Справка‑уведомление – документ, который оператор персональных данных (ООО, ИП, государственное учреждение и т.п.) обязан направлять в территориальный орган Роскомнадзора в случае намерения осуществлять обработку персональных данных. В статье подробно рассматривается:
- правовая база;
- структура шаблона справки‑уведомления;
- пошаговая инструкция по заполнению;
- пример полностью заполненного документа;
- куда и как отправлять справку‑уведомление;
- контактные данные региональных отделений Роскомнадзора (частично скрыты).
Правовая основа
Согласно Федеральному закону № 152‑ФЗ «О персональных данных» (от г.) и Приказу Роскомнадзора № 331 от г. оператор обязан:
- Заполнить форму уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных;
- Отправить её в информационную систему Уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных;
- Распечатать, подписать и направить в соответствующий территориальный орган Роскомнадзора.
Срок подачи – не позднее 30 дней с момента начала обработки.
Структура шаблона справки‑уведомления
Официальный шаблон (PDF) доступен на портале pd.rkn.gov.ru. Ниже – разбивка по разделам с рекомендациями, какие данные в каждый пункт вносить.
| Раздел | Содержание | Комментарий |
|---|---|---|
| Наименование оператора | Полное юридическое название (ООО «ТехноСервис», ИП Иванов И.И.) | Указывается в точности, как в учредительных документах. |
| ИНН / ОГРН | Идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер. | Проверяйте совпадение с данными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. |
| Адрес места нахождения | Юридический адрес (улица, дом, офис, город, индекс). | Если у оператора несколько адресов – указывайте основной. |
| Контактные данные | Телефон, e‑mail, ФИО ответственного лица. | Телефон скрываем частично: +7 (495) ‑‑*. |
| Цель и задачи обработки | Кратко (не более 250 знаков) описываем цель (например, «выполнение договорных обязательств», «маркетинг», «внутренний аудит»). | Обязательно указываем законные основания (ст. 6 ФЗ‑152). |
| Категории персональных данных | Перечисляем типы (ФИО, паспортные данные, ИНН, биометрия и т.п.). | Если обрабатываются специальные категории, указываем отдельный пункт. |
| Субъекты персональных данных | Кто является субъектом (клиенты, сотрудники, поставщики). | Можно указать диапазон: «все физические лица, с которыми заключены договоры». |
| Способы и сроки хранения | Электронные, бумажные, облачные; сроки – в соответствии с нормативами. | Указываем конкретные сроки (например, «не более 5 лет»). |
| Оценка рисков | Краткое резюме проведённой ОЦР (оценки воздействия). | Если ОЦР не проводилась – указываем «не требуется» и причину. |
| Подпись и дата | ФИО руководителя, подпись, дата заполнения. | Подпись ставится только после печати формы. |
Пошаговая инструкция по заполнению
- Регистрация в системе – зайдите на pd.rkn.gov.ru, создайте личный кабинет (логин, пароль, подтверждение по SMS).
- Выбор формы – в меню «Операторы» → «Уведомления» → «Уведомление о намерении осуществлять обработку».
- Заполнение онлайн‑формы – вводите данные по каждому пункту шаблона. Система проверяет корректность ИНН/ОГРН.
- Сохранение и скачивание PDF – после заполнения нажмите «Сохранить», затем «Скачать PDF». Файл будет подписан электронной подписью (если есть) или будет без подписи.
- Печать и подпись – распечатайте документ, подпишите печатной подписью руководителя, укажите дату.
- Отправка в территориальный орган – отправьте скан (или оригинал) в отдел по месту регистрации оператора (см. таблицу контактов ниже).
- Подтверждение получения – сохраните копию входящего письма/квитанции о получении.
Пример полностью заполненного шаблона
Ниже – условный пример справки‑уведомления для ООО «ТехноСервис». Все персональные данные изменены, а телефон скрыт.
