера доплаты.
- Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Отразить доплату в расчёте заработной платы.
Частые ошибки
- Отсутствие письменного согласия сотрудника, без него доплата и само замещение незаконны;
- Не указан размер доплаты — это приводит к спорам при расчёте зарплаты;
- Замещение оформлено только устно — в случае конфликта работник не сможет доказать факт дополнительной работы.