Административный отпуск (официально — отпуск без сохранения заработной платы, за свой счет) — это период освобождения работника от выполнения трудовых обязанностей по его письменному заявлению. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, за эти дни заработная плата не выплачивается, а стаж, как правило, засчитывается в пределах, установленных законодательством (не более 14 дней в году для общего стажа).

Ниже представлено подробное описание оснований, категорий работников, порядка оформления и готовые шаблоны заявлений на .

Правовые основания предоставления

Основным нормативным актом, регулирующим данный вопрос, является статья 128 ТК РФ. Она делит основания на две группы:

Обязательные основания (работодатель не имеет права отказать)

Согласно ст. 128 ТК РФ и ряду федеральных законов (№ 5-ФЗ «О ветеранах», № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» и др.), административный отпуск обязательно предоставляется следующим категориям работников на основании письменного заявления:

• Инвалиды — до 60 календарных дней в год.
• Трудящиеся пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в год.
• Участники ВОВ, ветераны боевых действий (в т.ч. участники СВО), лица, награжденные знаками «Жителю блокадного Ленинграда», «Житель осажденного Севастополя», «Житель осажденного Сталинграда» — до 35 календарных дней в год.
• Родители и супруги военнослужащих, сотрудников ОВД, ГПС, таможни, УИИС, погибших или умерших от ранений/заболеваний, полученных на службе — до 14 календарных дней в год.
• Добровольные пожарные — для участия в тушении пожаров (на время ликвидации последствий).
• Государственные гражданские служащие — в порядке, установленном № 79-ФЗ.

Основания по иным федеральным законам

• Обучение (ст. 173, 174 ТК РФ) — отпуск для сдачи экзаменов, защиты дипломов и т.д. (предоставляется обязательно, но не оплачивается, если иное не предусмотрено договором).
• Внешнее совместительство (ст. 286 ТК РФ), если отпуск по основному месту не совпадает с отпуском по совместительству (предоставляется за счет дней ежегодного оплачиваемого отпуска или без сохранения зарплаты).
• Совместный отпуск с супругом-военнослужащим — по месту дислокации воинской части.
• Участие в выборах/референдумах — для членов избирательных комиссий и др.

Семейные и иные уважительные причины (по согласованию с работодателем)

Для всех остальных работников предоставление отпуска — право работодателя, а не обязанность. Работодатель может отказать или сократить срок. Типичные случаи:

• Регистрация брака (обычно до 5 дней);
• Рождение ребенка (обычно до 5 дней).
• Смерть близких родственников (обычно до 5 дней).
• Уход за больным родственником, переезд, личные дела и т.д.

Примечание: Для данных оснований в заявлении достаточно указать «по семейным обстоятельствах» или «по уважительной причине», детализировать не обязательно.

Порядок оформления административного отпуска

1. Написание заявления работником (образцы ниже).
2. Рассмотрение заявления руководителем / уполномоченным лицом.
   • Для льготных категорий — подпись на предоставление (отказ незаконен).
   • Для остальных — решение по усмотрению (согласие/отказ/сокращение срока).
3. Издание приказа (распоряжения) по форме Т-6 или Т-6а (или собственной формы, утвержденной ЛНА).
4. Ознакомление работника с приказом под роспись.
5. Внесение записи в табель учета рабочего времени (код «ОД» или «37»).
6. Внесение сведений в трудовую книгу / СТД-Р — записи не делается (только в личную карточку Т-2).

Структура заявления: обязательные реквизиты

Единой утвержденной формы (бланка) не существует. Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать:

• Шапку: Кому (ФИО руководителя, название организации), От кого (ФИО работника, должность, структурное подразделение).
• Название документа: «Заявление на предоставление административного отпуска» или «Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы».
• Суть просьбы: «Прошу предоставить мне административный отпуск…».
• Сроки: Дата начала и дата окончания (или количество календарных дней).
• Основание (причина): Ссылка на норму закона (ст. 128 ТК РФ, п. 1/2/3 и т.д.) или формулировка «по семейным обстоятельствах», «по уважительной причине»; Для льготных категорий ссылка на статью закона обязательна.
• Дата составления и личная подпись.

Готовые шаблоны заявлений (Образцы)

Образец № 1: Общий порядок (по согласованию с работодателем)

Подходит для: регистрации брака, рождения ребенка, смерти родственников, переезда, личных дел и т.д.

Образец № 2: Для инвалидов (ч. 1 ст. 128 ТК РФ)

Срок: до 60 календарных дней в год. Отказ работодателя недопустим.

