Фраза «Сформирован по штату № 010/346» является стандартной канцелярской формулировкой, используемой в российском кадровом делопроизводстве. Она указывает на то, что конкретная должностная единица, структура подразделения или штатная единица создана (введена в действие) на основании утвержденного Штатного расписания с регистрационным номером 010/346.

В данной статье подробно разберем, что это значит с точки зрения Трудового кодекса РФ, как правильно оформлять соответствующие документы, какие ошибки допускают кадровые специалисты и почему номер штатного расписания имеет критическое значение для легальности трудовых отношений.

Что такое Штатное расписание и зачем нужен его номер

Согласно ст. 57 ТК РФ, трудовой договор должен содержать сведения о работе, на которую примется работник (должность по штатному расписанию). Штатное расписание — это основной локальный нормативный акт (ЛНА), определяющий:

• Структуру организации (подразделения, отделы, службы);
• Перечень должностей с указанием наименований;
• Количество ставок (единиц) на каждую должность;
• Оклад (тарифную ставку) и надбавки;
• Требования к квалификации (по профстандартам или ЕТКС/КС РФ).

Номер штатного расписания (в данном случае 010/346) присваивается при регистрации документа в журнале учета ЛНА или по внутренней системе нумерации организации. Он уникален в пределах данного работодателя и служит для:

1. Идентификации актуальной версии документа (актуальная редакция vs архивные).
2. Ссылок в приказах о приеме, переводе, увольнении, изменении условий труда.
3. Контроля со стороны инспекций труда (ГИТ) и аудиторов.

В каких документах встречается фраза «Сформирован по штату № 010/346»

Приказ о приеме на работу (Форма Т-1 / Т-1а)

В основании для приема указывается:

«На основании заявки руководителя отдела * от ..202* № * и штатного расписания № 010/346, утвержденного приказом генерального директора от *..202 № *, ПРИКАЗЫВАЮ: принять на работу Иванова И.И. на должность менеджера по продажам…»

Трудовой договор (Ст. 57 ТК РФ)

В разделе «Сведения о работе»:

«Должность: Главный бухгалтер. Сформирован по штату № 010/346 (п. 3, раздел «Бухгалтерия»)»

Должностная инструкция

В «Общих положениях» или в карточке утверждения:

«Должностная инструкция разработана в соответствии с Профессиональным стандартом * и штатным расписанием № 010/346»

Приказ об изменении штатного расписания (введение новой должности)

Если должность вводится впервые, в приказе об изменении штата (форма Т-3а) в колонке «Основание» пишут:

«Введена новая должность «Специалист по закупкам» (1 ставка) в структуру Отдела закупок. Сформировано по штату № 010/346 (изменение № 15 от ..202*)»

Структура номера «010/346»: расшифровка возможных форматов

Нумерация штатных расписаний не регламентирована государством строго (в отличие от форм Т-3, Т-3а), поэтому организации используют свои системы. Распространенные варианты для «010/346»:

Пример реального сценария: ООО «Ромашка» имеет филиал в г. *. Для филиала заведен отдельный журнал регистрации ЛНА с префиксом «010». Штатное расписание филиала на 2026 год получило порядковый номер 346. Полный реквизит: Штатное расписание филиала № 010/346 от .

Процедура формирования должности «по штату № 010/346»

Нельзя просто написать в приказе «сформирован по штату». Должна быть непрерывная цепочка документов:

1. Инициатива: Заявка руководителя подразделения (согласована с HR и финансами) на введение должности/изменение штата.
2. Проект изменений: Заполнение формы Т-3а» (изменения в штатное расписание) или новой формы Т-3 (при полном переутверждении).
3. Согласование: Подписи финансового директора (на наличие ФОТ — фонда оплаты труда), юриста, HR-директора;
4. Утверждение: Приказ руководителя организации (владельца имущества) «Об утверждении изменений в штатное расписание № 010/346».
5. Ввод в действие: С даты, указанной в приказе (не ранее даты подписания).
6. Оформление ТД/Приказа: Только после п. 5 можно нанять сотрудника со ссылкой на этот штат.

Критический момент: Дата вступления в силу

Если приказ об изменении штата № 010/346 подписан , но вступает в силу с , то прием на работу до на эту ставку невозможен (нет юридической основы — должности в штате нет). Это частая ошибка, выявляемая при проверках ГИТ.

