Заявка на запрос котировок (часто называемая котировочной заявкой или запросом ценовых предложений), это ключевой документ в закупочной деятельности. Она инициирует процедуру определения начальной (максимальной) цены контракта или выбор поставщика в рамках неконкурентных способов закупок. Грамотное оформление этого документа напрямую влияет на законность закупки, сроки заключения договора и финансовую безопасность заказчика.

В данной статье мы подробно разберем структуру шаблона, отличия под 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие закупки, пошаговую инструкцию по заполнению, типичные ошибки и требования к электронному документообороту. Актуально на .

Правовая база и сфера применения

Форма и порядок заполнения заявки на запрос котировок зависят от правового режима, в рамках которого осуществляется закупка:

• ФЗ-44 (Государственные и муниципальные закупки): Запрос котировок проводится в случаях, прямо предусмотренных ч. 1 ст. 93 ФЗ-44 (закупки небольшого объема, не более 1 млн руб., закупки у единственного поставщика и др.). Единой обязательной формы бланка не установлено, заказчик утверждает его самостоятельно в Положении о закупках.
• ФЗ-223 (Закупки госкорпораций, госкорпораций, субсидиарных обществ и др.): Регламентируется Положением о закупках конкретной организации. Часто используются типовые формы, рекомендованные методическими рекомендациями (например, Приказ Минэкономразвития РФ от № 476). Источник v1a.ru предлагает актуальные образцы именно для этого режима.
• Коммерческие закупки (Ч. 2 ГК РФ, внутренние документы ООО/АО): Максимальная свобода формы. Документ оформляется согласно Уставу и Положению о закупках компании.

Структура идеального шаблона заявки на запрос котировок

Универсальный профессиональный шаблон состоит из следующих блоков:

Шапка документа (Реквизиты заказчика)

• Полное наименование организации-заказчика.
• ИНН / КПП / ОГРН (маскируем: ИНН * / КПП * / ОГРН ).
• Юридический адрес: г. , ул. , д. , пом. .
• Контактное лицо отв. за закупку: ФИО , тел.: +7 () -*-, e-mail: *@.ru.
• Номер и дата заявки (присваивается по внутреннему журналу учета).

Информация о закупке (Предмет запроса)

1. Наименование закупки: Краткое, но емкое (например, «Поставка канцелярских товаров для нужд филиала»);
2. Код по ОКПД2 / КТРУ: Обязательно для ФЗ-44 и ФЗ-223 (код ).
3. Обоснование начальной максимальной цены (НМЦ): Ссылка на расчет (смета, рыночный анализ, тарифы). Сумма НМЦ: руб. (с НДС / без НДС).
4. Место поставки/выполнения работ/оказания услуг: Адрес .
5. Сроки исполнения обязательств: Дата начала — , дата окончания — *.

Требования к участникам и котировочным заявкам

• Квалификационные требования (лицензии, СРО, опыт выполнения аналогичных контрактов за последние 3 года).
• Требования к составу котировочной заявки участника (форма заявки, копии учредительных документов, гарантийное письмо, коммерческое предложение).
• Порядок и срок предоставления котировок: Дата и время дедлайна: * (МСК).
• Способ предоставления: Электронно (на ЭТП/в ИС заказчика/на e-mail *) или в бумажном виде (адрес получения: *).

Критерии оценки и определения победителя

Для запроса котировок чаще всего применяется критерий «Минимальная цена». Однако допустимы и комплексные критерии (цена + качество/сроки), если это прописано в документации закупки.

Обеспечение заявки и исполнения контракта

• Обеспечение заявки (обычно не требуется для запроса котировок, но возможно по решению заказчика): * % от НМЦ.
• Обеспечение исполнения контракта: * % от цены контракта, срок внесения — * рабочих дней после извещения о победе.

Заключительные положения и подписи

• Ссылка на Положение о закупках (утверждено Приказом № * от ).
• Ответственность сторон за предоставление недостоверной информации.
• Подпись уполномоченного лица (Руководитель / Начальник отдела закупок): ____________ / /.
• Печать организации (при наличии).
• Дата составления: *.

Пошаговая инструкция по заполнению (Алгоритм действий)

1. Инициация: Инициатор закупки формирует Заявку на закупку (внутренний документ) и передает в отдел закупок/контрактного управления.
2. Подготовка ТЗ/Техзадания: Детально прописываются характеристики товара/работы/услуги. Ошибка здесь ведет к получению несоизмеримых котировок.
3. Расчет НМЦ: Составляется обоснование цены (методы: тарифный, базово-индексный, ресурсный, аналоговый). Документ подписывается ответственным и согласовывается с финансовым отделом.
4. Заполнение шаблона: Менеджер по закупкам переносит данные в бланк «Заявка на запрос котировок».
5. Внутреннее согласование: Маршрутный лист: Юридический департамент (правовая экспертиза) -> Финансовый отдел (наличие бюджета) -> Руководитель (утверждение).
6. Рассылка/Публикация:
   • ФЗ-44: Размещение извещения в ЕИС (Единая информационная система) и направление запроса минимум 3 участникам (ч. 5 ст. 93 ФЗ-44).
   • ФЗ-223: Размещение в ЕИС (если НМЦ > 5 млн руб. или иные основания) и/или на сайте заказчика + направление потенциальным поставщикам.
   • Коммерция: Направление по e-mail или через корпоративную портал (SAP Ariba, 1C:Закупки и т.д.).
7. Прием котировок: Регистрация входящих предложений в журнале (электронном или бумажном) с фиксацией времени поступления.
8. Протокол рассмотрения: Заседание комиссии/рабочей группы, заполнение протокола (форма согласно Приказу Минэкономразвития № 476 для 223-ФЗ или Приказу Минфина № 126н для 44-ФЗ).