Образец № 3: Для трудящихся пенсионеров по старости (ч. 2 ст. 128 ТК РФ)

Срок: до 14 календарных дней в год. Отказ работодателя недопустим.

Образец № 4: Для участников ВОВ, ветеранов боевых действий, жителей блокады (ч. 3 ст. 128 ТК РФ)

Срок: до 35 календарных дней в год. Отказ работодателя недопустим.

Образец № 5: Для родителей/супругов погибших военнослужащих и сотрудников силового блока (ч. 4 ст. 128 ТК РФ)

Срок: до 14 календарных дней в год.

Образец № 6: Для обучения (ст. 173, 174 ТК РФ)

Предоставляется обязательно на период, установленный законодательством (сессионные, зачетные, дипломные). Оплата зависит от условий договора/коллективного договора.

Образец № 7: При внешнем совместительстве (ст. 286 ТК РФ)

Важные нюансы и риски

Отзыв из отпуска

Согласно позиции ГИТ Москвы (письмо от № ПГ/04883/10-10318-ОБ/18-1277), отозвать работника из административного отпуска без его письменного согласия нельзя, даже если это предусмотрено локальным нормативным актом или трудовым договором. Это гарантия ст. 128 ТК РФ.

Продолжительность и стаж

• Срок отпуска по соглашению сторон может быть любым (не ограничен 14 днями), но для льготных категорий установлены максимальные пределы в год (14, 35, 60 дней).
• Период административного отпуска включается в страховой стаж только в пределах 14 календарных дней за каждый рабочий год (п. 2 ст. 11, п. 1 ст. 12 ФЗ № 400 «О страховых пенсиях»). Остальные дни в стаж не засчитываются.

Отказ в предоставлении (для общих оснований)

Если работодатель отказал в предоставлении отпуска «по семейным обстоятельствах», он не обязан мотивировать отказ письменно (если иное не прописано в Коллективном договоре). Работник может обратиться в суд, но судебная практика по спорам о предоставлении неоплачиваемого отпуска (кроме ст. 128 ТК РФ) складывается в пользу работодателя, так как это его право, а не обязанность.

Оформление в 1С:ЗУП и табеле

• В табеле: код «ОД» (37) — Неявка по неоплачиваемому отпуску.
• В 1С:ЗУП: документ «Отпуск» -> вид «Без сохранения зарплаты (административный)».
• НДФЛ не удерживается (нет дохода). Страховые взносы не начисляются.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли писать заявление от руки?

Да, заявление можно написать от руки на листе формата А4. Главное — читаемость и наличие всех реквизитов. Печатная форма также допустима;

Нужно ли прикладывать документы, подтверждающие причину?

Для льготных категорий (ст. 128 ТК РФ) — да (копия удостоверения инвалида, пенсионного удостоверения, удостоверения ветерана и т.д.). Для общих оснований, закон не требует, но работодатель может запросить подтверждение (свидетельство о браке, справку из ЗАГС/могилки) по своему усмотрению или согласно ЛНА.

Можно ли взять административный отпуск «кусками»?

Да, закон не запрещает дробление. Можно взять по 1-2 дня несколько раз в году, но в сумме не более установленного лимита (для льготников) или по согласованию (для остальных).

Влияет ли административный отпуск на ежегодный оплачиваемый?

Дни административного отпуска (свыше 14 дней в году) не засчитываются в выслугу лет для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 5 ст. 121 ТК РФ). То есть, если взял 30 дней за свой счет, 16 дней «сгорят» для расчета срока к след. оплачиваемому отпуску.

Может ли работодатель заставить написать заявление на адм. отпуск вместо простоя?

Нет. При простое по вине работодателя (ст. 157 ТК РФ) выплачивается 2/3 тарифной ставки. Оформление простоя как административного отпуска лишает работника гарантированной оплаты и является нарушением прав.

Резюме

Правильное оформление административного отпуска начинается с грамотно написанного заявления. Ключевые моменты:

• Точно укажите категорию основания (льготная по ст. 128 ТК РФ или общая).
• Для льготников: обязательно сошлитесь на конкретную часть статьи 128 ТК РФ и приложите копию документа, дающего право.
• Для остальных: формулировка «по семейным обстоятельствах» или «по уважительной причине» достаточна.
• Помните о невозможности отзыва без вашего согласия.
• Учитывайте влияние на страховой стаж (лимит 14 дней в год).

Используйте приведенные выше шаблоны как основу, адаптируя их под конкретную ситуацию и требования локальных нормативных актов вашей организации (Коллективного договора, Правил внутреннего трудового распорядка).

Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, Федеральных законов № 5-ФЗ, № 79-ФЗ, № 400-ФЗ, писем ГИТ и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу.