При сверке взаиморасчётов с контрагентом нередко выявляются расхождения в данных: суммы не совпадают, отсутствуют отдельные документы, есть разногласия по сальдо. В таких случаях сторона, не согласная с актом сверки, составляет протокол разногласий. В этой статье разберём, что это за документ, когда он нужен, как его правильно оформить, и приведём примерный шаблон.

Что такое протокол разногласий к акту сверки

Протокол разногласий — это документ, в котором одна из сторон фиксирует своё несогласие с данными, указанными в акте сверки взаиморасчётов. Он составляется в случае несоответствия сальдо, отсутствия отдельных операций или ошибок в расчётах.

Унифицированной (обязательной) формы протокола законодательством не предусмотрено. Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать все существенные реквизиты, позволяющие идентифицировать спорный акт и суть разногласий.

Когда составляется протокол

На практике протокол разногласий оформляется в следующих ситуациях:

• сальдо по данным контрагента не совпадает с данными вашей бухгалтерии;
• в акте отсутствуют отдельные платежи, поставки или возвраты;
• указаны документы, которых у вашей организации нет (или наоборот);
• допущены арифметические ошибки или опечатки в суммах;
• расхождения вызваны разными датами отражения операций (например, оплата прошла в конце периода).

Обязательные реквизиты протокола

Хотя строгой формы нет, в протоколе разногласий рекомендуется указать:

1. Наименование документа, «Протокол разногласий к акту сверки взаиморасчётов».
2. Дату и место составления.
3. Реквизиты спорного акта сверки — его номер и дату, а также номер договора, к которому он относится.
4. Наименования сторон — организаций (или ИП), между которыми проводится сверка.
5. Перечень разногласий — конкретные позиции с указанием сумм по версии каждой стороны.
6. Ссылки на подтверждающие документы — платёжные поручения, накладные, счета-фактуры.
7. Подписи уполномоченных лиц и печать (при наличии).

Шаблон протокола разногласий

Ниже приведён примерный образец, который можно адаптировать под свою ситуацию:

ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ
к акту сверки взаиморасчётов № ___ от «___» ________ 20__ г.

г. Москва    «___» ________ 20__ г.

ООО «МеталлТрейд» (ИНН 77**, ОГРН 1157746), в лице генерального директора Тимофеева Р.В., именуемое в дальнейшем «Сторона-1», с одной стороны, и ООО «СтройМонтаж» (ИНН 50*, ОГРН 1185027*), в лице директора Ковалёва А.П., именуемое «Сторона-2», с другой стороны, составили настоящий протокол о нижеследующем.

Стороне-1 «___» ________ 20__ г. получен акт сверки взаиморасчётов № ___ к Договору № ___ от «___» ________ 20__ г.
По результатам рассмотрения акта выявлены следующие разногласия:

Подтверждающие документы (копии платёжных поручений, накладных) прилагаются.
Настоящий протокол составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Генеральный директор ООО «МеталлТрейд» ________ / Тимофеев Р.В. / М.П.
Директор ООО «СтройМонтаж» ________ / Ковалёв А.П. / М.П.

Порядок действий при разногласиях

На практике чаще всего используются два варианта:

• Вариант 1. Сторона подписывает акт сверки с оговоркой «Акт составлен с разногласиями. Протокол разногласий прилагается» и прикладывает протокол.
• Вариант 2. Сторона не подписывает акт вовсе, а в ответ направляет контрагенту протокол разногласий (или протокол урегулирования разногласий) с приложением подтверждающих документов.

Документ составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. К экземпляру, направляемому контрагенту, рекомендуеться приложить копии документов, подтверждающих вашу позицию (платёжные поручения, накладные, УПД).

Практические рекомендации

• Указывайте максимально конкретно каждую спорную позицию: номер и дату документа, сумму, причину несогласия.
• Отправляйте протокол способом, подтверждающим получение (заказным письмом с описью вложения, курьером под подпись, через ЭДО).
• Соблюдайте сроки, если они установлены договором (например, «разногласия направляются в течение 5 рабочих дней с момента получения акта»).
• Храните протокол вместе с актом сверки, эти документы могут понадобиться при налоговой проверке или в суде.

Протокол разногласий к акту сверки — простой, но важный инструмент защиты интересов организации при расхождениях во взаиморасчётах. Строгой формы у него нет, главное, зафиксировать реквизиты спорного акта, конкретные расхождения и подтвердить свою позицию документально. Грамотно составленный протокол поможет быстрее урегулировать спор с контрагентом и избежать проблем при проверках.