Оформление временной передачи должностных обязанностей коллеге на время отпуска — обязательная процедура для обеспечения бесперебойной работы организации․ Главным документом, фиксирующим это соглашение, является служебная записка․ В данной статье подробно разберем, как правильно составить такой документ в 2026 году, какие нормативные акты регулируют процесс и предоставим актуальные образцы․

Правовая база: на чем стоит требование

Согласно статье 60․2 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), выполнение работы по совместительству (внутренней) или временное исполнение обязанностей отсутствующего работника допускается только с письменного согласия сотрудника и по приказам (распоряжениям) работодателя․ Статья 21 ТК РФ, упомянутая в запросе, закрепляет общие права работника на защиту своих интересов, но именно ст․ 60․2 и ст․ 151 ТК РФ (об оплате работы по совместительству) являются ключевыми для данной ситуации․

• Ст․ 60․2 ТК РФ — порядок временного исполнения обязанностей․
• Ст․ 151 ТК РФ — оплата труда работника, выполняющего работу по внутренней совместительству (доплате)․
• Постановление Пленума ВС РФ № 2 — разъяснения по спорам о выплате доплат за совмещение должностей․
• Локальные нормативные акты (ЛНА) — Положение о служебных записках, Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка конкретной организации․

Кто и когда пишет служебную записку?

Инициатором составления записки, как правило, выступает руководитель структурного подразделения (начальник отдела, цеха, филиала), в котором работает уходящий в отпуск сотрудник․ Реже записку пишет сам сотрудник (заявление), но служебная записка от руководителя является более корректной формой управления процессами․

Сроки: Документ готовится за 3–5 рабочих дней до начала отпуска, чтобы успеть согласовать доплату, подготовить приказ и провести инструктаж замещающего лица․

Структура и обязательные реквизиты служебной записки

Согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и общеделовому обороту, служебная записка должна содержать:

1. Шапка: Кому (ФИО генерального директора / руководителя организации), От кого (ФИО, должность автора записки)․
2. Заголовок: «Служебная записка» (по центру)․
3. Тема: «Об исполнении обязанностей на период отпуска» (или «О временном исполнении обязанностей․․․»)․
4. Текст (описание ситуации):
   • ФИО уходящего в отпуск сотрудника, его должность․
   • Период отпуска (даты «с» и «по» согласно графику отпусков)․
   • ФИО кандидата на замещение, его текущая должность․
   • Обоснование выбора (квалификация, опыт, загруженность)․
   • Перечень передаваемых обязанностей (полный или частичный объем)․
   • Предлагаемый размер доплаты (процент от тарифной ставки/оклада замещаемого или фиксированная сумма) согласно ЛНА․
5. Резолютивная часть: «Прошу: 1․ Дать согласие на временное исполнение обязанностей․․․ 2․ Установить доплату в размере․․; 3․ Издать приказ в установленном порядке»․
6. Подпись автора, дата, регистрационный номер (при наличии делопроизводства)․
7. Визы согласования: HR-отдела (кадров), бухгалтерии (по доплате), юриста (при необходимости), руководителя организации․

Образец служебной записки (универсальный)

Образец служебной записки (частичное исполнение / несколько сотрудников)

Часто обязанности распределяются между несколькими сотрудниками․ В этом случае структура записки меняется незначительно:

Необходимые приложения к записке

Без приложений приказ не изготовят․ Обязательный пакет:

• Письменное согласие замещающего(их) сотрудника(ов)․ Обязательно по ст․ 60․2 ТК РФ․ Форма свободная: «Я, ФИО, должность, согласен(на) временно исполнять обязанности ФИО отсутствующего в период с ․․․ по ․․․ за доплату ․․․%»․ Подпись, дата․
• Копия графика отпусков (фрагмент со строкой уходящего сотрудника)․
• Расчет доплаты (справка из бухгалтерии или расчетный листок-заготовка) — для визирования главбуха․
• Перечень обязанностей / Инструкция (если передается сложный функционал)․

Последующая процедура: от записки к приказу

После подписи руководителя организации на записке («Утверждаю» / «Согласен»), документ передается в кадровую службу (HR)․ На основании записки HR-специалист готовит проект Приказа (распоряжения) по форме:

• Форма Т-5 (Приказ о временном исполнении обязанностей) — если используется единая форма․
• Свободная форма с логотипом организации — если компания отказалась от единых форм (ст․ 9 ТК РФ)․

Структура приказа:

1. Основание: Служебная записка № * от ․
2. ФИО замещающего, табельный номер․
3. ФИО замещаемого, период отсутствия․
4. Перечень обязанностей․
5. Размер и порядок выплаты доплаты (ежемесячно вместе с зарплатой / авансом)․
6. Срок действия приказа (даты «с» и «по»)․
7. Ответственное лицо за контроль (обычно автор записки)․

Приказ знакомится под роспись замещающий сотрудник ДО начала периода исполнения обязанностей․

Особенности оплаты (Доплата) в 2026 году

Размер доплаты не регламентирован законом (ст․ 151 ТК РФ говорит только о том, что она устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором)․

Частая практика:

• 100% оклада замещаемого, если объем работы равен полной ставке (редко, так как сотрудник делает свою работу + чужую)․
• 30–50% от оклада замещаемого — стандарт для частичного совмещения․
• Фиксированная сумма — допустимо, если зафиксировано в ЛНА․

Важно: Доплата начисляется за фактически отработанное время․ Если замещающий сотрудник сам ушел в больничный или отпуск в этот период — доплата за дни отсутствия не выплачивается․

Типичные ошибки и риски

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С:ЗУП

В 2026 году большинство организаций перешли на ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С:ЭДО) и автоматизированную кадровую систему (1С:ЗУП 3․1 / 8․3)․

• Служебная записка создается как входящий/внутренний документ, маршрут согласования настраивается один раз (Руководитель отдела -> Кадры -> Бухгалтерия -> Генеральный директор)․
• Согласие сотрудника подписывается ЭЦП (усиленная/неусиленная) в личном кабинете сотрудника (1С:Кадры, Мобильный сотрудник)․
• Приказ формируется автоматически на основании записки («Ввод на основании»), заполняет реквизиты, печатается для росписи в бумажном виде (если требуется) или подписывается ЭЦП руководителя и знакомится сотрудником в ЛК․
• Начисление доплаты в 1С:ЗУП настраивается через документ «Начисление доплаты за совмещение» или «Временное исполнение обязанностей», привязывается к приказу․

Чек-лист для HR и руководителя перед отправкой в отпуск

1. [ ] Проверить график отпусков на актуальность․
2. [ ] Определить замещающего(их) за 2 недели․
3. [ ] Получить устное/письменное согласие замещающего․
4. [ ] Составить служебную записку (автор, руководитель отдела)․
5. [ ] Согласовать записку с Кадрами (кадры проверяют сроки, стаж, ограничения) и Бухгалтерией (размер доплаты, источник финансирования)․
6. [ ] Подписать записку Генеральным директором․
7. [ ] Издать Приказ (Форма Т-5 или своя)․
8. [ ] Ознакомить под роспись замещающего и уходящего в отпуск (для информирования)․
9. [ ] Провести передачу дела / инвентаризацию (если МОЛ/кассир/склад)․
10. [ ] Завести задачу в календаре/1С на контроль окончания срока приказа для своевременного изъятия доплаты․

Грамотно составленная служебная записка — это не просто бюрократия, а юридический щит для организации и гарантия прав сотрудников․ Она фиксирует волю сторон, основание для доплаты и границы ответственности․ Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте их под локальные нормативные акты вашей компании (Положение об оплате труда, Правила ВТР) и не забывайте про обязательное письменное согласие замещающего лица․ Своевременное оформление сэкономит время бухгалтерии при расчете зарплаты и исключит претензии инспекций труда․

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ При оформлении документов рекомендуется обращаться к трудовому юристу или кадровику вашей организации с учетом актуальных изменений в ТК РФ и ЛНА на дату составления документа (апрель 2026 г․)․