Служебная записка на заключение договора — это внутренний документ, с помощью которого сотрудник организации обращается к руководителю с инициативой о заключении делового соглашения с контрагентом. В статье разберём, зачем нужна такая служебка, кто её составляет, как правильно оформить, а также приведём готовый образец.
Зачем нужна служебная записка на заключение договора
Основная цель любой коммерческой организации — получение прибыли, а самый надёжный способ её достижения, взаимовыгодное сотрудничество с партнёрами. Служебная записка выполняет сразу несколько задач:
- Донесение инициативы до руководства. Менеджер отчитывается о проделанной работе: найден потенциальный контрагент, условия обсуждены, получено предварительное согласие.
- Согласование сделки. Если директор посчитает условия невыгодными, он может не дать добро на заключение договора.
- Учёт договоров и контрагентов. Записка становится основанием для наполнения базы данных, постановки договора на учёт.
- Кадрово-финансовые аспекты. Зачастую заработная плата менеджера зависит от количества и качества заключённых сделок, поэтому служебка служит основанием для начисления премии.
Кто составляет служебную записку
Теоретически инициатором может выступить любой сотрудник, взаимодействующий с представителями других организаций. На практике чаще всего служебки пишут:
- менеджеры по работе с клиентами;
- специалисты отдела продаж;
- сотрудники договорного отдела;
- менеджеры по закупкам.
Документ адресуется директору компании. После визы руководителя записка передаётся в договорной отдел, специалисты которого занимаются дальнейшими согласовательными мероприятиями.
Форма и общие правила оформления
Форма служебной записки не утверждена законодательно, поэтому она составляется в свободном виде. Однако многие организации закрепляют собственные шаблоны в локальных нормативных актах — это упрощает работу сотрудников и делает документооборот единообразным.
Основные рекомендации по оформлению:
- Записку можно написать от руки (синей или чёрной ручкой) или напечатать на компьютере.
- Текст размещается на чистом листе формата А4.
- Поскольку документ внутренний, подробные реквизиты сторон не обязательны — достаточно должности и ФИО адресата и составителя.
- Стиль изложения — деловой, лаконичный, без эмоциональных оценок.
- Обязательно указываются: суть предложения, сведения о контрагенте, предмет и ключевые условия будущего договора, ожидаемая выгода для организации.
Структура документа
- Шапка (правый верхний угол): кому адресована записка (должность, ФИО руководителя) и от кого (должность, ФИО сотрудника).
- Название документа — «Служебная записка».
- Дата и номер документа.
- Заголовок к тексту — «О заключении договора».
- Основная часть — изложение сути предложения.
- Подпись составителя с расшифровкой.
Образец служебной записки на заключение договора
Директору ООО «Вектор»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 12 от
О заключении договора поставки
Довожу до Вашего сведения, что в ходе переговоров с представителем ООО «Торговый дом «Гарант» (ИНН 77**, адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , тел. +7 (495) —) достигнута предварительная договорённость о заключении договора поставки канцелярских товаров на сумму 350 000 (триста пятьдесят тысяч) рублей.
Условия сделки: поставка товара партиями в течение 6 (шести) месяцев, отсрочка платежа — 14 календарных дней, скидка при досрочной оплате — 3%. Контактное лицо со стороны контрагента, коммерческий директор Сидоров С.С.
Прошу рассмотреть возможность заключения указанного договора и дать поручение договорному отделу о подготовке проекта соглашения.
Менеджер отдела продаж ____________ /Петров П.П./
Что происходит после подачи служебки
Руководитель рассматривает записку и накладывает резолюцию — например, «В работу», «Согласовано» или «Отказать» с указанием причины. После визирования документ передаётся в договорной отдел, где юристы готовят проект договора, проверяют контрагента и проводят согласование условий. Сама служебка подшивается в дело и хранится в архиве организации в качестве внутреннего документа.
Служебная записка на заключение договора, простой, но важный инструмент внутреннего документооборота. Она фиксирует инициативу сотрудника, запускает процесс согласования сделки и служит основанием для премирования менеджера. Главное при составлении — чётко изложить суть предложения, указать контрагента и условия сделки, соблюдая деловой стиль.