Справка‑уведомление Наименование оператора: ООО «ТехноСервис». ИНН / ОГРН: 7701234567 / 11###-###-####. Юридический адрес: 115035, г. Москва, ул. Тверская, д. 12, офис 305. Контактные данные: ⎯ Тел.: +7 (495) ‑‑* ー E‑mail: info@technoservice.ru ー Ответственное лицо: Иванов И.И., директор. Цель обработки: Осуществление договорных обязательств с клиентами, включая выставление счетов и предоставление сервисных услуг. Категории персональных данных: ФИО, паспортные данные, ИНН, номер телефона, адрес электронной почты, сведения о банковских счетах. Субъекты данных: Физические лица – клиенты ООО «ТехноСервис», сотрудники, подрядчики. Способы и сроки хранения: Электронные базы в защищённом облаке (Amazon AWS) – срок хранения 3 года после окончания договора; бумажные архивы – срок 5 лет. Оценка рисков: Оценка воздействия проведена г.; выявлены риски несанкционированного доступа – реализованы меры шифрования и двухфакторной аутентификации. Подпись и дата: _______________________/И.И. Иванов/
Куда отправлять справку‑уведомление
После подписи документ необходимо направить в территориальный орган Роскомнадзора, отвечающий за место регистрации юридического лица. Ниже – таблица с адресами и контактами (телефоны частично скрыты).
| Регион | Адрес | Телефон | E‑mail |
|---|---|---|---|
| Москва | 125009, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12, к. 1 | +7 (495) ‑‑* | moscow@rkn.gov;ru |
| Санкт‑Петербург | 191023, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 30, офис 4 | +7 (812) ‑‑* | spb@rkn.gov.ru |
| Новосибирск | 630099, г. Новосибирск, ул. Красный проспект, д. 45 | +7 (383) ‑‑* | novosibirsk@rkn.gov.ru |
| Екатеринбург | 620075, г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 1 | +7 (343) ‑‑* | ekb@rkn.gov.ru |
| Краснодар | 350000, г. Краснодар, ул. Красная, д. 12 | +7 (861) ‑‑* | krasnodar@rkn.gov.ru |
Отправка может быть выполнена:
- по обычной почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
- через курьерскую службу с подтверждением доставки;
- по электронной почте (если региональный отдел принимает сканы – уточняйте заранее).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить электронную подпись?
Электронная подпись не обязательна, если документ будет распечатан, подписан вручную и отправлен в бумажном виде. Однако её наличие ускоряет процесс регистрации в системе.
Что делать, если в процессе работы изменятся цели обработки?
Необходимо подать изменённое уведомление в течение 30 дней с момента изменения. В форме указываются новые цели и/или новые категории данных.
Как хранить подтверждение получения справки‑уведомления?
Сохраняйте оригинал почтовой квитанции, электронный протокол получения (если отправляли скан) и копию подписанного документа в архиве организации (не менее 5 лет).
Можно ли использовать шаблон из интернета без доработки?
Шаблон – лишь базовый каркас. Требования к содержанию (перечень категорий данных, сроки хранения и т.п.) зависят от конкретной деятельности оператора, поэтому каждый документ требует индивидуального заполнения.
Полезные ссылки
- Форма уведомления на портале Роскомнадзора
- КонсультантПлюс – нормативные акты по персональным данным
- DataDoc – генератор документов (в т.ч. уведомлений)
- Explawyer – образцы юридических документов
Справка‑уведомление – обязательный документ, без которого оператор не может законно начинать обработку персональных данных. Правильное оформление, своевременная подача и хранение подтверждающих документов позволяют избежать штрафов и административных санкций со стороны Роскомнадзора.
Следуйте приведённому шаблону, проверяйте каждую строку на соответствие действующему законодательству и не забывайте фиксировать дату подачи. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на защите персональных данных, либо воспользоваться онлайн‑консультацией на портале DataDoc или Explawyer.
Дата последнего обновления статьи: