Справка о доходах по форме 2-НДФЛ — один из самых востребованных документов для работников. Она требуется для оформления кредитов, ипотеки, получения виз, налоговых вычетов и во многих других жизненных ситуациях. С 2024 года действует обновленный формат справки (утвержден приказом ФНС от № ЕД-7-11/[@]@), а порядок ее выдачи регламентируется ст. 226 НК РФ и ст. 65 ТК РФ.
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента обращения работника. Основанием для выдачи является письменное заявление сотрудника. Ниже мы подробно разберем, как правильно составить это заявление, используя актуальные образцы из правовых систем ГАРАНТ и КонсультантПлюс (актуально на ).
Законодательные основания и сроки выдачи
- Статья 65 ТК РФ (ч. 3): Работодатель обязан предоставить справку о заработной плате и иных выплатах работнику в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
- Статья 226 НК РФ (п. 6): Налоговый агент выдает справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ по требованию налогоплательщика.
- Приказ ФНС России от № ЕД-7-11/[@]@: Утверждает формат справки 2-НДФЛ, действующий с 2024 года (с изменениями на 2025–2026 гг.).
Важно: Отказ в выдаче справки или нарушение срока влечет за собой административную ответственность должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ) и возможность обращения в суд или профсоюз.
Единая форма заявления: есть ли она?
Законом жестко установленной формы заявления не существует. Организация имеет право утвердить свой бланк локальным нормативным актом (Положением о документообороте или Приказом о форме заявления).
Однако на практике универсально используется произвольная письменная форма, содержащая обязательные реквизиты. Эксперты систем ГАРАНТ (документ от , № 55724735) и КонсультантПлюс рекомендуют ориентироваться на типовый образец, приведенный ниже.
Обязательные реквизиты заявления (чек-лист)
Чтобы заявление не было возвращено за неполнотой данных, оно должно содержать:
- Шапка документа: Наименование организации-работодателя (полное или сокращенное) и Ф.И.О. руководителя/главного бухгалтера (в дательном падеже).
- Сведения о заявителе: Должность, структурное подразделение, полные Ф.И.О. работника (в родительном падеже: «от кого»).
- Название документа: «Заявление на выдачу справки 2-НДФЛ» (по центру строки).
- Текст просьбы: Четкое требование выдать справку за конкретный налоговый период (год) или несколько лет.
- Цель получения (по желанию): Куда и зачем предоставляется справка (например, «для представления в банк *», «в ПФР», «в консульство»). Это не обязательно по закону, но упрощает работу кадровой службы/бухгалтерии.
- Согласие на передачу данных (опционально): Если справку нужно отправить напрямую третьему лицу (банку, посольству), необходимо дать письменное согласие на передачу персональных данных с указанием способа передачи (почта, факс, ЭДО, почтовый ящик).
- Дата и подпись: Расшифровка подписи (Инициалы, Фамилия) и дата составления.
Актуальный образец заявления (по версии ГАРАНТ, август 2026)
Ниже приведен рекомендуемый экспертами текст. Персональные данные и наименования организаций замаскированы в соответствии с правилами конфиденциальности.
Главному бухгалтеру (Ф.И.О. в дательном падеже)
от: менеджера отдела продаж * (Должность, Ф.И.О. работника в родительном падеже)
ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу справки 2-НДФЛ
Прошу предоставить справку о доходах по форме 2-НДФЛ за 2025 год (указать нужный налоговый период) для представления в ПАО Банк «*» (Наименование организации, куда предоставляется справка).
Я даю свое согласие в срок до на передачу любым способом (по факсу, электронной почте, через систему ЭДО и т.д.) указанной организации запрошенных ею моих персональных данных в целях оценки платежеспособности заемщика (вписать нужную цель).
Подпись: ______________ / * (Инициалы, Фамилия)
Примечание: Текст основан на «Примерной форме заявления от работника о выдаче справки о доходах и суммах налога физического лица» из системы ГАРАНТ (опубликовано ).
Особенности заполнения в 2026 году: нюансы
За какой период можно запросить справку?
Работник имеет право запросить справку за текущий год (на текущую дату) и за прошлые годы (обычно за последние 3 года, но закон не устанавливает пределов хранения — архивы хранят документы 50–75 лет). Если вы уволены, справку можно запросить по месту последней работы или через МФЦ/Госуслуги (если работодатель передает данные в ФНС оперативно).
Согласие на передачу третьим лицам (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Если вы указываете в заявлении: «Выдайте справку НА РУКИ» — блок про согласие на передачу данных не нужен.
Если вы просите: «Отправьте справку в Банк * по адресу * / на email *» — блок согласия ОБЯЗАТЕЛЕН. Без него бухгалтерия не имеет права передать документ третьему лицу (ст. 6 ФЗ-152 «О персональных данных»). В образце ГАРАНТ этот блок включен по умолчанию для универсальности.
Электронный документооборот (ЭДО) и Госуслуги
Во многих крупных компаниях (и госучреждениях) заявление подают через внутренний портал (1С:ЗУП, СБИС, Диадок, Контур.Экстерн) или через портал Госуслуг (сервис «Получение справки 2-НДФЛ»). В этом случае бумажное заявление не требуется — достаточно нажать кнопку «Заказать». Справка формируется в формате XML/PDF с ЭЦП и направляется в личный кабинет или сразу в банк-партнера.
Алгоритм действий работника: пошаговая инструкция
- Уточните форму в своей организации. Спросите у HR-менеджера или бухгалтера, есть ли утвержденный бланк. Если нет, используйте образец выше.
- Подготовьте два экземпляра (один остается у бухгалтерии с отметкой о принятии, второй — на ваших руках с печатью/подписью исполнителя и датой приема).
- Укажите точный период. Не пишите «за все время», перечислите годы: «за 2023, 2024, 2025 годы».
- Сдайте заявление лично главному бухгалтеру, в кадровую службу, через секретаря или в систему ЭДО.
- Получите справку в течение 3 рабочих дней. Проверьте правильность ИНН, СНИЛС, сумм доходов и удержанного НДФЛ.
Частые ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Не указан год (период) | Бухгалтерия выдаст справку за текущий год или вернет заявление | Всегда пишите конкретный год: «за 2025 год» |
| Нет согласия на передачу данных (при отправке в банк) | Отказ в отправке, потеря времени | Добавляйте блок согласия с указанием способа и срока передачи |
| Заявление подано устно / в мессенджере | Нет юридического подтверждения факта обращения и срока | Только письменный вид (бумага или ЭДО с ЭЦП) |
| Неполные ФИО или должность | Сложности с идентификацией в 1С/Кадрах | Пишите так, как в трудовом договоре/приказе о приеме |
Что делать, если справку не выдают в срок?
Если прошло более 3 рабочих дней, а справки нет:
- Напишите второе заявление (претензию) с требованием исполнить обязанность, сославшись на ст. 65 ТК РФ и ст. 226 НК РФ. Зарегистрируйте его во входящих.
- Обратитесь в Государственную трудовую инспекцию (ГИТ) — онлайн через Госуслуги или сайт Rostrud (инспекция проверит факт нарушения сроков).
- Обратитесь в суд с иском о выдаче справки и взыскании компенсации морального вреда (если упущен выгодный кредит/виза).
Резюме
Написание заявления на справку 2-НДФЛ — процедура простая, но требующая внимательности к деталям: правильное наименование работодателя, конкретный налоговый период и, при необходимости, грамотно составленное согласие на передачу персональных данных третьему лицу. Использование актуального образца (например, из системы ГАРАНТ или КонсультантПлюс) минимизирует риск ошибок и ускорят получение документа.
Совет: Храните копию поданного заявления с отметкой о принятии до момента получения справки на руки — это ваше главное доказательство в случае спора.
Статья подготовлена на основе информации из открытых правовых систем (ГАРАНТ, КонсультантПлюс) и действующего законодательства РФ (НК РФ, ТК РФ, ФЗ-152) по состоянию на . Данные о конкретных организациях и физических лицах в примерах замаскированы (*).