В современном документообороте все чаще возникает вопрос: как правильно и юридически грамотно назвать цифровой образ бумажного документа? Не существует единого в законе термина «скан-копия», однако в судебной практике, нормативных актах и делопроизводстве сложился устойчивый официальный термин — электронный образ документа (или электронная копия документа).

Дата актуальности информации: .

Законодательное закрепление термина

Ключевым документом, определяющим терминологию, является Постановление Пленума ВАС РФ от № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации». Именно в этом акте дается определение:

Сканирование документа — это получение его электронного образа.

Таким образом, результат процесса сканирования с точки зрения процессуального права, это именно электронный образ. Термины «скан», «скан-копия», «цифровая копия» являются бытовыми или техническими синонимами, не имеющими самостоятельного правового веса.

Различие с электронным документом

Фундаментальное различие, на которое указывает Пленум ВАС РФ и налоговые органы:

• Электронный образ (скан), это копия документа, изначально существовавшего на бумажном носителе. Оригинал, бумага.
• Электронный документ (в контексте ЭДО) — это документ, созданный, переданный и хранящийся исключительно в электронном виде. Оринал, сам файл, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

На практике это означает: если вы распечатали договор, подписали его ручкой, а потом отсканировали — у вас электронный образ бумажного документа. Если вы подписали XML/PDF-файл УКЭП в системе ЭДО — у вас электронный документ.

Судебная практика: юридическая сила электронного образа

Наличие термина «электронный образ» не решает автоматически вопрос о доказательной силе. Суды руководствуются ГК РФ (ст. 160, 434) и АПК РФ (ст. 71, 72).

Условия признания доказательством

Согласно практике арбитражных судов (в т.ч. данным КонсультантПлюс за 2024–2026 гг.), электронный образ признается надлежащим доказательством при выполнении условий:

1. Соглашение сторон. В договоре прямо прописано условие о допустимости обмена документами по электронной почте (вложенными файлами, содержащими сканированные изображения).
2. Идентификация отправителя. Письмо направлено с адреса, закрепленного за стороной в договоре или известного из деловой переписки.
3. Целостность и читаемость. Файл должен содержать все листы документа (если листов несколько — в одном файле), подписи, печати, реквизиты должны быть четко различимы.

Пример из практики (2026 г.)

Суд первой инстанции правомерно учтение, что в соответствии с пунктом * договора, в связи с нахождением сторон в разных и удаленных друг от друга местах, стороны допускают заключение договора, приложений, а также направление писем, уведомлений, претензий, актов сверок и прочих документов посредством электронной почты (вложенным файлом, содержащим сканированное изображение документа).

Технические требования к формированию электронного образа

Инструкция по делопроизводству (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от № 100) и стандарты архивирования (ГОСТ Р 7.0.99-2018) устанавливают требования к качеству сканирования для официальных целей:

• Режим: Оттенки серого (Grayscale) — сохраняет печати и подписи лучше черно-белого (Black & White) и занимает меньше места, чем цветной.
• Разрешение: Не менее 300 dpi (точек на дюйм).
• Формат файла: Предпочтительно PDF/A (для долгосрочного архивирования) или PDF. Допускается TIFF, JPEG (менее желательно для многостраничных документов).
• Структура: Если бумажный документ состоит из двух и более листов, электронный образ формируется в виде одного файла.
• OCR (распознавание текста): Желательно наличие текстового слоя для поиска, но не обязательно для юридической силы образа.

Как сделать официальный электронный образ: инструменты

На 2026 год стандартом де-факто для создания качественных скан-копий (электронных образов) являются мобильные приложения с функцией автовыравнивания и OCR:

• Google Диск (встроенная функция «Сканировать» в разделе «Добавить»);
• Adobe Scan (автоматическое выравнивание, улучшение качества, OCR);
• Microsoft Lens (интеграция с Office и OneDrive);
• CamScanner (профессиональные настройки, экспорт в PDF, защита паролем).

Важно: Приложение, лишь инструмент. Юридический статус придает соблюдение требований к качеству (300 dpi, оттенки серого, один файл) и наличие договоренности между сторонами.

Резюме: терминологическая шпаргалка

Чек-лист: как оформить скан так, чтобы его принял суд/налоговая

1. Убедитесь, что в договоре есть условие об обмене сканами по e-mail (указать конкретные адреса: @.ru).
2. Отсканируйте документ в режиме Grayscale (Оттенки серого), разрешение 300 dpi.
3. Сохраните все листы в один PDF-файл (желательно PDF/A).
4. Проверьте читаемость реквизитов, подписей, печатей.
5. Назовите файл понятно: Договор_№123_от__ИП_Иванов_скан.pdf.
6. Направьте с рабочей почты, зафиксируйте факт отправки/получения (логи почтового сервера, уведомление о прочтении).
7. Храните оригинал бумажного документа — при споры суд может потребовать его предъявления для сверки с образом (ст. 71 АПК РФ).

Самое официальное название сканированной копии — «Электронный образ документа» (или «Электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе»).

Использование именно этой формулировки в договорах, актах приема-передачи, пояснительных записках к налоговой отчетности и судебных исках демонстрирует юридическую грамотность и исключает двусмысленность. Термин «скан-копия» допустим во внутренних регламентах и технических заданиях, но в правовых текстах следует оперировать понятием, закрепленным Пленумом ВАС РФ.

Примечание: Данная статья основана на актуальной на судебной практике и нормативных актах. Для решения конкретных споров рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу (* * *).