Типовые ошибки при работе со штатом № 010/346

• Расхождение данных: В приказе о приеме указана должность «Менеджер», а в штате № 010/346 на этой строке — «Специалист отдела продаж». Последствие: риск признания ТД незаключенным надлежащим образом.
• Превышение ставок: В штате 1 ставка бухгалтера, а наняты 2 человека на 1 ставку каждый без внесения изменений в штат. Последствие: штрафы, проблемы с выплатой зарплаты (нет основания для начисления ФОТ).
• Устаревший номер: Ссылка в приказе 2026 года на штат № 010/346 от 2022 года, который уже отменен новым приказом. Последствие: ссылка на недействующий документ.
• Отсутствие оклада в штате: Графа «Оклад» в штате № 010/346 пуста или стоит прочерк. Последствие: нарушение ст. 135 ТК РФ (оплата труда не ниже МРОТ), невозможность расчета среднего заработка.

Электронный документооборот и Штат № 010/346

В современных системах (1С:ЗУП, SAP, Directum, СБИС, Диадок) штатное расписание ведется как справочник/регистр сведений.

• Атрибуты объекта «Должность» в 1С: Ссылка на запись Штатного расписания (ID: 010/346, Строка: 15, Дата начала: , Дата окончания: ).
• Контроль: Система блокирует документ «Прием в организацию», если на дату приема в выбранном штате (010/346) нет свободной ставки по данной должности.
• История: Все изменения (номера приказов Т-3а) хранятся в истории версий объекта «Штатное расписание 010/346».

Это исключает «ручное» прописывание номера в Word-шаблоне приказа и минимизирует ошибки.

Практический пример оформления (Шаблон фрагмента Приказа Т-1)

ПРИКАЗ
ООО «Вектор» (ИНН , ОГРН )
г. *, ул. , д. , пом. *
О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

На основании:
- Трудового кодекса Российской Федерации;
- Заявки на подбор персонала от ..202 № * (согласована с ком. директором );
- Штатного расписания филиала № 010/346, утвержденного приказом Генерального директора
 от ..202 № -ОД (в ред. изменения № 5 от ..202 № -ОД);
- Трудового договора №  от ..202* г.
ПРИКАЗЫВАЮ:

Принять на работу с ..202* г. Петрова Петра Петровича (паспорт серии  № *, выдан *
 ..20 г., код подразделения -) на должность Ведущий инженер отдела ИТ
 (код по ОКЗ: , код по ЕТКС: ) в Отдел информационных технологий
 Филиала ООО «Вектор» в г. *.

Установить испытательный срок в размере 3 (трех) месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Оклад: 120 000 (сто двадцать тысяч) рублей 00 коп. в месяц (согласно строке 12
 Штатного расписания № 010/346).

Рабочий режим: 5-дневная рабочая неделя, 8 часов в день (График № 1 Правил внутреннего
 трудового распорядка).
Контроль за исполнением возложить на директора филиала * *. .

Генеральный директор /Иванов И.И./ Иванов И.И.
М.П.
С ознакомлением: Петров П.П. /____________/ «___» ________ 202 г.

Архивирование и сроки хранения

Штатное расписание № 010/346 (как и любые ЛНА, касающиеся оплаты труда) относится к категории документов с сроком хранения 50 лет (п. 595 Типового перечня РОСАРХИВА / Приказ Минкультуры РФ от № 236).

• Оригинал приказа об утверждении + приложение (форма Т-3) — в деле «Утверждение штатного расписания на 20 год».
• Все изменения (Т-3а) — в то же дело или в отдельное дело «Изменения в штатное расписание».
• При ликвидации организации — передача в архив субъекта РФ (государственный архив).

Резюме: чек-лист для HR-специалиста

Перед подписанием любого приказа о движении персонала (прием, перевод, изменение условий) проверьте:

1. [ ] Существует ли действующее штатное расписание № 010/346 на дату приказа?
2. [ ] Есть ли в нем нужная должность с точным наименованием (как в профстандарте/ЕТКС)?
3. [ ] Есть ли свободная ставка (не занята другим сотрудником)?
4. [ ] Указан ли оклад/тарифная ставка (не ниже МРОТ региона)?
5. [ ] Номер и дата штата (010/346) корректно перенесены в приказ Т-1 и Трудовой договор?
6. [ ] Если штат менялся — ссылка идет на последнюю редакцию (с учетом всех изменений)?

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадровых документов и защищает организацию от претензий контролирующих органов.