Особенности оформления под разными ФЗ (Сравнительная таблица)

Типичные ошибки и риски при работе с шаблоном

Юридические риски

• Отсутствие ссылки на основание применения ст. 93 ФЗ-44 / ст. 93 ФЗ-223. Это ведет к признанию закупки незаконной (решения ФАС, суды).
• Неполное ТЗ / нечеткие характеристики. Риск получения котировок на несоизмеримые позиции, невозможность сравнения, обжалование результатов.
• Нарушение сроков рассылки запроса. Меньше 5 дней (для 44-ФЗ) — основание для жалобы в ФАС.
• Скрытое ограничение конкуренции. Заведомо завышенные квалификационные требования, привязка к конкретному бренду без обоснования «или эквивалент».

Организационно-технические ошибки

• Заполнение шаблона «от руки» с исправлениями и помарками (недопустимо для официального документа).
• Отсутствие регистрационного номера и даты на самом документе заявки.
• Направление запроса на неактуальные контакты поставщиков (возврат писем, пропуск дедлайна).
• Игнорирование требований к ЭДО: отправка скана без ЭП (усиленной/неусиленной) там, где требуется ЭП.

Электронный документооборот (ЭДО) и работа через ЭТП/ИС

На 2026 год подавляющее большинство запросов котировок осуществляется в электронном виде.

ЕИС (Единая информационная система закупок)

Для ФЗ-44 и части 223-ФЗ публикация извещения о запросе котировок в ЕИС обязательна. Шаблон заявки в ЕИС формируется через модуль «Создание закупки» -> «Запрос котировок». Система генерирует XML-схему (формат закупки ZK2020 или актуальной версии), которую невозможно отредактировать вручную — заполняются веб-формы.

Электронные торговые площадки (ЭТП) и ИС заказчика

• Аккредитованные ЭТП: Работа в личном кабинете заказчика. Шаблон котировочной заявки участника загружается заказчиком (файл .docx/.pdf/.xml) или настраивается через конструктор форм.
• ИС заказчика (своя информационная система): Полная автономия. Необходимо обеспечить интеграцию с ЕИС для выгрузки протоколов (схемы notificationZKResult, protocolZK).

Электронная подпись (ЭП)

• Заявка на запрос котировок (извещение) подписывается КЭП уполномоченного лица заказчика.
• Котировочные заявки участников подписываются КЭП их уполномоченных лиц.
• Для коммерческих закупок допустима простая ЭП (СМС-код, логин/пароль в корп. портале), если это зафиксировано во Внутреннем регламенте ЭДО.

Пример структуры файла шаблона (для загрузки в ИС/ЭТП)

Рекомендуемый состав файлов для пакета «Запрос котировок»:

/Paket_Zaprosa_Kotirovok_[Номер_Закупки]/
│
├── 01_Izveschenie_ZK.pdf # Извещение о запросе котировок (подписано КЭП заказчика)
├── 02_Zayavka_na_zapros_kotirovok.docx # Внутренняя заявка-распоряжение на проведение (для архива)
├── 03_TZ_ili_TekhZadanie.pdf # Техническое задание / Спецификация (подписано КЭП)
├── 04_Obosnovanie_NMC.xlsx # Расчет НМЦ (внутренний документ, не для участников)
├── 05_Shablon_Kotirovochnoy_Zayavki_Uchastnika.docx # Бланк, который заполняет поставщик
├── 06_Proekt_Dogovora.docx # Проект контракта (обязательно для 44-ФЗ, рекомендуется для 223-ФЗ)
└── 07_Kvalifikatsionnye_trebovaniya.pdf # Отдельный файл, если объемный

Совет: Файл 05_Shablon_Kotirovochnoy_Zayavki_Uchastnika должен содержать табличную часть для заполнения цен по позициям спецификации, реквизиты участника (ИНН , КПП , Банк , БИК , р/с *) и место для КЭП.

Контрольный чек-лист перед отправкой запроса

Проверьте каждый пункт перед нажатием кнопки «Отправить» или «Опубликовать»:

• [ ] Номер и дата заявки соответствуют журналу учета.
• [ ] Наименование закупки идентично ТЗ и проекту договора.
• [ ] Код ОКПД2 / КТРУ верный и актуальный на дату закупки.
• [ ] НМЦ обоснована, сумма совпадает во всех документах (извещение, ТЗ, расчет).
• [ ] Указан правильный способ определения победителя (цена / комплекс).
• [ ] Срок подачи котировок не менее минимального, установленного законом/Положением.
• [ ] Адрес доставки/выполнения работ точный (индекс, корпус, этаж, доступ на территорию).
• [ ] Контактное лицо и телефон/email для вопросов участников актуальны ().
• [ ] Проект договора приложен и не содержит противоречий с запросом котировок.
• [ ] Документ подписан КЭП уполномоченного лица (проверка сертификата: выдан на , действует до *).
• [ ] Список адресатов рассылки сформирован (минимум 3 участника для 44-ФЗ).

Шаблон заявки на запрос котировок — это не просто формальность, а управленческий инструмент, фиксирующий волю заказчика и запускающий правовые последствия. Использование актуального, юридически выверенного шаблона, адаптированного под специфику вашей организации (ФЗ-44, 223-ФЗ или коммерция), и строгого соблюдения процедуры заполнения и согласования — залог защиты от обжалований ФАС, судебных споров и финансовых потерь.

Регулярно актуализируйте свои шаблоны вслед за изменениями законодательства (например, переход на КТРУ, новые форматы протоколов Минфина/Минэкономразвития, требования к ЭДО). Храните историю версий шаблонов с указанием даты вступления в силу и номера приказа об утверждении.