Возврат денежных средств по акту сверки взаиморасчётов — распространённая ситуация в деловой практике․ Она возникает, когда по результатам сверки выявляется переплата, аванс, не закрытый поставкой товаров или услуг, либо ошибочный платёж․ Чтобы вернуть деньги законным и документально подтверждённым способом, необходимо составить официальное письмо․ В этой статье разберём, как правильно оформить такое письмо, какие реквизиты указать и приведём готовый шаблон․
Когда составляется письмо на возврат денежных средств
Основанием для возврата служит акт сверки взаиморасчётов, подписанный обеими сторонами․ Типичные ситуации:
- перечислен аванс, но договор расторгнут или не исполнен;
- выявлена переплата по счёту (двойная оплата, ошибка в сумме);
- платёж отправлен по ошибочным реквизитам;
- поставка выполнена частично, а оплачена полностью;
- изменение цены договора после оплаты․
Обязательные элементы письма
Письмо оформляется на фирменном бланке организации и должно содержать:
- Реквизиты отправителя — наименование организации, ИНН, КПП, адрес․
- Реквизиты получателя — наименование контрагента, должность и ФИО руководителя․
- Исходящий номер и дату письма․
- Основание возврата — ссылку на договор, счёт, платёжное поручение и акт сверки․
- Сумму возврата, цифрами и прописью․
- Банковские реквизиты для перечисления средств․
- Подпись руководителя или уполномоченного лица, печать (при наличии)․
Шаблон письма
На фирменном бланке организации
Исх․ № 145-В от
Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Восток»
Иванову И․И․
125, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, оф․ 2
От: ООО «ПромСнаб»
ИНН 77, КПП 77
Адрес: 117, г․ Москва, ул․ Деловая, д․ 5
Тел․: +7 (495) —**
О возврате денежных средств
Уважаемый Иван Иванович!
По результатам сверки взаиморасчётов между ООО «ПромСнаб» и ООО «Торговый дом «Восток» (акт сверки № 12 от ) за ООО «Торговый дом «Восток» числится задолженность перед ООО «ПромСнаб» в размере 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек, образовавшаяся в связи с переплатой по счёту № 87 от по договору поставки № 34/24 от (платёжное поручение № 56 от )․
На основании изложенного просим Вас возвратить денежные средства в размере 150 000,00 руб․ по следующим реквизитам:
- Получатель: ООО «ПромСнаб»
- ИНН 77, КПП 77**
- Р/с: 40702* в ПАО «Банк»
- К/с: 30101*
- БИК: 0445
- Назначение платежа: возврат излишне уплаченных денежных средств по договору № 34/24 от , НДС не облагается․
Просим произвести возврат в течение 10 (десяти) банковских дней с момента получения настоящего письма․
Приложение: копия акта сверки взаиморасчётов № 12 от на 1 л․
Генеральный директор ООО «ПромСнаб» ____________ /Петров П․П․/
Практические рекомендации
- Отправляйте письмо способом, подтверждающим получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО․
- Обязательно приложите подписанный акт сверки — без него контрагент может оспорить сумму․
- Указывайте разумный срок возврата (обычно 5–10 банковских дней)․
- Если контрагент не отвечает, следующим шагом будет претензия, а затем — иск в арбитражный суд․ Письмо станет доказательством досудебного урегулирования․
- Проверьте банковские реквизиты дважды, ошибка приведёт к задержке возврата․
Грамотно составленное письмо на возврат денежных средств по акту сверки, это не просто формальность, а юридически значимый документ, который фиксирует требование и запускает процесс возврата․ Используйте приведённый шаблон, адаптируя его под свою ситуацию, и сохраняйте копии всей переписки с контрагентом․